So erstellen Sie eine E-Rechnung mit diesem Formular
Tragen Sie Ihre Firmendaten, den Empfänger, die Positionen und Ihre Bankverbindung ein und klicken Sie auf
„Rechnung prüfen und erstellen“. Das Werkzeug rechnet jede Position (Menge mal Einzelpreis, auf Cent gerundet),
fasst die Umsatzsteuer je Steuersatz zusammen und prüft vor dem Erzeugen die Pflichtfelder der XRechnung. Fehlt
etwas, steht es mit der Kennung der Regel da, zum Beispiel BR-DE-6 für die fehlende Telefonnummer. Ist alles
vollständig, laden Sie zwei Dateien herunter: Rechnung-<Nummer>.xml (XRechnung) und
Rechnung-<Nummer>.pdf (ZUGFeRD). Eine davon schicken Sie dem Kunden, meist per E-Mail.
Ein Beispiel: 2 Stunden Heizungswartung zu 65,00 € netto ergeben 130,00 €, dazu 19 % Umsatzsteuer von 24,70 €,
Rechnungsbetrag 154,70 €. Mit 2 % Skonto bei Zahlung in 14 Tagen stehen in der Datei außerdem die Zeile
#SKONTO#TAGE=14#PROZENT=2.00# und im PDF der Abzug von 3,09 €.
Ab wann Sie E-Rechnungen ausstellen müssen
Die Pflicht gilt für Rechnungen zwischen Unternehmen, die beide im Inland sitzen (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen. Die Übergangsregeln stehen in § 27 Abs. 38 UStG:
| Was | Ab wann | Für wen | Grundlage |
|---|---|---|---|
| E-Rechnungen empfangen können | 01.01.2025 | alle Unternehmen, auch Kleinunternehmer | § 14 Abs. 1 UStG |
| E-Rechnung ausstellen | 01.01.2027 | Unternehmen mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr | § 27 Abs. 38 Nr. 1 und 2 UStG |
| E-Rechnung ausstellen | 01.01.2028 | alle übrigen Unternehmen; für Umsätze bis 31.12.2027 bleiben Papier oder, wenn der Empfänger zustimmt, ein PDF erlaubt | § 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG |
| EDI-Verfahren weiter nutzen | bis 31.12.2027 | mit Zustimmung des Empfängers | § 27 Abs. 38 Nr. 3 UStG |
| Ausnahme Kleinunternehmer | dauerhaft | Umsätze nach § 19 UStG dürfen als sonstige Rechnung gehen | § 34a Satz 4 UStDV |
| Ausnahme Kleinbetrag | dauerhaft | Rechnungen bis 250 € brutto, nicht bei Reverse-Charge (§ 13b), innergemeinschaftlicher Lieferung (§ 6a) und Fernverkauf (§ 3c) | § 33 Satz 3 und 4 UStDV |
| Aufbewahren | 8 Jahre | ab Ende des Ausstellungsjahres, strukturierter Teil im Original | § 14b Abs. 1 UStG |
Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, etwa Heilbehandlungen oder Unterricht, fallen nicht unter die Pflicht. Ob Ihr Betrieb betroffen ist, klärt der E-Rechnung-Pflicht-Check.
XRechnung, ZUGFeRD oder PDF: der Unterschied
Beide Formate erfüllen die europäische Norm EN 16931 und damit § 14 Abs. 1 UStG. Ein gewöhnliches PDF aus Word erfüllt sie nicht, auch wenn es per E-Mail kommt: Es ist nach dem Gesetz eine „sonstige Rechnung“.
| XRechnung | ZUGFeRD | PDF aus Word | |
|---|---|---|---|
| Datei | XML (hier UBL 2.1) | PDF/A-3 mit Anhang factur-x.xml (CII) | |
| Für Menschen lesbar | nur mit Viewer | ja, wie jede Rechnung | ja |
| E-Rechnung nach § 14 UStG | ja | ja, Profil EN 16931 | nein |
| Behörden (Leitweg-ID) | ja, Standard | nur wenn die Stelle es annimmt | nein |
Für Firmenkunden ist ZUGFeRD meist die bequemere Wahl, weil der Empfänger ohne Zusatzprogramm eine normale Rechnung sieht und seine Software trotzdem die Daten liest. Bei Aufträgen von Bund, Ländern und Kommunen ist die XRechnung üblich. Was in einer Datei steht, zeigt Ihnen der E-Rechnung-Viewer.
