Empfangen müssen alle — seit Januar 2025
Die meisten Betriebe schauen auf 2027 und übersehen die Pflicht, die längst gilt. Seit dem 1. Januar 2025 muss jeder im Inland ansässige Unternehmer E-Rechnungen annehmen und lesbar machen können. Dafür gab es nie eine Übergangsfrist: Die Erleichterung in § 27 Abs. 38 UStG richtet sich ausschließlich an den Aussteller. Auch Kleinunternehmer, Ärztinnen, Vermieter und Vereine sind beim Empfangen dabei, unabhängig vom Umsatz.
Technisch ist die Hürde niedriger, als viele denken. Es genügt ein E-Mail-Postfach, das der Lieferant kennt. Kein Portal, keine Software, kein Peppol-Zugang. Wer eine korrekt zugestellte E-Rechnung zurückweist, hat keinen Anspruch mehr auf eine Papierrechnung — der Lieferant hat seine Pflicht erfüllt, und für den Vorsteuerabzug fehlt Ihnen dann der Beleg. Zwei Dinge sollten Sie deshalb geklärt haben: eine feste Adresse für den Rechnungseingang und ein Programm, mit dem Sie eine reine XML-Datei öffnen können.
Die 800.000-Euro-Grenze: wer 2027 dran ist und wer 2028
Beim Ausstellen zählt der Gesamtumsatz des Vorjahres. § 27 Abs. 38 Satz 1 Nr. 2 UStG ist dabei als Erlaubnis formuliert, nicht als Pflicht: Wer im Jahr 2026 höchstens 800.000 Euro Gesamtumsatz hatte, darf im Jahr 2027 noch Papier oder PDF ausstellen. Wer darüber lag, verliert diese Möglichkeit und muss ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen schicken. Spätestens am 1. Januar 2028 endet die Erleichterung für alle.
Maßgeblich ist der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG, also der Umsatz und nicht der Gewinn. Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 rechnen dabei nicht mit. Ein Malerbetrieb mit 940.000 Euro Jahresumsatz ist zum 1. Januar 2027 dran; ein Steuerberatungsbüro mit 620.000 Euro hat bis Anfang 2028 Zeit. Liegen Sie knapp unter der Grenze, planen Sie trotzdem für 2027 — ein gutes Geschäftsjahr verschiebt den Stichtag nach vorn, und die Umstellung klappt selten in vier Wochen.
Kleinunternehmer nach § 19: dauerhaft vom Ausstellen befreit
Hier hat sich mit dem Jahressteuergesetz 2024 etwas Wichtiges geändert, das in älteren Ratgebern noch fehlt. Kleinunternehmer dürfen für ihre eigenen Umsätze dauerhaft eine sonstige Rechnung ausstellen, also Papier oder PDF. Das ist keine Frist, die 2027 oder 2028 abläuft, sondern eine Ausnahme ohne Enddatum (§ 34a UStDV, UStAE 14.7a Abs. 3). Freiwillig dürfen Sie E-Rechnungen erzeugen, und viele Auftraggeber begrüßen das. Verlangen kann es niemand.
Die Empfangspflicht bleibt davon unberührt. Genau diese Trennung führt in der Praxis zu den meisten Missverständnissen: beim Ausstellen raus, beim Empfangen drin.
Ausnahmen: Kleinbeträge, Fahrausweise, steuerfreie Leistungen
Drei Ausnahmen gelten unabhängig von Umsatz und Stichtag. Erstens Kleinbetragsrechnungen: Bis 250 Euro Gesamtbetrag brutto genügt nach § 33 UStDV eine sonstige Rechnung, dauerhaft. Zweitens Fahrausweise nach § 34 UStDV. Drittens Umsätze, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind — für sie schreibt § 14 Abs. 2 UStG die E-Rechnung ausdrücklich nicht vor.
Beachten Sie den Zuschnitt der dritten Ausnahme. Sie beginnt erst bei Nummer 8. Ausfuhrlieferungen und innergemeinschaftliche Lieferungen stehen in § 4 Nr. 1 und sind damit nicht befreit. Und die Ausnahme wirkt je Umsatz, nicht je Betrieb: Eine Fahrschule, die neben dem steuerfreien Unterricht Lehrmaterial verkauft, braucht für den Materialverkauf an einen Gewerbekunden eine E-Rechnung.
Arztpraxis, Physiotherapie, Verein, Vermieter: die häufigen Sonderfälle
Für Heilberufe ist die Antwort fast immer dieselbe, und sie steht in kaum einem Ratgeber sauber drin: beim Ausstellen raus, beim Empfangen nicht. Heilbehandlungen sind nach § 4 Nr. 14 UStG steuerfrei, fallen also in den ausgenommenen Bereich. Das gilt für Arztpraxen, Physiotherapie, Psychotherapie, Hebammen und Heilpraktiker gleichermaßen. Rechnungen von Laboren, Vermietern und IT-Dienstleistern muss die Praxis trotzdem seit 2025 elektronisch annehmen können.
