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Termin als QR-Code und ICS-Datei erstellen

Dieses Werkzeug macht aus einem Termin eine Kalenderdatei (.ics) nach RFC 5545, einen QR-Code, den Gäste mit dem Handy scannen, und eine A6-Karte als PDF zum Aushängen. Es rechnet die Uhrzeit mit der deutschen Sommerzeitregel in UTC um und meldet, wenn ein Termin in die Stunde fällt, die es bei der Zeitumstellung nicht oder doppelt gibt. Ihre Angaben bleiben im Browser.

Von · · · Datenquelle: RFC 5545 (iCalendar), § 2 SoZV · Methodik

Ihr Termin

Zeitzone: Deutschland (Europe/Berlin), Sommer- und Winterzeit werden automatisch berücksichtigt.

Datei, Code und Karte

Tragen Sie links mindestens Titel und Datum ein. Hier erscheinen danach der QR-Code, die .ics-Datei, die Links für Google und Outlook und die Karte. Nach dem ersten Erzeugen aktualisiert sich alles bei jeder Änderung.

So wird aus dem Termin eine Datei, ein Code und eine Karte

Tragen Sie Titel, Ort, Beginn und Ende ein und klicken Sie auf „Termin erzeugen“. Rechts erscheinen drei Dinge. Die .ics-Datei hängen Sie an eine E-Mail oder legen sie auf Ihre Website; wer sie öffnet, übernimmt den Termin in Outlook, Google Kalender oder Apple Kalender. Der QR-Code gehört auf Flyer, Aushang oder Einladung, damit Gäste den Termin mit dem Handy abholen, statt ihn abzutippen. Die A6-Karte als PDF enthält Titel, Datum, Uhrzeit, Ort und den Code und passt in jeden Postkartenrahmen.

Ein Beispiel (auch hinter dem Knopf „Beispiel einsetzen“): Ein Sportverein lädt zur Jahreshauptversammlung am Freitag, 20. November 2026, um 19:30 Uhr ins Vereinsheim. Das Werkzeug schreibt dafür DTSTART;TZID=Europe/Berlin:20261120T193000 in die Datei und DTSTART:20261120T183000Z in den QR-Code, denn im November gilt Winterzeit (UTC+1). Beide Angaben meinen dieselbe Minute; der Rechenweg unter dem Code zeigt, wie sie zustande kommt.

Was in einer ICS-Datei steht

Eine ICS-Datei ist reiner Text im Format iCalendar, das die IETF in RFC 5545 festgelegt hat. Jede Zeile besteht aus einem Namen, einem Doppelpunkt und dem Wert. Der Termin selbst steht zwischen BEGIN:VEVENT und END:VEVENT, drumherum der Rahmen VCALENDAR. Diese Tabelle zeigt, was das Werkzeug schreibt und wo die Regel steht.

Quelle: RFC 5545 „Internet Calendaring and Scheduling Core Object Specification (iCalendar)“, rfc-editor.org/rfc/rfc5545. Stand: 28.09.2026.
ZeileBedeutungRFC 5545
VERSION:2.0, PRODIDPflichtangaben jeder Kalenderdatei3.6, 3.7.3, 3.7.4
UID, DTSTAMPeindeutige Kennung und Erstellzeit in UTC, beide Pflicht3.6.1, 3.8.4.7, 3.8.7.2
DTSTART;TZID=Europe/Berlin:…Beginn in deutscher Ortszeit mit Verweis auf die Zeitzone3.3.5, 3.8.2.4
VTIMEZONERegel für Sommer- und Winterzeit, damit jedes Programm die Zeit gleich liest3.6.5
DTSTART;VALUE=DATE:…ganztägiger Termin; DTEND ist der Tag danach, weil das Ende nicht mitzählt3.6.1
RRULE:FREQ=WEEKLY;COUNT=10Wiederholung mit Anzahl oder Enddatum (UNTIL)3.3.10, 3.8.5.3
BEGIN:VALARMErinnerung, z. B. TRIGGER:-PT30M für 30 Minuten vorher3.6.6, 3.8.6.3
\, \; \\ \nKomma, Semikolon, Backslash und Zeilenumbruch im Text werden geschützt3.3.11
FaltungZeilen über 75 Byte werden umbrochen, die Fortsetzung beginnt mit einem Leerzeichen3.1

Die letzten beiden Zeilen sind die häufigsten Fehlerquellen. Ein Ort wie „Markt 1, Sehnde“ muss als Markt 1\, Sehnde in der Datei stehen, sonst lesen strenge Programme nur „Markt 1“. Und eine lange Beschreibung mit Umlauten muss nach 75 Byte umbrochen werden, ohne ein „ü“ in der Mitte zu zerschneiden. Beides erledigt der Generator.

