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Dienstplan in den Kalender: Schichtplan als ICS-Datei fürs Handy

Erzeugt aus Ihrem Schicht- oder Dienstplan eine Kalenderdatei (.ics) für iPhone, Android-Kalender und Outlook, im Browser, ohne Upload, kostenlos. Sie tippen den Plan ein, fügen ihn aus Excel ein, laden eine CSV- oder XLSX-Datei oder legen einen Rhythmus wie „F F S S N N - - - -“ an. Kürzel wie F, S und N werden zu Frühschicht, Spätschicht und Nachtschicht mit Uhrzeit. Nachtschichten enden richtig am Folgetag, die Zeitumstellung im März und Oktober ist eingerechnet, und auf Wunsch erinnert das Handy vor jedem Dienst.

Von · · · Datenquelle: RFC 5545 (iCalendar) und § 2 SoZV · Methodik

1. Dienstplan eingeben

2. Kalenderdatei einstellen

3. Prüfen und in den Kalender holen

Nach dem Erzeugen erscheinen hier die Zahl der Dienste, ein Monatsüberblick, Hinweise zu Nachtschichten und Zeitumstellung, der Download und die Anleitung für Ihr Handy.

Hinweis

Das Werkzeug läuft in Ihrem Browser, Ihre Eingaben werden nicht übertragen und Ihre Dateien bleiben auf Ihrem Gerät. Öffnen Sie das Ergebnis, bevor Sie es weitergeben, und prüfen Sie, ob alles Nötige drin ist und nichts mehr, was raus sollte. Behalten Sie das Original, bis Sie das wissen. Für Verluste an Qualität oder Inhalt übernehmen wir keine Gewähr; die technische Grundlage nennt die Seite, Stand siehe „Zuletzt geprüft“.

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So kommt der Dienstplan ins Handy

Der Plan hängt im Stationszimmer, kommt als PDF per Mail oder steht in einer Excel-Tabelle der Schichtleitung. Im Handy-Kalender steht er damit noch lange nicht, und jeden Dienst einzeln einzutippen kostet bei einem Monat mit 22 Schichten gut eine halbe Stunde. Alle gängigen Kalender lesen aber das Format iCalendar mit der Endung .ics, auch wenn darin Hunderte Termine stehen. Genau so eine Datei baut dieses Werkzeug.

Der Ablauf hat drei Schritte. Sie geben den Plan ein, prüfen den Monatsüberblick und laden die Datei. Danach öffnen Sie sie auf dem iPhone, importieren sie am Computer in den Google Kalender oder in Outlook. Die Anleitung für jedes System steht direkt unter dem Ergebnis.

Drei Wege zur Eingabe: Tabelle, Rhythmus, fester Dienst

Plan als Tabelle passt, wenn die Dienste unregelmäßig sind. Eine Zeile je Dienst, in der ersten Spalte das Datum, dann das Schichtkürzel oder die Uhrzeit, wahlweise Ort und Notiz. Das Werkzeug versteht „06.10.2026“, „6.10.26“, „Mo, 06.10.“ und „2026-10-06“, Uhrzeiten als „6“, „06:00“, „6 Uhr“ oder „0600“ und Spannen wie „09:00-17:30“. Fehlt die Jahreszahl, nimmt es das eingestellte Jahr und zählt nach Dezember von selbst ins neue Jahr weiter. Aus Excel kopierte Bereiche kommen mit Tabulatoren an, das wird erkannt. Eine Datei im Format .xlsx liest das Werkzeug direkt, auch Zellen, die Excel als Uhrzeit formatiert hat.

Schichtrhythmus ist für feste Wechselmodelle gedacht, etwa zwei Früh, zwei Spät, zwei Nacht und vier Tage frei. Sie schreiben das Muster einmal hin, wählen den ersten Tag und das Ende, das Werkzeug wiederholt es bis dahin. Bis zu drei Jahre gehen in eine Datei.

Fester Wochendienst passt zu Minijob, Bereitschaft oder Teilzeit an immer denselben Tagen, zum Beispiel dienstags und donnerstags von 18 bis 22 Uhr. Daraus wird ein einziger Serientermin mit Wiederholungsregel, so wie ihn auch der Kalender selbst anlegen würde.

