E-Rechnung ab 2027: Was kleine Betriebe jetzt wirklich tun müssen
Rund um die E-Rechnung wird derzeit viel verkauft: Softwarepakete, Abos, Beratungsstunden. Dabei ist die Lage für die allermeisten kleinen Betriebe deutlich entspannter, als es die Werbebriefe nahelegen – und in einem Punkt sogar überraschend einfach. Was Sie tatsächlich tun müssen, hängt an zwei Fragen: Wie hoch war Ihr Vorjahresumsatz, und sind Sie Kleinunternehmer? Hier die Antworten ohne Panikmache.
Der häufigste Irrtum: Ein PDF ist keine E-Rechnung
Wer seine Rechnungen schon lange als PDF per Mail verschickt, denkt oft: „Elektronisch mache ich das doch längst." Rechtlich ist das seit 2025 leider nicht mehr so. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931 – also Daten, die eine Software automatisch auslesen und weiterverarbeiten kann, ohne dass ein Mensch abtippt.
Ein PDF ist für den Computer nur ein Bild von einer Rechnung. Es zählt seit 2025 als sonstige Rechnung und darf während der Übergangsfrist nur noch verschickt werden, wenn der Empfänger zustimmt.
Die Fristen auf einen Blick
| Ab wann | Was gilt |
|---|---|
| seit 01.01.2025 | Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können |
| bis 31.12.2026 | Papier und PDF weiter erlaubt – aber nur mit Zustimmung des Empfängers |
| ab 01.01.2027 | Versandpflicht bei über 800.000 € Vorjahresumsatz |
| ab 01.01.2028 | Versandpflicht für alle übrigen inländischen B2B-Unternehmen |
Wichtig: Die Pflicht betrifft Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen. Rechnungen an Privatkunden sind davon nicht erfasst – wer ausschließlich für Endkunden arbeitet, ist beim Versand außen vor.
Empfangen können: Das gilt schon heute – und ist einfacher als gedacht
Diesen Punkt übersehen viele: Die Empfangspflicht läuft bereits seit Januar 2025, für jeden Betrieb, unabhängig von Größe und Umsatz. Wenn Ihnen ein Lieferant heute eine XRechnung schickt, müssen Sie sie annehmen können.
Die gute Nachricht: Dafür genügt ein ganz normales E-Mail-Postfach. Sie brauchen gesetzlich keine spezielle Software, kein Portal, kein Abo. Sie müssen die Rechnung entgegennehmen und aufbewahren können – mehr verlangt das Gesetz nicht. Wer Ihnen etwas anderes erzählt, will Ihnen etwas verkaufen.
Sinnvoll ist trotzdem zweierlei: eine feste Rechnungsadresse (etwa rechnung@ihrbetrieb.de), damit nichts im allgemeinen Postfach untergeht, und ein Weg, die XML-Datei lesbar zu machen – dazu gleich mehr.
Kleinunternehmer: dauerhaft vom Versand befreit
Das ist die Regel, die am wenigsten bekannt ist und die vielen Betrieben viel Aufregung erspart: Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen – nicht ab 2027, nicht ab 2028, sondern dauerhaft nicht.
Aber Achtung, die Befreiung gilt nur für das Ausstellen. Empfangen können müssen auch Kleinunternehmer. Wer also als Kleinunternehmer eine Rechnung von einem größeren Lieferanten bekommt, muss damit umgehen können.
XRechnung oder ZUGFeRD – was ist der Unterschied?
Beide Formate sind zulässig, ZUGFeRD ab Version 2.0.1:
- XRechnung ist eine reine XML-Datei. Für Menschen praktisch unlesbar, für Software perfekt. Verbreitet im Verkehr mit Behörden.
- ZUGFeRD ist ein Zwitter: ein normal aussehendes PDF, in dem die strukturierten Daten unsichtbar eingebettet sind. Sie sehen die gewohnte Rechnung, Ihre Software liest gleichzeitig die Daten aus.
Für kleine Betriebe ist ZUGFeRD meist die angenehmere Wahl, weil die Rechnung für beide Seiten ohne Zusatzprogramm lesbar bleibt. Wer viel mit öffentlichen Auftraggebern arbeitet, kommt an XRechnung eher nicht vorbei.
Was Sie konkret tun sollten – in dieser Reihenfolge
- Empfang sicherstellen. Feste Mailadresse für Rechnungen, und einmal ausprobieren: Lässt sich eine XML- oder ZUGFeRD-Datei bei Ihnen öffnen? Wenn nicht, ziehen Sie die Datei in den E-Rechnung-Viewer, der sie im Browser lesbar macht und die Pflichtfelder durchgeht.
- Aufbewahrung klären. Der strukturierte Teil der Rechnung muss acht Jahre unverändert aufbewahrt werden (§ 14b UStG). Ein Ordner auf dem Rechner reicht dafür nicht aus, wenn er nicht gesichert ist – ein Backup ist hier Pflicht, nicht Kür.
- Umsatz prüfen. Lagen Sie im Vorjahr über 800.000 €? Dann müssen Sie ab Januar 2027 versenden. Sonst haben Sie bis 2028 Zeit – oder sind als Kleinunternehmer ganz befreit. Wenn Sie den Fall nicht auf Anhieb einordnen können, beantworten Sie die sieben Fragen im E-Rechnung-Check; er berücksichtigt auch Sonderfälle wie Arztpraxis, Verein oder Vermietung.
- Erst dann über Software nachdenken. Wer zehn Rechnungen im Monat schreibt, braucht kein Warenwirtschaftssystem für 80 € monatlich.
Drei Irrtümer, die immer wieder auftauchen
„Ich bin zu klein, mich betrifft das nicht." Beim Versand oft richtig, beim Empfang falsch – die Empfangspflicht gilt seit 2025 für alle.
„Ich muss jetzt sofort Software kaufen." Nein. Für den Empfang genügt das Mailpostfach, und die Versandpflicht greift je nach Umsatz erst 2027 oder 2028.
„Meine Kunden sind Privatleute, also egal." Für den Versand stimmt das. Aber Ihre Lieferanten sind Unternehmen – und deren Rechnungen müssen Sie empfangen und acht Jahre aufbewahren können.
Fazit
Für die meisten kleinen Betriebe in unserer Region ist die E-Rechnung kein Großprojekt, sondern eine Handvoll organisatorischer Entscheidungen: eine saubere Rechnungsadresse, ein verlässliches Backup und die Klarheit, in welche Frist man fällt. Teuer wird es meist nur für die, die auf einen Werbebrief hin ein Paket kaufen, das sie nicht brauchen.
Sie schreiben Ihre Rechnungen bisher von Hand? Unser kostenloser Rechnung-Generator erstellt Ihnen eine Rechnung mit allen Pflichtangaben nach § 14 UStG – und wenn Sie eine Bankverbindung übernehmen, prüft der IBAN-Prüfer sie vorher auf Zahlendreher. Wenn Sie unsicher sind, ob Ihr Betrieb E-Rechnungen empfangen und richtig aufbewahren kann: Ich schaue mir das an – 0171 2119261 oder kontakt@moersbergerit.de. Eine erste Einschätzung am Telefon kostet nichts.
Hinweis: Dieser Artikel gibt den Stand vom August 2026 wieder und ist allgemeine Information, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Für Ihren konkreten Fall wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater.