E-Rechnung öffnen: Datei hierher ziehen, Rechnung lesen
Sie haben eine Datei im Postfach, die sich nicht öffnen lässt, oder ein PDF, in dem angeblich Rechnungsdaten stecken. Ziehen Sie sie auf das Feld oben. Handelt es sich um ein ZUGFeRD- oder Factur-X-PDF, sucht das Tool den eingebetteten Datensatz, packt ihn aus und zeigt ihn an. Ist es eine XRechnung als XML, wird sie direkt gelesen. Sie sehen dann Rechnungsnummer, Datum, beide Parteien mit Anschrift und Steuernummer, jede Position mit Menge und Preis, die Aufschlüsselung nach Steuersätzen und die Summen. Darunter steht, welche Pflichtfelder fehlen und wie schwer das wiegt. Der Prüfbericht lässt sich ausdrucken oder als PDF sichern, der XML-Datensatz einzeln speichern.
Warum Ihr PDF-Reader die XRechnung nicht anzeigt
Eine XRechnung ist kein Dokument im gewohnten Sinn, sondern ein Datensatz. Sie hat kein Layout, keine Seiten, keine Schrift — nur Felder. Wer die Datei doppelklickt, bekommt im besten Fall eine Wand aus spitzen Klammern, im schlechtesten einen Downloaddialog. Das ist kein Fehler, sondern der Zweck: Die Rechnung soll von Software gelesen werden, nicht von Menschen.
ZUGFeRD geht einen Mittelweg. Ein ZUGFeRD-PDF ist ein PDF/A-3, dem derselbe Datensatz als
Anhang beiliegt, meist unter dem Namen factur-x.xml oder zugferd-invoice.xml.
Adobe Acrobat zeigt solche Anhänge über die Büroklammer, die Vorschau von macOS und viele
Browser-Viewer zeigen sie überhaupt nicht. Deshalb der verbreitete Eindruck, im PDF stecke
nichts. Wichtig für die Buchhaltung: Wenn sichtbare Seite und Datensatz auseinanderlaufen, zählt
für das Finanzamt der strukturierte Teil.
XRechnung oder ZUGFeRD: woran Sie das Format erkennen
Die Dateiendung ist der erste Hinweis, aber nicht die ganze Wahrheit. Eine XRechnung kommt als
.xml, ein ZUGFeRD als .pdf. Entscheidend ist die Spezifikationskennung
im Datensatz, das Feld BT-24. Steht dort urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0,
ist es eine XRechnung. Steht dort eine Kennung mit factur-x.eu oder nur
urn:cen.eu:en16931:2017, ist es ZUGFeRD beziehungsweise Factur-X. Das Tool zeigt die
Kennung im Ergebnis mit an.
Beide Formate bauen auf derselben Norm auf, benutzen aber unterschiedliche Syntax: ZUGFeRD verwendet CII von UN/CEFACT, die meisten XRechnungen UBL von OASIS, manche aber ebenfalls CII. Das Tool liest beide.
Welche Felder eine E-Rechnung haben muss (EN 16931)
Die Norm nummeriert jedes Feld mit einem Kürzel, das mit BT beginnt, und jede Regel mit einem Kürzel, das mit BR beginnt. Auf Dokumentebene sind unter anderem Pflicht: Spezifikationskennung (BT-24), Rechnungsnummer (BT-1), Rechnungsdatum (BT-2), Rechnungsart (BT-3), Währung (BT-5), Name und Anschrift beider Parteien (BT-27, BT-40, BT-44, BT-55), die vier Summenfelder BT-106, BT-109, BT-112 und BT-115, mindestens eine Position und mindestens eine Umsatzsteuer-Aufschlüsselung.
Dazu kommen Rechenregeln, die stimmen müssen: Die Positionssummen ergeben BT-106 (BR-CO-10), Netto plus Steuer ergibt Brutto (BR-CO-15), und der Steuerbetrag je Gruppe entspricht Bemessungsgrundlage mal Satz, auf zwei Stellen gerundet (BR-CO-17). Das Tool rechnet diese Regeln nach und zeigt bei Abweichungen beide Zahlen. Eine Besonderheit ist BR-CO-25: Bei einem positiven Zahlbetrag muss entweder ein Fälligkeitsdatum (BT-9) oder eine Zahlungsbedingung (BT-20) dastehen. Fehlt nur BT-9, ist das kein Verstoß — Prüfwerkzeuge melden das oft falsch.