Umsatzsteuer 0 %: Kleinunternehmer, § 4, Reverse-Charge, EU-Lieferung
Die E-Rechnung kennt für jede Position eine Steuerkategorie aus der Codeliste UNTDID 5305. Das Formular setzt sie aus Ihrer Auswahl: 19 % und 7 % werden zu S, der Nullsatz für Photovoltaik nach § 12 Abs. 3 UStG zu Z. Für die übrigen Fälle schreibt es den Pflichthinweis in die Datei und auf das PDF:
- Kleinunternehmer (E): „Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG“. Diesen Wortlaut gibt die XRechnung-Spezifikation 3.0.2 in Kapitel 13.3 vor, das Formular schreibt ihn in BT-33 und BT-120. Er erfüllt den Hinweis nach § 34a Satz 1 Nr. 5 UStDV.
- Steuerfrei nach § 4 (E): „Steuerfreie Leistung nach § 4 Nr. … UStG“ mit der Nummer, die Sie eintragen.
- Reverse-Charge (AE): „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ nach § 14a Abs. 5 UStG. Ihre und die USt-IdNr. des Kunden sind dann Pflicht.
- Innergemeinschaftliche Lieferung (K): beide USt-IdNrn. nach § 14a Abs. 3 UStG und ein Empfänger außerhalb Deutschlands.
Positionen mit 19 % und 7 % dürfen in einer Rechnung gemischt sein. Je Rechnung gibt es einen Befreiungsgrund.
Leitweg-ID für Rechnungen an Behörden
Öffentliche Auftraggeber nennen Ihnen eine Leitweg-ID. Setzen Sie dann den Haken „Rechnung an eine Behörde“
und tragen Sie die ID ein. Sie kommt in das Feld Käuferreferenz (BT-10) und wird zugleich die elektronische
Adresse des Empfängers. Das Formular prüft die zweistellige Prüfziffer nach dem Verfahren Modulo 97-10 aus der
Formatspezifikation 2.0.2: Aus 04011000-1234512345 wird die Prüfziffer 06, gültig ist also
04011000-1234512345-06. Ein Zahlendreher fällt so schon beim Tippen auf.
Firmenkunden haben keine Leitweg-ID. Für sie ist BT-10 ein freies Textfeld (XRechnung 3.0.2, Beschreibung zu
BT-10), dort passt jede Kunden-, Kostenstellen- oder Projektnummer, auch eine wie 4711-12. Bleibt das
Feld leer, steht in der XRechnung „n/a“, was der Validator annimmt. Die Bestellnummer hat ein eigenes Feld.
USt-IdNr. und Land richtig angeben
Jede USt-IdNr. beginnt mit dem Ländercode, sonst lehnt der Validator die Rechnung nach Regel BR-CO-09 ab. Das
Formular prüft deshalb bei Ihnen und beim Empfänger den Aufbau nach dem Merkblatt des Bundeszentralamts für
Steuern: DE und neun Ziffern, in Österreich ATU und acht Ziffern, Griechenland mit
EL. Leerzeichen und Punkte dürfen Sie mittippen. Ob eine Nummer wirklich vergeben ist, sagt nur die
Bestätigungsabfrage beim BZSt.
Das Land wählen Sie aus einer Liste mit den EU-Staaten, der Schweiz, Großbritannien und Norwegen. In der Datei
steht der Code nach ISO 3166-1, also DE und nicht D (Regel BR-CL-14).
Womit die Dateien geprüft wurden
Vierzehn Testrechnungen, darunter alle Steuerfälle von oben, Skonto, Leitweg-ID, Sonderzeichen, eine Rechnung
mit 34 Positionen über drei Seiten und Grenzfälle wie eine österreichische USt-IdNr., die Käuferreferenz
4711-12 und der Betrag „1.500“, liefen am 30.09.2026 durch zwei unabhängige Prüfer:
- den KoSIT-Validator 1.6.3 mit der Prüfkonfiguration für XRechnung 3.0.2 vom 31.08.2026: alle vierzehn XRechnungen akzeptiert, 0 Fehler, 0 Warnungen;
- Mustang 2.26.0 mit eingebautem veraPDF: alle vierzehn PDFs konform zu PDF/A-3b, Datensatz im Profil EN 16931 gültig, 0 Fehler.
Die Summen stimmen außerdem mit sieben Rechnungen aus der offiziellen XRechnung-Testsuite überein, etwa 33 und 42 Stück zu 143,75 € mit Steuer 2.048,44 € (Datei 01.14a). Was das Werkzeug nicht kann: Gutschriften und Rechnungskorrekturen, Rabatte oder Zuschläge auf Rechnungsebene, Anzahlungen, andere Währungen als Euro, Dateianhänge und den Versand über Peppol. Dafür brauchen Sie ein Rechnungsprogramm.