Pflichtangaben nach §14 UStG sind markiert. Für Kleinunternehmer gilt eine kürzere Liste nach § 34a UStDV, siehe unten.
Beschreibung
Menge
Einzelpreis
Vorschau
Hinweis: Rechnungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden (§14b UStG).
Hinweis
Das Werkzeug läuft in Ihrem Browser, Ihre Eingaben werden nicht übertragen. Codes und Formulare enthalten genau das, was Sie eingetippt haben. Prüfen Sie deshalb vor dem Bestätigen in der Banking-App oder vor dem Unterschreiben Empfänger, IBAN, Betrag und Verwendungszweck. Für Tippfehler in den Eingaben und für die Ausführung durch Ihre Bank übernehmen wir keine Gewähr. Grundlage sind die auf dieser Seite genannten Regelwerke, Stand siehe „Zuletzt geprüft“.
Eine ordnungsgemäße Rechnung in Deutschland muss enthalten: Name & Anschrift des leistenden Unternehmers, Name & Anschrift des Leistungsempfängers, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, eindeutige Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Menge und Art der Leistung, Nettosumme, Steuersatz und Steuerbetrag. Bei 0 % gehört ein Hinweis auf die Steuerbefreiung auf die Rechnung (§ 14 Abs. 4 Nr. 8 UStG), etwa „Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung“, und bei Reverse-Charge der Satz „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ (§ 14a Abs. 5 UStG). Fehlt eine Pflichtangabe, warnt der Generator vor dem Download. Für Kleinunternehmer gilt eine eigene, kürzere Liste nach § 34a UStDV, siehe unten.
Kleinunternehmer nach §19 UStG
Wer im Vorjahr höchstens 25.000 € Umsatz hatte und im laufenden Jahr unter 100.000 € bleibt, kann die Kleinunternehmerregelung nutzen (§ 19 UStG, Grenzen seit 01.01.2025): keine MwSt auf den Rechnungen, kein Vorsteuerabzug, vereinfachte Buchführung. Wichtig: Der §19-Hinweis muss auf der Rechnung stehen.
Pflichtangaben für Kleinunternehmer (§ 34a UStDV)
Seit 01.01.2025 gilt für Rechnungen von Kleinunternehmern eine eigene, kürzere Liste (§ 34a UStDV): Name und Anschrift von Rechnungssteller und Empfänger, Steuernummer oder USt-IdNr. oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, sowie das Entgelt in einer Summe mit dem Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer ("Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet"). Rechnungsnummer und Leistungsdatum verlangt § 34a UStDV nicht – empfohlen sind sie trotzdem, für die eigene Buchhaltung. Stellt der Empfänger die Rechnung im Namen des Kleinunternehmers aus, gehört der Zusatz "Gutschrift" darauf.
Aufbewahrungspflicht
Rechnungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden – im Original oder als revisionssichere Kopie. Für Geschäftsessen gehört zur Rechnung der Gaststätte ein unterschriebener Eigenbeleg mit Anlass und Teilnehmern; den füllen Sie mit dem Werkzeug Bewirtungsbeleg ausfüllen aus.
Eine ordentliche Rechnung gehört zur Selbstständigkeit
Wer als Selbständiger Rechnungen schickt, ohne die Pflichtangaben aus § 14 UStG, riskiert: Empfänger kann keine Vorsteuer geltend machen, das Finanzamt kann Steuerbefreiung verweigern, bei Streit ist die Rechnung schwer einklagbar. Eine ordentliche Rechnung kostet kaum mehr Zeit, ist aber rechtskonform.
Pflichtangaben
Vollständige Adresse Rechnungssteller und Empfänger. Steuernummer ODER USt-IdNr.. Rechnungsdatum + fortlaufende Rechnungsnummer (lückenlos, eindeutig, nicht doppelt). Leistungsdatum (auch wenn = Rechnungsdatum: explizit angeben). Leistungsbeschreibung: was wurde geliefert? ("Beratungsleistung" ist zu wenig). Nettobetrag + USt-Satz + USt-Betrag + Bruttobetrag getrennt aufgeschlüsselt. Bei Kleinunternehmern gilt seit 01.01.2025 die kürzere Liste aus § 34a UStDV: Steuernummer ODER USt-IdNr. ODER Kleinunternehmer-Identifikationsnummer, dazu der Hinweis "Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet" – Rechnungsnummer und Leistungsdatum sind dort nur empfohlen, keine Pflicht. Stellt der Empfänger die Rechnung aus, muss "Gutschrift" auf dem Dokument stehen.
Empfehlungen für die Praxis
Rechnung als PDF versenden – bearbeitbare Word-Rechnung wirkt unprofessionell. Klare Zahlungsbedingungen: "zahlbar binnen 14 Tagen, kein Skonto". Bankverbindung mit IBAN deutlich sichtbar – im Zweifel vorher die IBAN prüfen, ein Zahlendreher kostet Sie eine Mahnung. Tragen Sie eine gültige IBAN ein, setzt dieser Generator automatisch einen scannbaren Girocode auf die Rechnung, den der Empfänger mit der Banking-App abfotografiert. Bei B2C: zusätzlich "inkl. USt" und Brutto-Endpreis hervorheben. Mahnung: nach 14 Tagen freundliche Erinnerung, nach 30 Tagen 1. Mahnung mit Verzugszinsen (5 % über Basiszinssatz, im Jahr 2026 etwa 7,5 %).
Häufige Fragen
Brauche ich eine Steuernummer?
Ja, sie ist nach §14 UStG Pflicht. Sie erhalten sie vom Finanzamt nach der Anmeldung.
Muss die Rechnungsnummer aufsteigend sein?
Ja. Empfohlen ist ein System wie Jahr-Lfdnr (z.B. 2026-001, 2026-002).
Wie lange ist eine Rechnung gültig?
Rechtlich gültig dauerhaft. Für die Verjährung der Forderung gelten 3 Jahre (Verjährung zum Jahresende).
Was, wenn der Empfänger im Ausland sitzt?
Bei EU-Geschäften gelten Sonderregeln (Reverse-Charge, USt-IdNr. nötig). Bitte separat prüfen.
Keine Steuer- oder Rechtsberatung. Standard-Rechnungsvorlage für Deutschland. Das Werkzeug füllt die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG ab; ob Steuersatz, Kleinunternehmer-Hinweis oder Reverse Charge auf Ihren Fall zutreffen, klären Sie mit Ihrem Steuerbüro. Zwischen Unternehmen im Inland ist die E-Rechnung Pflicht (§ 14 Abs. 2 UStG); Papier- und PDF-Rechnungen sind nur noch in den Übergangsfristen des § 27 Abs. 38 UStG erlaubt.