35a-Bescheinigung für die Nebenkosten erstellen (§ 35a EStG)

Wofür Mieter die 35a-Bescheinigung brauchen

Wer zur Miete wohnt, bezahlt über die Nebenkosten oft Hausmeister, Treppenhausreinigung, Gartenpflege oder die Wartung der Heizung mit. Für den Arbeitslohn in diesen Posten gibt es eine Steuerermäßigung nach § 35a EStG. Die Nebenkostenabrechnung nennt aber meist nur Beträge für das ganze Haus und keinen Arbeitskostenanteil, und damit lässt sich in der Steuererklärung wenig anfangen.

Das BMF-Schreiben vom 9. November 2016 nennt dafür zwei Wege (Rdnr. 27): Entweder geht der Anteil des Mieters an den begünstigten Aufwendungen aus der Jahresabrechnung selbst hervor, oder der Vermieter oder sein Verwalter weist ihn in einer Bescheinigung nach. Für diese Bescheinigung enthält das Schreiben ein Muster in seiner Anlage 2. Das Werkzeug oben baut eine Bescheinigung in diesem Aufbau als PDF. Sie tragen die Positionen aus der Abrechnung ein, das Werkzeug rechnet Arbeitskosten und Anteile und setzt alles in die Tabellen. Für Wohnungseigentümer gilt dasselbe mit dem Verwalter als Aussteller (Rdnr. 26).

Das BMF-Muster: Aufbau mit Block A, B und C

Das Muster beginnt mit Name und Anschrift des Verwalters oder Vermieters und des Eigentümers oder Mieters. Danach folgen das Abrechnungsjahr, bei einer Eigentümergemeinschaft gegebenenfalls das Datum, an dem die Jahresabrechnung beschlossen wurde, und das Objekt mit Ort, Straße, Hausnummer und Lage der Wohnung. Darunter stehen drei Tabellen:

• Block A: Aufwendungen für sozialversicherungspflichtige Beschäftigungen nach § 35a Abs. 2 Satz 1 Alternative 1 EStG, etwa ein Hausmeister, den die Eigentümergemeinschaft selbst angestellt hat. Spalten: Bezeichnung, Gesamtbetrag, Anteil.
• Block B: Aufwendungen für haushaltsnahe Dienstleistungen nach § 35a Abs. 2 Satz 1 Alternative 2 EStG.
• Block C: Handwerkerleistungen für Renovierungs-, Erhaltungs- und Modernisierungsmaßnahmen nach § 35a Abs. 3 EStG.

In B und C hat die Tabelle zwei Spalten mehr: die nicht zu berücksichtigenden Materialkosten und die Aufwendungen bzw. Arbeitskosten. Am Ende stehen Ort, Datum und das Feld für die Unterschrift des Verwalters oder Vermieters, dazu ein fester Hinweis, dass allein die zuständige Finanzbehörde entscheidet, welche Positionen in der Einkommensteuererklärung berücksichtigt werden. Diesen Satz übernimmt das PDF wörtlich, die Fundstelle des Musters steht in der Fußzeile. Das Unterschriftsfeld bleibt leer.

Ist das Muster von 2016 noch aktuell? Das Finanzamt Thüringen nennt auf seiner Seite zu Handwerkerleistungen (abgerufen am 25.10.2026) das BMF-Schreiben vom 09.11.2016 als maßgeblich, unter Berücksichtigung der Änderungen durch das BMF-Schreiben vom 01.09.2021. Ein neueres Schreiben, das es ersetzt, haben wir nicht gefunden.

Haushaltsnahe Dienstleistung oder Handwerkerleistung: typische Positionen

Welche Zeile in welchen Block gehört, entscheidet das Werkzeug nicht. Sie wählen den Block selbst, so wie er sich aus der Abrechnung oder den Rechnungen ergibt. In Abrechnungen finden sich häufig diese Zuordnungen, die auch unseren Beispielen zugrunde liegen: Hausmeisterdienst einer Firma, Treppenhausreinigung, Gartenpflege und Winterdienst in Block B, die Reparatur der Dachrinne oder die Wartung des Aufzugs durch einen Fachbetrieb in Block C. Ein bei der Gemeinschaft angestellter Hausmeister gehört in Block A.

Das BMF-Schreiben enthält in Anlage 1 eine lange Beispielliste begünstigter und nicht begünstigter Aufwendungen. Bei Zweifeln ist diese Liste die bessere Quelle als jede Faustregel. Die Zuordnung hat Folgen, denn für A und B gilt ein anderer Höchstbetrag als für C.

Materialkosten herausrechnen

Bei Dienstleistungen und Handwerkerleistungen zählen nur die Arbeitskosten (§ 35a Abs. 5 Satz 1 EStG). Nach Rdnr. 39 des BMF-Schreibens gehören dazu auch die in Rechnung gestellten Maschinen- und Fahrtkosten. Material wie Ersatzteile oder Farbe bleibt außen vor.

