Warum das Protokoll so wichtig ist
Ein Übergabeprotokoll ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber im Streitfall das entscheidende Beweismittel. Wurde beim Einzug der Zustand sauber festgehalten, lässt sich beim Auszug genau klären, was normale Abnutzung ist und was ein ersatzpflichtiger Schaden. Fehlt das Protokoll, hat es der Vermieter schwer, Forderungen gegen die Kaution durchzusetzen.
Das gehört rein
| Punkt | Beispiel |
|---|---|
| Datum & Art | Einzug oder Auszug |
| Parteien & Wohnung | Vermieter, Mieter, Adresse/Einheit |
| Zählerstände | Strom, Gas, Wasser (kalt/warm) |
| Schlüssel | Anzahl je Schlüsselart |
| Räume & Zustand | Mängel pro Raum, z. B. Kratzer Parkett |
| Unterschriften | Vermieter & Mieter |
Abnutzung oder Schaden?
Normale Gebrauchsspuren wie abgelaufene Teppiche, kleine Dübellöcher oder vergilbte Tapeten sind mit der Miete abgegolten und kein Schaden. So steht es in § 538 BGB: Was durch vertragsgemäßen Gebrauch entsteht, hat der Mieter nicht zu vertreten. Ersatzpflichtig sind dagegen Beschädigungen, die über den vertragsgemäßen Gebrauch hinausgehen: zerbrochene Fliesen, Brandlöcher, nicht fachgerechte Umbauten. Halten Sie solche Punkte konkret und am besten mit Foto fest.
Kaution: Fristen & Einbehalt
Nach dem Auszug muss der Vermieter die Kaution zurückzahlen, darf sie aber für eine angemessene Prüf- und Abrechnungsfrist einbehalten. Eine feste Monatszahl gibt es nicht; die Frist kann je nach Einzelfall auch länger als sechs Monate sein (BGH, 18.01.2006, VIII ZR 71/05). Steht nur noch die Nebenkostenabrechnung aus, darf er nur einen angemessenen Teil für die erwartete Nachzahlung zurückhalten. Belegte Schäden aus dem Protokoll kann er gegenrechnen. Je sauberer das Protokoll, desto reibungsloser die Kautionsabwicklung.
So läuft die Übergabe ab
Vereinbaren Sie einen Termin bei Tageslicht, am besten wenn die Wohnung leer ist. Möbel verdecken genau die Stellen, um die später gestritten wird: Wände hinter dem Schrank, Boden unter dem Teppich. Drucken Sie die Vorlage zweimal aus oder nehmen Sie ein Tablet mit der Word-Datei mit.
Gehen Sie Raum für Raum durch und prüfen Sie jeweils Wände, Decke, Boden, Fenster, Türen, Heizkörper, Steckdosen und Schalter. Lesen Sie alle Zähler ab und tragen Sie Zählernummer und Stand ein; der Wechsel beim Energieversorger klappt nur mit beidem. Zählen Sie die Schlüssel je Art, auch Briefkasten und Keller. Am Ende unterschreiben alle Beteiligten jedes Exemplar, und Vermieter und Mieter behalten je eins.
Fotos und Zeugen
Ein Foto mit Datum sagt mehr als „Kratzer im Parkett“. Nummerieren Sie die Fotos und tragen Sie die Nummer im Mängelfeld ein, dann ist klar, welches Bild zu welchem Punkt gehört. Legen Sie für größere Mängel einen Gegenstand mit bekannter Größe daneben, etwa ein Lineal.
Ein Zeuge hilft, wenn eine Seite nicht unterschreiben will oder später bestreitet, was vereinbart war. Das kann eine Freundin, ein Nachbar oder die Hausverwaltung sein. In der Vorlage gibt es dafür eine eigene Zeile und ein eigenes Unterschriftsfeld.
Schönheitsreparaturen beim Auszug
Ob Sie beim Auszug streichen müssen, entscheidet der Mietvertrag, nicht das Protokoll. Viele ältere Klauseln sind unwirksam, etwa starre Fristen („alle drei Jahre Küche und Bad“) oder die Pflicht, eine unrenoviert übernommene Wohnung ohne Ausgleich zu renovieren (Bundesgerichtshof, Urteil vom 18.03.2015, VIII ZR 185/14). Das Protokoll hält fest, in welchem Zustand die Wände beim Einzug waren. Genau das brauchen Sie später, um zu zeigen, dass die Wohnung schon unrenoviert war.
Nach der Übergabe: sechs Monate Frist, Kaution länger
Ansprüche des Vermieters wegen Veränderungen oder Verschlechterungen der Wohnung verjähren nach § 548 BGB in sechs Monaten. Die Frist beginnt, sobald der Vermieter die Wohnung zurückerhält, also in der Regel am Tag der Übergabe. Nach Ablauf der sechs Monate ist der Vermieter aber nicht automatisch raus: Solange er die Kaution noch nicht abgerechnet hat, darf er mit solchen Schadensersatzansprüchen weiter gegen die Kaution aufrechnen, auch wenn sie schon verjährt sind (BGH, 10.07.2024, VIII ZR 184/23, § 215 BGB). Bewahren Sie das Protokoll deshalb mindestens sechs Monate auf und darüber hinaus, bis die Kaution vollständig abgerechnet und ausgezahlt ist.