Schichtkürzel: F, S, N und eigene Dienste

Vorbelegt sind F für Frühschicht von 6 bis 14 Uhr, S für Spätschicht von 14 bis 22 Uhr, N für Nachtschicht von 22 bis 6 Uhr, U für Urlaub als ganztägiger Eintrag und „-“ für frei. Diese Zeiten sind Beispiele, kein Standard: In der Pflege beginnt der Frühdienst oft um 6:30 Uhr, im Einzelhandel ganz anders. Ändern Sie die Liste, bis sie zu Ihrem Haus passt, zum Beispiel „T = Tagdienst 07:30-16:00“ oder „B = Bereitschaft ganztägig“. Ein Kürzel kann auch mit eigener Uhrzeit in der Tabelle stehen, „S 13:30-22:00“ wird dann zur Spätschicht mit diesen Zeiten. Zeilen mit „frei“, „x“ oder „-“ überspringt das Werkzeug.

Nachtschicht über Mitternacht und Zeitumstellung

Liegt das Ende vor dem Beginn, endet der Dienst am Folgetag: „22:00-06:00“ am 7. Oktober läuft bis zum 8. Oktober um 6 Uhr. „24:00“ als Ende ist erlaubt und wird zu 0 Uhr am Folgetag. Sind Beginn und Ende gleich, trägt das Werkzeug einen 24-Stunden-Dienst ein und sagt das im Hinweis.

Zweimal im Jahr ist eine Nachtschicht nicht acht Stunden lang. Nach § 2 der Sommerzeitverordnung springt die Uhr am letzten Sonntag im März um 2 Uhr auf 3 Uhr und am letzten Sonntag im Oktober um 3 Uhr zurück auf 2 Uhr. Die Nachtschicht vom 24. auf den 25. Oktober 2026 dauert deshalb neun Stunden, die vom 28. auf den 29. März 2026 nur sieben. Das Werkzeug weist bei jeder betroffenen Schicht darauf hin. In der Datei steht trotzdem die Uhrzeit, die auf dem Plan steht, mit der Zeitzone Europe/Berlin; der Kalender rechnet richtig, auch auf Reisen. Bei einem festen Wochendienst gilt das nicht automatisch, denn eine Serie übernimmt die Dauer des ersten Termins für alle weiteren (RFC 5545, Abschnitt 3.8.5.3). Fällt ein Termin der Serie auf eine Umstellungsnacht, nimmt das Werkzeug ihn deshalb aus der Serie heraus und trägt ihn als Einzeltermin mit der richtigen Endzeit ein.

Liegt das Ende vor dem Beginn und wäre der Dienst dadurch länger als zwölf Stunden, etwa bei „14:00-10:00“, fragt das Werkzeug im Hinweis nach. Meist ist das ein Tippfehler.

Was in der Datei steht

Die Datei folgt dem Internet-Standard RFC 5545. Jeder Dienst ist ein Termin (VEVENT) mit eindeutiger Kennung (UID), Zeitstempel, Beginn und Ende. Die Zeitzone steht als eigener Block (VTIMEZONE) mit den Umstellungsregeln in der Datei, damit auch ältere Kalender nicht raten müssen. Zeilen über 75 Byte werden nach Abschnitt 3.1 gefaltet, Umlaute bleiben in UTF-8 erhalten, Kommas und Semikolons in Notizen werden nach Abschnitt 3.3.11 maskiert. Die Erinnerung ist ein Alarm (VALARM) mit festem Abstand vor dem Dienstbeginn; ganztägige Einträge wie Urlaub bekommen keinen. Den Kalendernamen schreibt das Werkzeug als NAME nach RFC 7986 und als X-WR-CALNAME. Die Farbe steht als X-APPLE-CALENDAR-COLOR in der Datei, das ist eine Apple-Erweiterung; Google und Outlook lassen sie weg, dort stellen Sie die Farbe am Kalender selbst ein.

Geprüft haben wir den Kern mit 45 Referenzfällen, darunter das Wiederholungsbeispiel „dienstags und donnerstags, fünf Wochen“ aus dem RFC, die Nachtschichten um die Zeitumstellung 2026 und die Excel-Zeitwerte aus der Microsoft-Dokumentation. Zusätzlich lesen wir die erzeugten Dateien mit der unabhängigen Python-Bibliothek icalendar zurück und vergleichen jede Zeit mit der Zeitzonendatenbank.