Die Zahl muss aus der Rechnung kommen. Rdnr. 40 lässt eine prozentuale Aufteilung durch den Rechnungsaussteller zu, eine Schätzung durch den Steuerpflichtigen dagegen nicht. Bei Wartungsverträgen genügt eine Anlage zur Rechnung, die den Arbeitsanteil ausweist. Für die Bescheinigung heißt das: Sie tragen Gesamtbetrag und Materialkosten so ein, wie sie auf der Rechnung stehen. Bei einer Reparatur über 1.800,00 € mit 600,00 € Material bleiben 1.200,00 € Arbeitskosten. Ist das Material größer als der Gesamtbetrag, meldet das Werkzeug einen Fehler und erstellt kein PDF, denn dann stimmt eine der beiden Zahlen nicht. In Block A gibt es keine Materialspalte, dort steht der volle Betrag der Beschäftigung.

Anteil umlegen nach Wohnfläche, Einheiten oder MEA

Die Kosten des ganzen Hauses werden auf die Wohnung verteilt, nach demselben Schlüssel wie in der Nebenkosten- oder Hausgeldabrechnung. Das Werkzeug fragt deshalb Zähler und Nenner ab und vermerkt den Schlüssel im PDF unter der Position:

• Wohnfläche: 75 m² von 300 m², also 75/300. Aus 2.400,00 € Hausmeisterdienst werden 600,00 €.
• Einheiten: eine von acht Wohnungen, also 1/8. Aus 3.000,00 € Treppenhausreinigung werden 375,00 €.
• Miteigentumsanteile in der WEG: 125/1.000. Von 2.800,00 € Arbeitskosten für die Aufzugwartung entfallen 350,00 € auf die Wohnung.

Der Standardschlüssel oben gilt für alle Positionen, einzelne Zeilen bekommen bei Bedarf einen eigenen. Steht der Anteil schon fertig in Ihrer Abrechnung, tragen Sie ihn direkt als Betrag ein. Gerundet wird je Position kaufmännisch auf volle Cent (1.000,00 € × 1/3 = 333,33 €), die Summen entstehen aus den gerundeten Zeilen. So passen Tabelle und Summe auf den Cent zusammen. Wenn Sie die Nebenkostenabrechnung selbst noch aufstellen müssen, hilft der Rechner Nebenkostenabrechnung erstellen.

Was das Finanzamt anerkennt und was nicht

Die Bescheinigung ist ein Nachweis und keine Zusage. Einige Grenzen stehen direkt im Gesetz:

• Die Leistung muss in einem Haushalt in der EU oder im EWR erbracht werden (§ 35a Abs. 4).
• Für die Aufwendungen braucht es eine Rechnung, und die Zahlung muss auf das Konto des Leistenden erfolgt sein (Abs. 5 Satz 3).
• Öffentlich geförderte Maßnahmen, für die zinsverbilligte Darlehen oder steuerfreie Zuschüsse genutzt werden, sind bei Handwerkerleistungen ausgenommen (Abs. 3 Satz 2).
• Was schon als Betriebsausgaben oder Werbungskosten zählt, kann nicht zusätzlich ermäßigt werden (Abs. 5 Satz 1).

Für Eigentümer genügt nach Rdnr. 40 eine Jahresbescheinigung des Verwalters, für Mieter gilt das entsprechend für die Nebenkostenabrechnung. Hinweis: Nach unserer Recherche hat der Bundesfinanzhof am 20.04.2023 (VI R 24/20) entschieden, dass Mieter die Ermäßigung auch für umgelegte Nebenkosten nutzen können. Den Volltext des Urteils haben wir nicht geprüft. Wer als Eigentümer die Hausgeldabrechnung kontrollieren will, findet dafür den Rechner Hausgeldabrechnung prüfen.

Ermäßigung und Höchstbeträge 2026

Die Ermäßigung steht nicht auf der Bescheinigung, sie gehört in die Steuererklärung. Neben dem Ergebnis zeigt das Werkzeug trotzdem eine unverbindliche Orientierung, damit Sie die Größenordnung sehen. Grundlage ist § 35a EStG in der Fassung, die wir am 25.10.2026 auf gesetze-im-internet.de abgerufen haben:

• Block A und B: 20 % der Aufwendungen, höchstens 4.000 € im Jahr (Abs. 2).
• Block C: 20 % der Arbeitskosten, höchstens 1.200 € im Jahr (Abs. 3).
• Minijob im Privathaushalt: 20 %, höchstens 510 € (Abs. 1). Diese Fälle kommen im Muster nicht vor.

Ein Beispiel: Hausmeister, Gartenpflege und Treppenhausreinigung ergeben zusammen 1.275,00 € Anteil in Block B, 20 % davon sind 255,00 €. Ein Handwerkeranteil von 7.000,00 € ergäbe 1.400,00 €, gedeckelt wird auf 1.200,00 €. Die Höchstbeträge gelten für den Haushalt und für alle Aufwendungen des Jahres zusammen (Abs. 5 Satz 4, Rdnr. 53 des BMF-Schreibens). Eigene Rechnungen, etwa für eine Reinigungskraft oder den Maler in der Wohnung, zählen mit. Die Orientierung zeigt deshalb nur, was dieser Teil höchstens ausmachen kann.