E-Rechnungen in Excel öffnen, ohne Upload
Eine XRechnung ist eine XML-Datei. Excel kann sie zwar öffnen, zeigt dann aber entweder eine lange Liste verschachtelter Elemente oder fragt nach einem XML-Schema. Bei einem ZUGFeRD-PDF sieht Excel gar nichts, weil die Daten als Anhang im PDF stecken. Wer am Monatsende 40 Eingangsrechnungen nach Lieferant, Betrag und Fälligkeit sortieren will, tippt sie deshalb oft von Hand ab.
Diese Seite nimmt Ihnen das ab. Sie ziehen alle Dateien auf einmal auf das Feld, die Seite liest jede Rechnung und schreibt eine CSV-Datei mit einer Zeile pro Rechnung. Die Datei öffnet sich in Excel, LibreOffice Calc und Numbers mit einem Doppelklick. Gelesen wird lokal: Die Rechnungen werden nicht hochgeladen, und auch die fertige Tabelle entsteht im Browser. Bei Rechnungen mit Bankverbindungen und Kundennamen ist das der Unterschied zu Konvertern, die Ihre Dateien erst auf einen Server schicken.
Die Höchstgrenze liegt bei 1.000 Dateien je Durchgang und 30 MB je Datei.
Welche Felder in der Tabelle landen (BT-Nummern erklärt)
Jedes Feld einer E-Rechnung hat in der europäischen Norm EN 16931 eine Nummer, den „Business Term“, kurz BT. Die Rechnungsnummer ist BT-1, das Rechnungsdatum BT-2, der Name des Verkäufers BT-27. Die Spaltenköpfe der CSV tragen diese Nummern mit, damit Sie bei einer Rückfrage im Datensatz nachsehen können, woher ein Wert stammt.
Im Rechnungsjournal stehen: Datei, Belegart (BT-3), Rechnungsnummer, Datum, Fälligkeit (BT-9), Lieferdatum (BT-72), Leistungszeitraum von und bis (BT-73, BT-74), Verkäufer mit USt-IdNr. (BT-31), Käufer (BT-44), Käuferreferenz bzw. Leitweg-ID (BT-10), Netto (BT-109), Umsatzsteuer gesamt (BT-110), Brutto (BT-112), bereits gezahlt (BT-113), Zahlbetrag (BT-115), Währung, IBAN, Verwendungszweck, Bemerkung (BT-22) und eine Spalte „Warnungen“.
In der Warnspalte steht, wenn die Rechnung in sich nicht aufgeht. Die Seite prüft vier Rechenregeln der Norm: Netto plus Umsatzsteuer muss Brutto ergeben (BR-CO-15), die Umsatzsteuer-Aufschlüsselung muss die Summe der Steuer ergeben (BR-CO-14), Brutto minus Anzahlung plus Rundung muss den Zahlbetrag ergeben (BR-CO-16), und die Positionen müssen die Positionssumme ergeben (BR-CO-10). Beispiel: 1.000,00 € netto und 190,00 € Steuer bei einem Brutto von 1.189,00 € ergeben „Summe passt nicht (Differenz 1,00)“. Außerdem markiert die Spalte Rechnungen, die doppelt im Stapel liegen, also gleiche Nummer, gleicher Verkäufer und gleiches Datum.
XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X: was die Seite liest
Eine XRechnung gibt es in zwei Schreibweisen, UBL und CII. Die Seite erkennt beide an der Wurzel der Datei, also Invoice oder CreditNote für UBL und CrossIndustryInvoice für CII. Peppol-Rechnungen sind UBL und werden genauso gelesen. Ein ZUGFeRD- oder Factur-X-PDF enthält eine CII-Datei als Anhang, meist mit dem Namen factur-x.xml oder zugferd-invoice.xml. Die Seite holt diesen Anhang aus dem PDF und liest ihn. In der Spalte „Datei“ steht dann der PDF-Name und in Klammern der Name des Anhangs.
Ein PDF ohne eingebettete XML, also ein Scan oder ein normales Word-PDF, fehlt in der Tabelle und steht in der Fehlerliste darunter. Dasselbe gilt für kennwortgeschützte PDFs und für XML-Dateien, die keine Rechnung sind. ZIP-Archive liest die Seite nicht. Entpacken Sie sie vorher und ziehen Sie den Inhalt auf das Feld.
Laut der Koordinierungsstelle xeinkauf.de ist XRechnung 3.0 in Kraft, mit der Spezifikation 3.0.2, und bleibt es bis mindestens 31.07.2027. Eine Vorabfassung von XRechnung 4.0 ist am 15.09.2026 erschienen, die endgültige Fassung wird dort für das Frühjahr 2027 erwartet. Ob 4.0 Felder verschiebt, die diese Seite liest, haben wir noch nicht geprüft.
