So erstellen Sie eine Zuwendungsbestätigung
Ein Beispiel: Der Förderverein einer Grundschule in Sehnde hat im September 150 € von Jörg Weiß bekommen. Die Kassenwartin trägt einmal die Vereinsdaten ein: Name und Anschrift, Finanzamt Burgdorf, Steuernummer, das Datum des Freistellungsbescheids vom 13.05.2024, den letzten Veranlagungszeitraum „2020 bis 2022“ und den Zweck „der Erziehung und Bildung“. Dann wählt sie „Geldzuwendung“, gibt Name, Anschrift, Betrag und Tag ein und lädt das PDF herunter. Auf der Bestätigung stehen „150,00 €“ und „einhundertfünfzig Euro“, das Kästchen „Nein“ beim Verzicht auf Erstattung ist angekreuzt, ebenso das Kästchen vor dem Absatz zum Freistellungsbescheid. Sie druckt, unterschreibt und gibt Herrn Weiß das Blatt; ein Doppel kommt in den Ordner.
Die Vereinsdaten speichert sie über „Vereinsdaten speichern“ als kleine Datei auf ihrem Rechner. Beim nächsten Mal lädt sie die Datei und trägt nur noch den Spender ein. Die Seite selbst merkt sich nichts.
Welche amtlichen Muster das Werkzeug nutzt
Nach § 50 Abs. 1 EStDV erkennt das Finanzamt eine Spende nur mit einer Zuwendungsbestätigung „nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck“ an. Das Werkzeug nutzt drei Vordrucke für steuerbegünstigte Körperschaften im Sinne von § 5 Abs. 1 Nr. 9 KStG, also für gemeinnützige Vereine, Fördervereine und gemeinnützige GmbH:
| Vordruck | wofür | Stand laut Vordruck |
|---|---|---|
| 034122 | Bestätigung über Geldzuwendungen/Mitgliedsbeitrag | 2013, PDF vom 26.02.2019 |
| 034123 | Bestätigung über Sachzuwendungen | 2013, PDF vom 30.11.2016 |
| 034132 | Sammelbestätigung über Geldzuwendungen/Mitgliedsbeiträge mit Anlage | 2016, PDF vom 11.02.2016 |
Alle drei stammen aus dem Formular-Management-System der Bundesfinanzverwaltung (formulare-bfinv.de, Katalog Steuerformulare, Bereich „gemein“), abgerufen am 04.10.2026. Wir haben den Text der Blanko-PDFs mit pdftotext ausgelesen und vergleichen ihn bei jedem Test Wort für Wort mit dem PDF, das dieses Werkzeug erzeugt: 315 Wörter beim Geld-, 352 beim Sach- und 374 beim Sammelmuster, ohne Abweichung. Das gilt auch für einen Schreibfehler im Sachmuster, das am Ende des Satzungsabsatzes „der begünstigsten Zwecke“ schreibt. Weggelassen ist nur die Formularkennung in der Fußzeile, etwa „034122 … (2013)“; sie ist kein Teil des Bestätigungstextes. Wie im Vordruck stehen alle Absätze auf dem Blatt, und Kästchen zeigen, welcher zutrifft.
Für Stiftungen, Parteien, Wählervereinigungen und juristische Personen des öffentlichen Rechts gibt es eigene Muster mit anderem Text. Die deckt dieses Werkzeug nicht ab. Eine elektronische Übermittlung an das Finanzamt nach § 50 Abs. 2 EStDV leistet es ebenfalls nicht, es erzeugt die Bestätigung auf Papier.
Freistellungsbescheid: wie alt er sein darf
Ein Verein darf Zuwendungsbestätigungen nur ausstellen, solange sein Nachweis frisch genug ist. Nach § 63 Abs. 5 AO darf das Datum des Freistellungsbescheids oder der Anlage zum Körperschaftsteuerbescheid nicht länger als fünf Jahre zurückliegen, die Feststellung der Satzungsmäßigkeit nach § 60a AO nicht länger als drei Kalenderjahre, und die Frist ist taggenau zu rechnen. Das Werkzeug rechnet so: Bescheid vom 04.10.2021, Ausstellung am 04.10.2026, das geht gerade noch. Am 05.10.2026 meldet es einen Fehler und erzeugt kein PDF. Läuft die Frist in weniger als 90 Tagen ab, warnt es vorher. Die Feststellung nach § 60a AO gilt nur, solange noch kein Freistellungsbescheid erteilt wurde.
Sammelbestätigung und Stapel aus einer CSV-Liste
Wer im Jahr mehrmals spendet, kann eine Sammelbestätigung bekommen. Die Anlage listet jede Zuwendung mit Datum, Art, Verzicht und Betrag; das amtliche Blatt hat 28 Zeilen, längere Listen laufen auf weitere Blätter, und die Gesamtsumme steht auf Seite 1 und am Ende der Anlage. Bestätigt wird darin auch, dass über diese Zuwendungen keine weiteren Bestätigungen ausgestellt wurden. Sachzuwendungen gehören nie in die Sammelbestätigung.
