So füllen Sie den Bewirtungsbeleg aus
Ein Beispiel: Erika Muster lädt am 01.10.2026 zwei Einkäufer der Kunde AG ins Gasthaus Zur Linde ein, um das Angebot für einen Wartungsvertrag zu besprechen. Die Rechnung nennt 128,40 € für Speisen zu 7 % und 47,60 € für Getränke zu 19 %, dazu gibt sie 15 € Trinkgeld, das der Kellner auf der Rechnung quittiert. Sie trägt Tag, Gaststätte, die drei Teilnehmer mit Firma und den Anlass ein. Das Werkzeug meldet „alle Pflichtangaben vorhanden“ und rechnet: 160,00 € netto plus 15 € Trinkgeld ergeben 175,00 €, davon sind 122,50 € Betriebsausgabe, 52,50 € nicht abziehbar, und die Vorsteuer von 16,00 € holt sie voll zurück.
Das PDF druckt sie aus, unterschreibt es und heftet es an den Kassenbon. Wer lieber am Rechner weiterarbeitet, nimmt das ausfüllbare PDF: Dort stehen dieselben Angaben in Formularfeldern, die sich in jedem PDF-Programm ändern lassen. Für den Block in der Schublade gibt es die leere Vorlage zum Ausfüllen von Hand.
Pflichtangaben auf dem Bewirtungsbeleg
Das Gesetz verlangt für eine Bewirtung aus geschäftlichem Anlass schriftliche Angaben zu fünf Punkten (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 2 EStG). Fand sie in einer Gaststätte statt, genügen Anlass und Teilnehmer, weil die beigefügte Rechnung Ort, Tag und Betrag schon belegt. Der Beleg nennt trotzdem alle fünf, das schadet nicht und hilft bei der Zuordnung. Das BMF-Schreiben vom 19.11.2025 (Rn. 1) ergänzt zwei Dinge: Die Angaben müssen zeitnah gemacht werden, und der Eigenbeleg ist zu unterschreiben. Eine Frist in Tagen nennt das BMF nicht; die Prüfliste warnt ab 10 Tagen Abstand, das ist unser eigener Richtwert.
| Angabe | Was hineingehört | Prüfliste meldet |
|---|---|---|
| Ort | Name und Anschrift der Gaststätte, sonst die Anschrift des Orts | fehlender Name |
| Tag | Datum der Bewirtung | fehlendes Datum, Datum in der Zukunft |
| Teilnehmer | alle bewirteten Personen mit Namen, auch die bewirtende Person | leere Liste, nur eine Person |
| Anlass | der konkrete geschäftliche Grund | leer oder zu allgemein |
| Höhe der Aufwendungen | Rechnungsbetrag, Trinkgeld, Summe | fehlender Betrag |
| Unterschrift | eigenhändig, nach dem Ausdruck | steht immer als Hinweis da |
Beim Anlass reicht ein Wort wie „Geschäftsessen“ nicht weit, denn es sagt nichts darüber, worum es ging. Besser sind Angaben wie „Abstimmung Angebot Wartungsvertrag 2027“, „Projektabschluss Umbau Filiale Linden“ oder „Erstgespräch neue Steuerkanzlei“. Die Prüfliste warnt bei Einwortangaben und sehr kurzen Texten.
Was auf der Gaststättenrechnung stehen muss
Die Rechnung gehört zum Beleg, und an sie stellt das BMF-Schreiben eigene Anforderungen. Bis 250 € Gesamtbetrag gilt sie als Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV, darüber kommen weitere Angaben hinzu (Rn. 9 bis 12).
| Angabe auf der Rechnung | bis 250 € | über 250 € |
|---|---|---|
| Name und Anschrift der Gaststätte | ja | ja |
| Ausstellungsdatum und Tag der Bewirtung | ja | ja |
| Speisen und Getränke einzeln, „Menü 1“ genügt, „Speisen und Getränke“ nicht | ja | ja |
| Betrag mit Steuersatz | ja | ja |
| Steuernummer oder USt-IdNr. der Gaststätte | nein | ja |
| fortlaufende Rechnungsnummer | nein | ja |
| Name des Bewirtenden als Leistungsempfänger | nein | ja |
Hat die Gaststätte eine elektronische Kasse, erkennt das Finanzamt nur Belege an, die mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) abgesichert sind (Rn. 13). Erkennbar ist das an einer Transaktionsnummer, der Seriennummer der Kasse oder des Sicherheitsmoduls, oft als QR-Code (Rn. 14). Handschriftliche Quittungen aus einer solchen Gaststätte sind vom Abzug ausgeschlossen. Den Tag der Bewirtung darf der Wirt nicht von Hand nachtragen; „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“ ist in Ordnung (Rn. 7).
70 Prozent absetzen, Vorsteuer voll zurück
Angemessene und nachgewiesene Bewirtungskosten mindern den Gewinn zu 70 %, die übrigen 30 % nicht (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 1 EStG). Die Umsatzsteuer trifft diese Kürzung nicht: Nach § 15 Abs. 1a Satz 2 UStG bleibt die Vorsteuer voll abziehbar, soweit die Aufwendungen angemessen sind; für einen unangemessenen Teil gibt es keine Vorsteuer. Wer zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, rechnet die 70 % deshalb vom Nettobetrag. Kleinunternehmer ohne Vorsteuerabzug nehmen den Bruttobetrag.
