In 5 Schritten zur Nebenkostenabrechnung
1. Abrechnungszeitraum & Einheiten festlegen. Meist das Kalenderjahr. Trag jede Wohneinheit mit Mieter, Wohnfläche und Personenzahl ein – bei Mieterwechsel mit den genauen Zeiträumen (taggenaue Abrechnung).
2. Umlagefähige Kosten erfassen. Nur Betriebskosten nach § 2 BetrKV (siehe Tabelle unten).
3. Verteilerschlüssel wählen. Wohnfläche, Personen, Wohneinheiten oder Verbrauch – je nach Kostenart und Mietvertrag.
4. Heizkosten nach Heizkostenverordnung. Mindestens 50 %, höchstens 70 % verbrauchsabhängig, der Rest nach Fläche. Ohne Verbrauchserfassung darf der Mieter 15 % kürzen.
5. Vorauszahlungen abziehen & fristgerecht zustellen. Differenz = Nachzahlung oder Guthaben. Die Abrechnung muss binnen 12 Monaten nach Ende des Zeitraums beim Mieter sein.
Umlagefähig – und was nicht
| Umlagefähig (§ 2 BetrKV) | NICHT umlagefähig |
|---|---|
| Grundsteuer, Wasser, Abwasser | Verwaltungskosten |
| Heizung & Warmwasser | Instandhaltung & Reparaturen |
| Müll, Straßenreinigung | Instandhaltungsrücklage |
| Hausmeister, Gartenpflege, Aufzug | Bank-/Kontoführungsgebühren |
| Gebäudeversicherung, Allgemeinstrom | Leerstandskosten |
Die rechte Spalte ist der häufigste Fehler – wer Verwaltung oder Reparaturen umlegt, riskiert den Widerspruch des Mieters. MietHeld erkennt solche Posten beim Eintippen und warnt sofort.
Die 3 teuersten Fehler bei der Abrechnung
1. Frist verpasst. Nach 12 Monaten ist die Nachforderung in der Regel verwirkt.
2. Nicht umlagefähige Kosten umgelegt. Verwaltung, Reparaturen, Rücklagen gehören nicht hinein.
3. Leerstand auf Mieter verteilt. Stand eine Wohnung leer, trägt der Vermieter deren Anteil – nicht die übrigen Mieter.