Grenzen: PDF, Foto und spätere Änderungen

Ein Foto oder Scan vom Aushang kann das Werkzeug nicht lesen, eine Texterkennung ist nicht eingebaut. Bei einem PDF mit echtem Text hilft Kopieren: Text im PDF markieren, kopieren, in das Feld einfügen und prüfen, ob je Zeile ein Dienst steht. Ändert sich der Plan, ist der sichere Weg ein eigener Kalender nur für die Dienste: alten Kalender löschen, neue Datei importieren. Ein erneuter Import in denselben Kalender legt Termine je nach App doppelt an. Ein Abo, das sich von selbst aktualisiert, ist eine .ics-Datei nicht; dafür bräuchte es einen Server, der den Plan bereithält. Wer das für ein ganzes Team will, findet es bei DienstplanHeld.

Ihre Dienstzeiten bleiben auf Ihrem Gerät

Datei lesen, Excel entpacken, Termine bauen und den Download erzeugen erledigt Ihr Browser. Im Netzwerkprotokoll ist beim Erzeugen keine Anfrage mit Dienstzeiten, Orten oder Notizen zu sehen; gezählt wird nur, dass eine Datei erzeugt wurde. Wie auf allen Werkzeugen dieser Website laufen je nach Ihrer Auswahl im Einwilligungsdialog Google Analytics und Google AdSense; Ihren Plan erhalten auch diese Dienste nicht. Einzelheiten stehen in der Datenschutzerklärung.

Häufige Fragen

Wie füge ich meinen Dienstplan in den iPhone-Kalender ein?

Plan hier eingeben oder einfügen, Kalenderdatei erzeugen und auf dem iPhone herunterladen oder per Mail schicken. Beim Antippen der Datei zeigt die Kalender-App alle Dienste und bietet an, sie hinzuzufügen. Legen Sie dafür vorher einen eigenen Kalender an, dann lässt sich ein Monat später als Ganzes löschen.

Wie trage ich den Schichtplan in den Google Kalender ein, auch auf Android?

Die App Google Kalender kann keine Dateien importieren. Öffnen Sie calendar.google.com am Computer, dann Einstellungen, Importieren & Exportieren, und wählen Sie die .ics-Datei und den Kalender. Auf dem Android-Handy mit demselben Google-Konto erscheinen die Dienste danach von selbst.

Kann ich einen Dienstplan als PDF übernehmen?

Nur über Kopieren. Wenn sich der Text im PDF markieren lässt, kopieren Sie ihn in das Eingabefeld; je Zeile ein Dienst mit Datum und Schicht. Ein Foto oder ein eingescannter Plan ohne Textebene geht nicht, eine Texterkennung ist nicht eingebaut.

Wie werden Nachtschichten über Mitternacht eingetragen?

Liegt das Ende vor dem Beginn, endet der Dienst am Folgetag, aus 22:00-06:00 am 7. Oktober wird ein Termin bis zum 8. Oktober 6 Uhr. In den Nächten der Zeitumstellung dauert die Schicht sieben Stunden im März und neun im Oktober; das Werkzeug weist darauf hin.

Kann ich eine ICS-Datei aus Excel mit mehreren Terminen erstellen?

Ja. Laden Sie die .xlsx-Datei oder kopieren Sie den Tabellenbereich mit Datum, Uhrzeit oder Kürzel in das Feld. Das Werkzeug erkennt die Spalten, zeigt die Zuordnung und baut eine Datei mit allen Zeilen, bis zu 3.000 Termine auf einmal.

Werden meine Dienstzeiten hochgeladen?

Nein. Datei lesen, Termine bauen und den Download erzeugen erledigt Ihr Browser. Im Netzwerkprotokoll ist beim Erzeugen keine Anfrage mit Dienstzeiten zu sehen; gezählt wird nur, dass eine Datei erzeugt wurde. Google Analytics und AdSense laufen je nach Einwilligung wie auf allen Tools dieser Website und erhalten Ihren Plan nicht.

Die Datei enthält genau die Dienste, die Sie eingeben oder die aus Ihrer Tabelle erkannt wurden. Vergleichen Sie den Monatsüberblick mit dem Originalplan, bevor Sie sich darauf verlassen; verbindlich bleibt der Plan Ihres Arbeitgebers. Wie ein Kalender Farbe, Erinnerung und Kalendername übernimmt, entscheidet die jeweilige App. Grundlage sind RFC 5545 und die Sommerzeitregel nach § 2 SoZV.