E-Mail auf iPhone, Android und Outlook einrichten: IMAP, SMTP und Ports richtig wählen

Veröffentlicht am 19. Oktober 2026 · Von Marvin Mörsberger · So prüfen wir

Beim Einrichten eines E-Mail-Kontos am iPhone, am Android-Handy oder in Outlook fragen alle Programme dieselben Felder ab: Kontotyp, Posteingangsserver, Port, Verschlüsselung, Benutzername, Passwort und Postausgangsserver. Die meisten Fehler entstehen nicht durch ein falsches Wort im Servernamen, sondern durch ein Paar, das nicht zusammenpasst, etwa der richtige Port mit der falschen Verschlüsselung. Dieser Ratgeber erklärt, was die Felder bedeuten und woran Sie eine Fehlermeldung erkennen. Die Serverdaten Ihres Anbieters finden Sie im Werkzeug E-Mail-Server-Einstellungen.

IMAP oder POP3: welcher Kontotyp?

IMAP lässt die Mails auf dem Server und zeigt auf jedem Gerät denselben Stand. Gelesen, gelöscht, verschoben: Es gilt sofort überall. Für Handy, Laptop und Webmail ist das die richtige Wahl. POP3 holt die Mails auf ein einzelnes Gerät, und je nach Einstellung bleiben sie auf dem Server oder werden dort gelöscht. Ein zweites Gerät sieht dann nur, was es selbst abgeholt hat.

POP3 lohnt nur, wenn ein einziger Rechner alles archivieren soll oder der Speicherplatz des Postfachs knapp ist. Wer es wählt, stellt im Programm ein, wie lange Kopien auf dem Server bleiben. Sonst fehlen auf dem Handy später Mails, die der Rechner zu Hause längst abgeholt hat. Manche Anbieter bieten POP3 gar nicht an, bei iCloud Mail ist das so.

Ports und Verschlüsselung: 993, 995, 465 und 587

Für den Posteingang gilt bei IMAP in der Regel Port 993 mit SSL/TLS, bei POP3 Port 995. Zum Senden per SMTP gibt es zwei übliche Wege: Port 465 mit SSL/TLS oder Port 587 mit STARTTLS. Bei SSL/TLS ist die Verbindung vom ersten Byte an verschlüsselt. Bei STARTTLS beginnt sie im Klartext und schaltet nach einem Befehl auf Verschlüsselung um. Beides schützt Ihr Passwort, solange das Programm die Verschlüsselung verlangt und nicht nur anbietet.

Port 25 gehört zum Transport zwischen Mailservern und ist für Ihr Programm die falsche Wahl. Nehmen Sie immer den Port samt Verschlüsselung, den Ihr Anbieter nennt. Ein falsches Paar, etwa Port 587 mit SSL/TLS statt mit STARTTLS, endet meist in einer Zeitüberschreitung, und die Fehlermeldung nennt den Grund nicht. Was die Portnummern allgemein bedeuten, steht auf der Seite Portnummern.

Benutzername und Passwort

Meist ist der Benutzername die volle E-Mail-Adresse. Es gibt Abweichungen: Bei iCloud ist der Benutzername für den Posteingang der Teil vor dem @, der Versand läuft mit der vollen Adresse. Bei web.de nennt die Mozilla-Datenbank ebenfalls den Teil vor dem @, mit dem Hinweis, bei Problemen die volle Adresse zu probieren. Probieren Sie also beide Schreibweisen, bevor Sie am Passwort zweifeln.

Beim Passwort gibt es drei Fälle. Der zweite und der dritte sind die Stolperfalle, sobald das Konto mit Zwei-Faktor-Schutz gesichert ist.

Normales Postfachpasswort. So bei GMX, web.de, Strato und Posteo, solange dort kein Zwei-Faktor-Schutz eingeschaltet ist; mit ihm verlangen GMX und web.de ein App-Passwort. Wichtig: Bei web.de und GMX muss der Zugriff per POP3 und IMAP im Webmailer erst erlaubt werden, sonst lehnt der Server jede Anmeldung ab. Wird er länger nicht genutzt, schalten die Anbieter den Abruf manchmal wieder ab.

App-Passwort. Das ist ein eigenes Passwort nur für ein Programm. Yahoo und iCloud verlangen es. Sie erzeugen es in den Kontoeinstellungen des Anbieters und tragen es statt des normalen Passworts in das Mailprogramm ein. Ein App-Passwort setzt voraus, dass der Zwei-Faktor-Schutz am Konto eingeschaltet ist. Das normale Anmeldepasswort wird abgelehnt, die Meldung lautet oft nur „Anmeldung fehlgeschlagen“.

Anmeldung im Browserfenster (OAuth). Outlook.com lässt Mail-Programme nicht mehr mit dem Passwort an, und bei Microsoft 365 ist die Passwortanmeldung für Postfächer weitgehend abgeschaltet. Bei Gmail ist das Google-Fenster der empfohlene Weg. Es öffnet sich beim Hinzufügen des Kontos, Sie melden sich dort wie im Browser an und geben dem Programm die Erlaubnis. Tragen Sie in diesem Fall keine Serverdaten von Hand ein, sondern wählen Sie beim Hinzufügen den Anbieter aus.