Rechnungsjournal oder Positionsliste
Die Einstellung „Eine Zeile je Rechnung“ ergibt ein Rechnungsjournal: eine Zeile je Datei, mit allen Summen. Das ist die richtige Wahl, wenn Sie offene Posten sortieren, Zahlungen abgleichen oder die Rechnungen eines Monats für die Steuerberatung zusammenstellen.
„Eine Zeile je Position“ ergibt eine Positionsliste. Eine Rechnung mit drei Positionen wird zu drei Zeilen, und Rechnungsnummer, Datum und Verkäufer stehen in jeder dieser Zeilen. Dazu kommen Positionsnummer (BT-126), Bezeichnung (BT-153), Menge (BT-129), Einheit (BT-130), Einzelpreis (BT-146), Positionsnetto (BT-131) und der Steuersatz der Position (BT-152). Damit lässt sich zum Beispiel auswerten, wie viele Stunden ein Dienstleister im Quartal berechnet hat. Die Rechnungssummen fehlen in diesem Modus mit Absicht. Stünde das Brutto in jeder Positionszeile, würde eine Spaltensumme in Excel es mehrfach zählen. Die Einheit erscheint als Code aus der UN/ECE-Liste, etwa HUR für Stunde und C62 für Stück.
Mehrere Steuersätze und Gutschriften in der Tabelle
Hat eine Rechnung zwei Steuersätze, bekommt jeder Satz eigene Spalten. Bei 1.000 € zu 19 % und 100 € zu 7 % stehen in der Zeile „Netto 19 %“ 1000,00, „USt 19 %“ 190,00, „Netto 7 %“ 100,00 und „USt 7 %“ 7,00, daneben die Umsatzsteuer gesamt mit 197,00 und das Brutto mit 1297,00. Die Spalten entstehen aus den Dateien, die Sie hineinziehen: Kommt in keiner Rechnung 7 % vor, gibt es die Spalte nicht. Steuerbefreite Umsätze und die Umkehr der Steuerschuld tragen den Code der Steuerkategorie im Spaltennamen, etwa „USt 0 % (AE)“.
Gutschriften mit dem Code 381 heißen in der Spalte Belegart „Gutschrift (381)“. Die Beträge stehen so in der Tabelle, wie sie in der Datei stehen, in der Regel also positiv. Wenn Sie mit der Spaltensumme direkt den Saldo sehen wollen, setzen Sie das Häkchen „Beträge von Gutschriften negativ“. Dann erscheinen alle Beträge dieser Belege mit Minus. Eine Rechnungskorrektur (Code 384) bleibt unverändert, weil sie je nach Fall eine Erhöhung oder eine Minderung sein kann.
Warum die XML-Datei das Original bleibt (GoBD-Hinweis, ohne Rechtsberatung)
Nach § 14 Abs. 1 UStG ist eine E-Rechnung eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Die Rechnung ist also der Datensatz in der XML-Datei oder im PDF-Anhang. Die CSV aus dieser Seite ist eine Auswertung daraus, ähnlich einer Liste, die Sie in Ihrer Buchhaltung ausdrucken.
Bewahren Sie deshalb die gelieferten Dateien auf, nicht nur die Tabelle. Wie lange und in welcher Form das zu geschehen hat, regeln die Abgabenordnung und die GoBD. Für die Einzelheiten Ihres Betriebs fragen Sie Ihre Steuerberatung. Diese Seite beantwortet keine Steuer- oder Rechtsfragen.
In Excel weiterrechnen: Datum, Komma, Umlaute
Die Voreinstellung „Excel Deutsch“ schreibt Semikolon als Trennzeichen, Komma als Dezimalzeichen und Datumsangaben als TT.MM.JJJJ. Die Datei ist UTF-8 mit Byte-Order-Mark, damit Excel Umlaute wie in „Müller“ richtig anzeigt. Beträge stehen ohne Tausenderpunkt und ohne Eurozeichen in der Zelle, Excel erkennt sie so als Zahl. Für Programme, die Komma und Punkt erwarten, wählen Sie „Standard-CSV“. Dann stehen die Daten im Format 2026-10-24.
Enthält ein Name ein Semikolon oder Anführungszeichen, setzt die Seite das Feld in Anführungszeichen, damit die Spalten nicht verrutschen. Textfelder, die mit =, +, - oder @ beginnen, bekommen ein Hochkomma vorangestellt. Sonst könnte eine präparierte Rechnung in der Bemerkung eine Formel unterbringen, die Excel beim Öffnen ausführt.
Eine Eigenheit von Excel betrifft Rechnungsnummern, die nur aus Ziffern bestehen: Aus 000123 wird beim Doppelklick 123. Wenn Ihnen die Nullen wichtig sind, öffnen Sie die Datei über „Daten“, „Aus Text/CSV“ und stellen die Spalte auf Text. Den Umweg nimmt Ihnen auch CSV in Excel umwandeln ab, das führende Nullen erhält.