Wichtig für die Buchhaltung: Bewirtungskosten müssen einzeln und getrennt von den übrigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden, in der Praxis auf einem eigenen Konto „Bewirtungskosten“. Fehlt diese getrennte Aufzeichnung, fällt nach § 4 Abs. 7 EStG der ganze Abzug weg, nicht nur die 30 %. Die Buchungshilfe im PDF erinnert daran.
Rechenbeispiel ohne Trinkgeld: 119,00 € zu 19 % enthalten 19,00 € Umsatzsteuer, netto bleiben 100,00 €. Davon sind 70,00 € Betriebsausgabe, 30,00 € nicht abziehbar, die 19,00 € Vorsteuer gibt es voll. Ohne Vorsteuerabzug wären es 83,30 € und 35,70 €. Für Speisen in der Gaststätte gilt seit 01.01.2026 dauerhaft der Satz von 7 % (§ 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG, geändert durch Art. 4 des Steueränderungsgesetzes 2025 vom 22.12.2025, BGBl. 2025 I Nr. 363); Getränke kosten weiter 19 %. Für Bewirtungen in den Jahren 2024 und 2025 stehen Speisen meist mit 19 % auf der Rechnung, die Prüfliste weist darauf hin. Maßgeblich ist immer der Satz auf Ihrer Rechnung, deshalb fragt das Werkzeug beide Beträge getrennt ab. Ob ein Essen angemessen war, prüft es nicht.
Trinkgeld richtig nachweisen
Trinkgeld zählt zu den Bewirtungsaufwendungen und fällt ebenfalls unter die 70-%-Regel. Es enthält keine Umsatzsteuer. Den Nachweis müssen Sie führen. Am einfachsten weist die Kasse das Trinkgeld auf der Rechnung aus; sonst lassen Sie es vom Empfänger auf der Rechnung quittieren (BMF-Schreiben Rn. 8). Steht „noch kein Nachweis“ in der Auswahl, warnt die Prüfliste. Für die 250-€-Grenze zählt das Werkzeug nur den Rechnungsbetrag ohne Trinkgeld, denn § 33 UStDV stellt auf den Gesamtbetrag der Rechnung ab, und ein freiwilliges Trinkgeld ist kein Entgelt der Gaststätte. Das ist unsere Auslegung: Ob ein auf der Rechnung ausgewiesenes Trinkgeld mitzählt, regeln weder die Verordnung noch das BMF-Schreiben ausdrücklich. Liegt die Summe mit Trinkgeld über 250 €, zeigt die Prüfliste deshalb beide Lesarten, und Sie gehen sicher, wenn die Rechnung auch die Angaben für über 250 € enthält.
Was 2025 und 2026 neu ist
Seit dem 19.11.2025 gilt ein neues BMF-Schreiben. Es ersetzt das Schreiben vom 30.06.2021, das nur noch für Bewirtungen bis zum 31.12.2024 anzuwenden ist. Neu ist vor allem der Bezug zur E-Rechnung: Bei Rechnungen über 250 € darf die Gaststätte zunächst einen Kassenbeleg ausstellen und ihn später durch eine E-Rechnung berichtigen (Rn. 13). Ihr Name als Bewirtender gilt als angegeben, wenn er als Leistungsempfänger auf einer ordnungsgemäßen Rechnung steht (Rn. 12). Für Bewirtungen im Ausland gelten dieselben Angaben; eine handschriftliche ausländische Rechnung genügt nur, wenn Sie glaubhaft machen, dass es dort keine Pflicht zu maschinellen Belegen gibt (Rn. 23).
Papier oder digital ablegen
Das PDF aus diesem Werkzeug ist für die Unterschrift auf Papier gedacht. Ein rein digitaler Eigenbeleg müsste nach Rn. 22 elektronisch signiert oder genehmigt werden, mit gespeichertem Zeitpunkt und nach den GoBD; das leistet eine Buchhaltungssoftware, eine PDF-Datei aus dem Browser nicht. Erlaubt ist die gemischte Ablage: Die Rechnung liegt digital vor, der unterschriebene Beleg auf Papier, solange beide sich eindeutig zuordnen lassen (Rn. 21). Dafür steht die Rechnungsnummer auf dem Beleg, und das Foto der Rechnung kann als letzte Seite mitgedruckt werden. Werden Teilnehmerliste oder Anlass zu lang, läuft der Beleg auf Fortsetzungsseiten weiter; jede Seite trägt „Seite x von y“, nichts wird abgeschnitten.
Ihre Daten bleiben im Browser
Prüfliste, Rechnung und PDF entstehen vollständig in Ihrem Browser, ohne Upload. Das Foto der Rechnung verkleinert das Werkzeug auf Ihrem Gerät zu einem JPEG und legt es ins PDF. Im Browsertest vom 04.10.2026 gingen beim Ausfüllen, Anhängen eines Fotos und Herunterladen nur die anonyme Zählung des Seitenaufrufs und die Zählung der Nutzung hinaus; keine davon enthält Namen, Beträge oder das Foto. Gespeichert wird nichts. Google Analytics und AdSense lädt die Seite je nach Ihrer Auswahl im Einwilligungsdialog. Einzelheiten stehen in der Datenschutzerklärung.