Hinweis: Rechnungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden (§14b UStG).
Pflichtangaben nach §14 UStG
Eine ordnungsgemäße Rechnung in Deutschland muss enthalten: Name & Anschrift des leistenden Unternehmers, Name & Anschrift des Leistungsempfängers, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, eindeutige Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Menge und Art der Leistung, Nettosumme, Steuersatz und Steuerbetrag (oder Hinweis auf §19).
Kleinunternehmer nach §19 UStG
Wer im Vorjahr höchstens 25.000 € Umsatz hatte und im laufenden Jahr unter 100.000 € bleibt, kann die Kleinunternehmerregelung nutzen (§ 19 UStG, Grenzen seit 01.01.2025): keine MwSt auf den Rechnungen, kein Vorsteuerabzug, vereinfachte Buchführung. Wichtig: Der §19-Hinweis muss auf der Rechnung stehen.
Aufbewahrungspflicht
Rechnungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden – im Original oder als revisionssichere Kopie.
Häufige Fragen
Brauche ich eine Steuernummer?
Ja, sie ist nach §14 UStG Pflicht. Sie erhalten sie vom Finanzamt nach der Anmeldung.
Muss die Rechnungsnummer aufsteigend sein?
Ja. Empfohlen ist ein System wie Jahr-Lfdnr (z.B. 2026-001, 2026-002).
Wie lange ist eine Rechnung gültig?
Rechtlich gültig dauerhaft. Für die Verjährung der Forderung gelten 3 Jahre (Verjährung zum Jahresende).
Was, wenn der Empfänger im Ausland sitzt?
Bei EU-Geschäften gelten Sonderregeln (Reverse-Charge, USt-IdNr. nötig). Bitte separat prüfen.
Keine Steuer- oder Rechtsberatung. Standard-Rechnungsvorlage für Deutschland.
Eine ordentliche Rechnung gehört zur Selbstständigkeit
Wer als Selbständiger Rechnungen schickt, ohne die Pflichtangaben aus § 14 UStG, riskiert: Empfänger kann keine Vorsteuer geltend machen, das Finanzamt kann Steuerbefreiung verweigern, bei Streit ist die Rechnung schwer einklagbar. Eine ordentliche Rechnung kostet kaum mehr Zeit, ist aber rechtskonform.
Pflichtangaben
Vollständige Adresse Rechnungssteller und Empfänger. Steuernummer ODER USt-IdNr.. Rechnungsdatum + fortlaufende Rechnungsnummer (lückenlos, eindeutig, nicht doppelt). Leistungsdatum (auch wenn = Rechnungsdatum: explizit angeben). Leistungsbeschreibung: was wurde geliefert? ("Beratungsleistung" ist zu wenig). Nettobetrag + USt-Satz + USt-Betrag + Bruttobetrag getrennt aufgeschlüsselt. Bei Kleinunternehmern (§ 19 UStG): Hinweis "gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer berechnet".
Empfehlungen für die Praxis
Rechnung als PDF versenden – bearbeitbare Word-Rechnung wirkt unprofessionell. Klare Zahlungsbedingungen: "zahlbar binnen 14 Tagen, kein Skonto". Bankverbindung mit IBAN deutlich sichtbar – im Zweifel vorher die IBAN prüfen, ein Zahlendreher kostet Sie eine Mahnung. Bei B2C: zusätzlich "inkl. USt" und Brutto-Endpreis hervorheben. Mahnung: nach 14 Tagen freundliche Erinnerung, nach 30 Tagen 1. Mahnung mit Verzugszinsen (5 % über Basiszinssatz, im Jahr 2026 etwa 7,5 %).