Ob Ihr Anbieter für Mail-Programme ein eigenes Passwort verlangt, etwa die Telekom, steht in seinem Kundencenter. Sehen Sie dort nach, statt zu raten.

Fehlermeldungen und ihre Ursache

Die Meldungen unterscheiden sich je nach Programm, die Ursachen sind überschaubar.

„Anmeldung fehlgeschlagen“ oder „Falsches Passwort“. Entweder stimmt das Passwort nicht, oder Sie haben das normale Passwort statt eines App-Passworts eingetragen. Prüfen Sie außerdem den Benutzernamen: volle Adresse oder nur der Teil vor dem @. Bei web.de und GMX schauen Sie nach, ob der Abruf per IMAP im Webmailer freigeschaltet ist.

Zeitüberschreitung oder „Server nicht erreichbar“. Meist passen Port und Verschlüsselung nicht zusammen. 465 gehört zu SSL/TLS, 587 zu STARTTLS. Es kann auch ein Tippfehler im Servernamen sein, oder ein fremdes WLAN blockiert den Versandport. Wechseln Sie zur Probe ins Mobilfunknetz.

Zertifikatswarnung oder „Servername stimmt nicht überein“. Das Programm hat sich mit einem Server verbunden, dessen Zertifikat auf einen anderen Namen ausgestellt ist. Prüfen Sie den Servernamen gegen die Angabe des Anbieters, bevor Sie die Warnung bestätigen. Wer sie ungeprüft wegklickt, nimmt eine Verbindung zu einem möglicherweise falschen Server in Kauf.

Empfangen klappt, Senden nicht. Der Postausgangsserver ist ein eigener Eintrag und braucht dieselben Anmeldedaten wie der Posteingang. Meldungen wie „Authentifizierung erforderlich“ oder „Relay-Zugriff verweigert“ bedeuten, dass der SMTP-Server keine Anmeldung bekommen hat. Aktivieren Sie in den Einstellungen des Postausgangsservers die Anmeldung und tragen Sie Benutzernamen und Passwort ein.

Gesendete Mails erscheinen nicht oder landen im falschen Ordner. Bei IMAP liegen die Ordner auf dem Server. Prüfen Sie in den Kontoeinstellungen, welcher Ordner als „Gesendet“ und welcher als „Papierkorb“ zugeordnet ist.

Eigene Domain und iPhone-Profil

Bei einer eigenen Domain wie firma.example hängen die Serverdaten davon ab, wo das Postfach liegt. Das verrät der MX-Eintrag im DNS, den das Werkzeug E-Mail-Server-Einstellungen auf Wunsch abfragt. Für Anbieter, die sich mit Passwort anmelden, erzeugt es außerdem ein iPhone-Profil mit Servernamen, Ports und Ihrer Adresse. Das Passwort tragen Sie am Gerät ein, es steht nicht in der Datei.

Die Einstellungen stimmen, aber Mails kommen nicht an

Dann liegt es selten an diesen Werten. Nicht ankommende oder im Spam gelandete Mails hängen meist an der Domain, nicht am Mailprogramm. Der E-Mail-Check prüft SPF, DKIM und DMARC, und der Ratgeber SPF, DKIM und DMARC einrichten erklärt die Einträge. Eine verdächtige Mail, die bei Ihnen angekommen ist, lässt sich mit dem E-Mail-Header-Analysator prüfen. Und wenn Sie vermuten, dass jemand Fremdes im Konto ist, gehen Sie zuerst den Ratgeber E-Mail-Konto gehackt: die erste Stunde durch.

Häufige Fragen

Welche Ports brauche ich für IMAP und SMTP?

Für den Posteingang bei IMAP in der Regel Port 993 mit SSL/TLS, für den Versand Port 465 mit SSL/TLS oder Port 587 mit STARTTLS. Nehmen Sie das Paar, das Ihr Anbieter nennt, denn ein falsches endet in einer Zeitüberschreitung.

Warum wird mein Passwort in Outlook oder am iPhone abgelehnt?

Häufig verlangt der Anbieter ein App-Passwort oder eine Anmeldung im Browserfenster, und das normale Passwort wird abgewiesen. Bei web.de und GMX muss außerdem der Abruf per POP3 und IMAP im Webmailer eingeschaltet sein.

Ist der Benutzername die E-Mail-Adresse oder nur der Teil davor?

Meist die volle Adresse. Bei iCloud gilt für den Posteingang der Teil vor dem @, beim Versand die volle Adresse. Bei web.de nennt die Mozilla-Datenbank ebenfalls den Teil vor dem @, mit dem Hinweis, bei Problemen die volle Adresse zu probieren.

Soll ich IMAP oder POP3 wählen?

IMAP, sobald Sie Mails auf mehr als einem Gerät lesen. POP3 lädt die Mails auf ein Gerät und löscht sie je nach Einstellung auf dem Server. Manche Anbieter, etwa iCloud, bieten POP3 gar nicht an.

Ich kann Mails empfangen, aber nicht senden. Woran liegt das?

Der Postausgangsserver ist ein eigener Eintrag. Er braucht dieselben Anmeldedaten wie der Posteingang, und Port und Verschlüsselung müssen als Paar stimmen. Prüfen Sie beides in den Einstellungen des Kontos.