Sommerzeit: die Nacht ohne 2:30 Uhr

In Deutschland beginnt die Sommerzeit nach § 2 der Sommerzeitverordnung am letzten Sonntag im März um 2 Uhr und endet am letzten Sonntag im Oktober um 3 Uhr. 2026 sind das der 29. März und der 25. Oktober. Am 29. März springt die Uhr von 2 auf 3 Uhr, 2:30 Uhr gibt es an diesem Tag nicht. Am 25. Oktober läuft die Stunde von 2 bis 3 Uhr zweimal ab; die Verordnung nennt sie 2A und 2B.

RFC 5545 regelt beide Fälle in Abschnitt 3.3.5: Eine Zeit in der Lücke wird mit dem Versatz vor der Umstellung gelesen, also 29.03.2026, 2:30 Uhr als 3:30 Uhr Sommerzeit (01:30 UTC). Eine doppelte Zeit meint das erste Auftreten, also 25.10.2026, 2:30 Uhr als 2A, noch Sommerzeit (00:30 UTC). Das Werkzeug rechnet genau so und sagt es Ihnen, wenn Ihr Termin in eine dieser Stunden fällt. Für Schichtwechsel und Nachtdienste lohnt der Blick; für den Elternabend ist er egal.

Welcher Inhalt in den QR-Code gehört

Ein QR-Code kann den Termin selbst tragen oder einen Link, der ihn anlegt. Vier Varianten stehen zur Wahl:

  • Termin (VEVENT, kompakt): nur der Block BEGIN:VEVENT bis END:VEVENT mit Zeiten in UTC. So beschreibt es die Dokumentation des Scanner-Projekts ZXing unter „Calendar Events“. Der Code bleibt klein: Die Jahreshauptversammlung mit Ort und kurzer Beschreibung kommt auf 222 Byte.
  • Ganze .ics-Datei: mit Zeitzonenblock und Erinnerung, für dasselbe Beispiel 907 Byte und ein deutlich dichterer Code.
  • Google- oder Outlook-Link: öffnet nach dem Scan die Eingabemaske des jeweiligen Kalenders im Browser, vorausgefüllt. Beide Anbieter dokumentieren diese Links nicht offiziell; die Parameter stammen aus der Sammlung „add-event-to-calendar-docs“ auf GitHub, geprüft dort am 19.08.2026. Der Outlook-Link kennt keine Wiederholung.

Ob die Kamera-App eines Handys einen Termin-Code direkt als Kalendereintrag anbietet, entscheidet ihre Software. Scannen Sie den Code vor dem Druck mit einem iPhone und einem Android-Gerät. Wenn eines davon nur Text zeigt, nehmen Sie den Google-Link. Das Werkzeug erlaubt höchstens 997 Byte. So viel fasst ein QR-Code der Version 25 (117 × 117 Module) bei Fehlerkorrektur M laut Versionstabelle von Denso Wave, dem Erfinder des QR-Codes. Darüber wird der Code auf einer Postkarte zu fein.

ICS-Datei in Outlook, Google Kalender und Apple Kalender öffnen

In Outlook im Web wählen Sie unter „Kalender hinzufügen“ den Punkt „Aus Datei hochladen“, so steht es in der Microsoft-Hilfe „Importieren oder Abonnieren eines Kalenders in Outlook im Web“. Google Kalender importiert ICS-Dateien laut Google-Hilfe „Termine in Google Kalender importieren“ nur am Computer, über Einstellungen, „Importieren & Exportieren“. Auf dem Mac importiert die Kalender-App Ereignisse aus einer .ics-Datei, beschrieben in Apples Handbuch „Importieren von Kalendern auf dem Mac“. Wer Termine oft per Handy weitergibt, nimmt deshalb eher den QR-Code oder den Google-Link als die Datei.