Bei Vermietern kommt es darauf an, ob zur Umsatzsteuer optiert wurde. Die steuerfreie Vermietung nach § 4 Nr. 12 UStG ist ausgenommen. Wer dagegen nach § 9 UStG zur Steuerpflicht optiert hat und an einen Gewerbemieter vermietet, rechnet steuerpflichtig ab und braucht dafür ab 2027 oder 2028 eine E-Rechnung. Vereine wiederum sind mit ihrem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb Unternehmer: Sponsoring- und Anzeigenrechnungen an Firmen fallen unter die normale Regel, Mitgliedsbeiträge dagegen nicht.
Privatkunden, Auslandskunden und öffentliche Auftraggeber
Die Ausstellungspflicht betrifft nur Umsätze zwischen zwei im Inland ansässigen Unternehmern. An Privatkunden dürfen Sie weiter Papier oder PDF senden; elektronisch nur mit deren Zustimmung. Dasselbe gilt für Kunden ohne Ansässigkeit im Inland. Eine inländische Betriebsstätte, die an dem Umsatz beteiligt ist, reicht allerdings für die Ansässigkeit aus.
Öffentliche Auftraggeber sind ein eigenes Kapitel, das mit dem Umsatzsteuerrecht nichts zu tun hat. Wer den Bund beliefert, schickt schon seit dem 27. November 2020 eine XRechnung über die zentrale Rechnungseingangsplattform, mit Leitweg-ID; ausgenommen sind im Wesentlichen Direktaufträge bis 1.000 Euro. Die Bundesländer haben eigene Regelungen mit unterschiedlichen Stichtagen und Wertgrenzen. Fragen Sie im Zweifel beim Auftraggeber nach, bevor Sie die erste Rechnung stellen.
Welche Formate zulässig sind — und warum ZUGFeRD BASIC dazugehört
Eine E-Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 UStG ein strukturierter Datensatz, der elektronisch verarbeitet werden kann. Ein PDF ist das nicht, auch kein sehr schönes. Zulässig sind die XRechnung (aktuell Spezifikation 3.0.2) und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, außerdem andere EN-16931-konforme Formate wie Peppol BIS Billing 3.0 sowie zwischen den Parteien vereinbarte Formate, aus denen sich die Pflichtangaben vollständig auslesen lassen.
Bei ZUGFeRD hält sich eine falsche Faustregel. Es heißt oft, erst ab dem Profil COMFORT sei eine Datei zulässig. Richtig ist: Ausgenommen sind nur die Profile MINIMUM und BASIC-WL, weil beide keine Positionsdaten tragen und als reine Buchungshilfen gedacht sind. BASIC ist zulässig. Ebenfalls draußen ist ZUGFeRD 1.0 mit der alten Wurzel CrossIndustryDocument. Wenn Sie eine eingegangene Datei prüfen wollen, hilft Ihnen der E-Rechnung-Viewer, der Format und Profil benennt und die Rechnung im Klartext zeigt. Bevor Sie den Betrag anweisen, lohnt es sich, die IBAN auf der Rechnung zu prüfen: Der Prüfer zeigt Prüfziffer, Bank und Sitz und meldet, wenn die Bankleitzahl zu einem fusionierten Institut gehört.
Beim Aufbewahren gilt eine eigene Regel: acht Jahre nach § 14b Abs. 1 UStG, und der strukturierte Teil muss unverändert im Original erhalten bleiben. Ein Ausdruck oder ein selbst erzeugtes PDF ersetzt ihn nicht.
Was ab 2030 durch ViDA dazukommt
Die EU hat mit der Richtlinie (EU) 2025/516 vom 11. März 2025 das Paket „VAT in the Digital Age“ beschlossen. Für die deutsche Rechtslage ändert sich dadurch bis 2030 nichts. Ab dem 1. Juli 2030 kommen für grenzüberschreitende B2B-Umsätze in der EU eigene E-Rechnungs- und digitale Meldepflichten hinzu, bis 2035 sollen die bestehenden nationalen Meldesysteme angeglichen werden. Wer jetzt auf XRechnung oder ZUGFeRD umstellt, arbeitet bereits auf der Norm, an die ViDA anknüpft.
Kurzfristig wichtiger ist etwas anderes: Das Bundesfinanzministerium hat die Verwaltungsregeln zur E-Rechnung bisher zweimal angepasst, am 15. Oktober 2024 und am 15. Oktober 2025. Weitere Anpassungen sind angekündigt. Dieser Check gibt den Stand vom 18. September 2026 wieder; bei Zweifelsfragen zum Einzelfall bleibt der Steuerberater die richtige Adresse.