Für den Jahresabschluss gibt es den Stapel: eine Liste aus der Vereinssoftware oder Excel als CSV einlesen, und das Werkzeug macht daraus alle Bestätigungen auf einmal, als eine PDF zum Durchdrucken oder als ZIP mit einer Datei je Spender. Mit „Sammelbestätigung ab zwei Geldzuwendungen“ fasst es alle Zeilen mit gleichem Namen und gleicher Anschrift zusammen. Die Spalten erkennt es an der Kopfzeile:
| Spalte | Inhalt |
|---|---|
Name oder Vorname + Nachname | Pflicht |
Anschrift (Zeilen mit „|“ trennen) oder Straße, PLZ, Ort | Pflicht |
Datum, Betrag | Pflicht, z. B. 15.03.2026 und 50,00 |
Art | Geld, Mitgliedsbeitrag oder Sach; leer heißt Geld |
Verzicht | ja oder nein; leer heißt nein |
Beschreibung, Alter, Zustand, Kaufpreis, Herkunft, Unterlagen | nur für Sachspenden; Herkunft privat, betrieb oder unbekannt |
Trennzeichen Semikolon, Komma oder Tabulator erkennt das Werkzeug selbst, ebenso Dateien, die Excel als
Windows-1252 speichert. Steht in der Kopfzeile ein Semikolon, gilt das Semikolon. In einer Komma-Datei gehört ein
Betrag mit Dezimalkomma in Anführungszeichen ("50,50"); fehlen sie, meldet das Werkzeug die Zeile,
statt den Betrag zu kürzen. Fehlerhafte Zeilen nennt es mit Zeilennummer; erst wenn alle stimmen, gibt es das PDF frei.
Bis zu 1.000 Zeilen je Durchgang.
Sachspenden richtig bestätigen
Bei einer Sachspende verlangt das Muster die genaue Bezeichnung mit Alter, Zustand und Kaufpreis, dazu die Herkunft. Stammt die Sache aus einem Betriebsvermögen, gilt der Entnahmewert plus Umsatzsteuer, sonst in der Regel der gemeine Wert, also der Preis, den die Sache gebraucht noch bringen würde (§ 10b Abs. 3 EStG). Ein drei Jahre alter Laptop, neu 1.199 €, ist dann eher 250 € wert als 1.199 €. Der Verein muss aufzeichnen, wie er auf den Wert gekommen ist (§ 50 Abs. 7 Satz 3 EStDV). Das Werkzeug warnt deshalb, wenn das Kästchen „Unterlagen liegen vor“ fehlt.
Spenden bis 300 Euro
Bis 300 € braucht der Spender keine förmliche Bestätigung. Dem Finanzamt genügt der Kontoauszug oder Bareinzahlungsbeleg zusammen mit einem vom Verein hergestellten Beleg, auf dem der begünstigte Zweck, die Angaben zur Freistellung und die Angabe „Spende“ oder „Mitgliedsbeitrag“ stehen (§ 50 Abs. 4 Satz 1 Nr. 2 Buchst. b EStDV). Das gilt nur, wenn das Geld über eine Bank geflossen ist: Wer bar in die Vereinskasse zahlt, hat keinen Bankbeleg und braucht auch für kleine Beträge eine Zuwendungsbestätigung. Viele Spender wollen trotzdem eine richtige Bestätigung, und sie ist auch bei 20 € korrekt. Das Werkzeug zeigt bis 300,00 € einen Hinweis, ab 300,01 € nicht mehr.
Mitgliedsbeiträge und Aufwandsspenden
Mitgliedsbeiträge an Vereine, die den Sport, Freizeitkultur, Heimatpflege oder Zwecke wie Tierzucht, Kleingärten und Karneval fördern, sind nicht abziehbar (§ 10b Abs. 1 Satz 8 EStG). Solche Vereine kreuzen in den Mustern den Satz an, dass es sich nicht um einen solchen Mitgliedsbeitrag handelt. Setzen Sie dafür das Häkchen bei den Vereinsdaten; das Werkzeug lehnt dann eine Bestätigung über einen Mitgliedsbeitrag ab. Eine Aufwandsspende (Verzicht auf Erstattung „ja“) ist nur zulässig, wenn der Anspruch auf Erstattung vorher durch Vertrag oder Satzung eingeräumt war und nicht unter der Bedingung, dass man verzichtet (§ 10b Abs. 3 Satz 5 und 6 EStG).
Ihre Daten bleiben im Browser
Vereinsdaten, Spenderliste und PDF entstehen vollständig in Ihrem Browser, ohne Upload. Die CSV-Datei und die Vereinsdaten-Datei liest der Browser von Ihrer Festplatte, das PDF und die ZIP-Datei schreibt er direkt in Ihren Download-Ordner. Im Browsertest vom 04.10.2026 gingen beim Ausfüllen, Einlesen einer CSV und Herunterladen nur die anonyme Zählung des Seitenaufrufs und die Zählung der Nutzung hinaus; keine davon enthält Namen oder Beträge. Gespeichert wird nichts. Google Analytics und AdSense lädt die Seite je nach Ihrer Auswahl im Einwilligungsdialog. Einzelheiten stehen in der Datenschutzerklärung.