Die A6-Karte zum Aushängen

Die Karte ist 105 × 148 mm groß (DIN A6). Oben steht eine frei wählbare Kopfzeile, darunter der Titel, Wochentag, Datum, Uhrzeit und Ort, bei einer Serie auch die Wiederholung. Der QR-Code nimmt bis zu 66 mm ein und hat den vorgeschriebenen Rand von vier Modulen. Das PDF schreibt die Seite selbst, mit der Standardschrift Helvetica; Zeichen außerhalb des westeuropäischen Zeichensatzes, etwa Emojis, erscheinen dort als Fragezeichen. Im QR-Code und in der .ics-Datei bleiben sie erhalten.

Ihre Termindaten bleiben im Browser

Datei, Code, Links und PDF entstehen in Ihrem Browser. Die QR-Bibliothek (qrcode-generator 1.4.4) und der PDF-Schreiber liegen auf diesem Server und werden mit der Seite geladen. Beim Test am 28.09.2026 hat die Seite nach dem Erzeugen nur eine Anfrage geschickt: die Zählung, dass das Werkzeug benutzt wurde, ohne Titel, Ort oder Zeit. Die Links zu Google und Outlook öffnen sich erst, wenn Sie darauf klicken; dann gehen die Termindaten an den jeweiligen Anbieter. Je nach Auswahl im Einwilligungsdialog lädt die Seite Google Analytics und Google AdSense; Ihre Eingaben bekommen diese Dienste nicht. Einzelheiten stehen in der Datenschutzerklärung.

Häufige Fragen

Wie erstelle ich einen QR-Code für einen Termin?

Titel, Datum, Uhrzeit und Ort eingeben, auf „Termin erzeugen“ klicken und den Code als PNG, SVG oder gleich als A6-Karte im PDF laden. Standardmäßig enthält der Code den Termin als VEVENT-Block mit Zeiten in UTC. Wer sicher gehen will, dass jedes Handy ihn versteht, wählt stattdessen den Google-Kalender-Link als Inhalt.

Wie erstelle ich eine ICS-Datei ohne Outlook?

Mit diesem Werkzeug im Browser: Termin eintragen und „.ics-Datei laden“ klicken. Die Datei folgt RFC 5545, enthält die Zeitzone Europe/Berlin mit Sommer- und Winterzeitregel und auf Wunsch eine Erinnerung und eine Wiederholung. Ein Programm müssen Sie dafür nicht installieren, auch kein Konto anlegen.

Wie kommt die ICS-Datei in Outlook oder Google Kalender?

In Outlook im Web über „Kalender hinzufügen“ und „Aus Datei hochladen“. Google Kalender importiert ICS-Dateien laut Google-Hilfe nur am Computer, unter Einstellungen, „Importieren & Exportieren“. Am Mac übernimmt die Kalender-App Ereignisse aus einer .ics-Datei über den Import.

Kann ich einen Outlook-Termin als QR-Code weitergeben?

Ja, auf zwei Wegen. Entweder Sie wählen als Inhalt „Link ‚In Outlook eintragen‘“; nach dem Scan öffnet sich die Termin-Eingabe von Outlook im Web, vorausgefüllt. Oder Sie nehmen den VEVENT-Code, den die Kamera-App in den Kalender des Handys übernehmen kann. Der Outlook-Link kennt keine Wiederholung.

Warum zeigt der Kalender eine Stunde Unterschied?

Meist fehlt in der Datei die Zeitzone, oder die Sommerzeit wurde falsch umgerechnet. Dieses Werkzeug schreibt die Ortszeit mit TZID=Europe/Berlin samt Zeitzonenblock in die Datei und rechnet für den QR-Code nach § 2 SoZV in UTC um. Liegt der Termin in der Nacht der Zeitumstellung zwischen 2 und 3 Uhr, erscheint ein Hinweis.

Werden meine Termindaten hochgeladen?

Nein. Datei, QR-Code und PDF entstehen in Ihrem Browser; gezählt wird nur, dass das Werkzeug benutzt wurde, ohne Titel, Ort oder Zeit. Erst wenn Sie auf den Google- oder Outlook-Link klicken oder einen solchen Code scannen, gehen die Termindaten an diesen Anbieter.

Das Werkzeug schreibt die Datei nach RFC 5545 und rechnet die Zeit mit der Sommerzeitregel aus § 2 SoZV (beide abgerufen am 28.09.2026). Wie ein Kalenderprogramm oder eine Kamera-App den Termin anzeigt, hängt von deren Software ab. Prüfen Sie wichtige Termine nach dem Import und scannen Sie den Code vor dem Druck einmal selbst.