Nicht jeder Fehler ist ein Problem: die drei Stufen des BMF
Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 (GZ III C 2 - S 7287-a/00019/007/243) sortiert Befunde in drei Gruppen, und dieser Unterschied entscheidet, ob Sie handeln müssen.
Formatfehler nach den Randnummern 6a und 6b: Die Datei hält das vorgeschriebene Format nicht ein oder lässt sich nicht vollständig auslesen. Dann ist sie keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung. Inhaltsfehler betreffen die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG, etwa eine fehlende Rechnungsnummer oder eine fehlende Steuernummer. Hier steht der Vorsteuerabzug des Empfängers im Feuer. Geschäftsregelfehler zu Nebeninhalten sind laut Randnummer 35a wörtlich „umsatzsteuerlich unbeachtlich“.
Dieselbe Randnummer legt außerdem nahe, das Prüfergebnis aufzubewahren: Wer die Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns wahrt, darf sich darauf verlassen. Deshalb gibt es hier die Druckfunktion für einen datierten Prüfbericht.
BT-10 fehlt — und warum das meistens egal ist
Kaum eine Meldung sorgt für mehr Rückfragen. BT-10 ist die Käuferreferenz; bei Rechnungen an Behörden steht dort die Leitweg-ID, über die das Dokument im Behördennetz zugestellt wird. Pflicht ist das Feld aber nur in der XRechnung, durch die deutsche Zusatzregel BR-DE-15. In einer Stichprobe aus zwölf gültigen ZUGFeRD-Rechnungen fehlte BT-10 in neun Fällen, ohne dass eine davon fehlerhaft gewesen wäre.
Praktisch heißt das: Schicken Sie an ein Privatunternehmen, brauchen Sie BT-10 nicht. Schicken Sie an eine Behörde, brauchen Sie die Leitweg-ID zwingend, sonst kommt die Rechnung zurück. Das Tool trennt deshalb Befunde der Norm, Zusatzpflichten der XRechnung und reine Hinweise.
Welche ZUGFeRD-Profile das Finanzamt akzeptiert
ZUGFeRD kennt mehrere Ausbaustufen. Nach UStAE 14.1 Abs. 12 bis 15 sind die Versionen ab 2.0.1 zulässig, mit zwei Ausnahmen: MINIMUM und BASIC-WL enthalten keine Positionsdaten und sind deshalb keine E-Rechnung, sondern Buchungshilfen. BASIC, EN 16931 (COMFORT) und EXTENDED sind zulässig. Die oft zu lesende Aussage, nur COMFORT und EXTENDED seien erlaubt, ist falsch. ZUGFeRD 1.0 erfüllt die Norm nicht und scheidet ebenfalls aus.
Versionsstand am 18.09.2026: In Kraft ist XRechnung 3.0 (Spezifikation 3.0.2), gültig bis mindestens 31.07.2027; XRechnung 4.0 liegt als Vorversion vor und wird für 2027 erwartet. Bei ZUGFeRD ist 2.5.2 aktuell, technisch identisch mit Factur-X 1.09.2.
E-Rechnungen richtig aufbewahren: acht Jahre, strukturierter Teil
Nach § 14b Abs. 1 UStG gilt seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Aufzubewahren ist der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form. Ein Ausdruck genügt nicht, ein Screenshot erst recht nicht. Wenn Sie hier den XML-Datensatz speichern, ist das für die Ablage im Ordner praktisch, ersetzt aber nicht die Originaldatei: Bei einem ZUGFeRD-PDF gehört das gesamte PDF ins Archiv, nicht nur der Anhang.
Für den Empfang gibt es keine Übergangsfrist mehr. Jedes Unternehmen in Deutschland muss seit dem 01.01.2025 E-Rechnungen entgegennehmen können, auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Ob Sie selbst schon E-Rechnungen ausstellen müssen, hängt am Umsatz und am Kundenkreis — dafür gibt es den E-Rechnung-Pflicht-Check.