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E-Rechnung für Kleinunternehmer: Grenzen prüfen, Rechnung erstellen

Dieses Werkzeug prüft anhand Ihres Vorjahres- und Jahresumsatzes, ob die Befreiung nach § 19 UStG für Sie gilt, und erstellt danach eine Rechnung ohne Umsatzsteuer als XRechnung (XML, UBL, XRechnung 3.0.2) oder als ZUGFeRD-PDF (PDF/A-3b, Profil EN 16931). Es läuft im Browser, ohne Upload und ohne Speicherung. Gedacht ist es für Rechnungen in Euro an inländische Kunden; Auslandskunden und Gutschriften deckt E-Rechnung erstellen ab.

Von · · · Datenquelle: § 34a UStDV · Methodik

1. Gilt die Kleinunternehmer-Regelung?

Gesamtumsatz nach vereinnahmten Entgelten in Euro, ohne Umsatzsteuer. Keine Angabe verlässt Ihren Browser.

Das Ergebnis nennt die Grenze, die für Sie gilt, mit der Fundstelle im Umsatzsteuer-Anwendungserlass.

2. Rechnung ohne Umsatzsteuer erstellen

Pflichtfelder sind mit * markiert.

Ihre Angaben

Rechnungsempfänger

Rechnung

Positionen

Nach dem Erstellen laden Sie die Rechnung als ZUGFeRD-PDF oder als XRechnung herunter. Der Hinweis nach § 34a UStDV steht automatisch in beiden Dateien.

Hinweis

Das Werkzeug läuft in Ihrem Browser, Ihre Eingaben werden nicht übertragen. Angewendet wird die gesetzliche Regel auf Ihre Angaben; Ihren Vertrag, einen Tarifvertrag oder Ihren Bescheid kennt das Werkzeug nicht, und Ihren Einzelfall prüft es nicht. Gleichen Sie das Ergebnis mit Ihren Unterlagen ab. Läuft eine Frist oder geht es um mehr als 1.000 Euro, lassen Sie sich beraten, etwa von einer Anwältin, Ihrer Gewerkschaft, einem Sozialverband oder der Verbraucherzentrale. Für das Ergebnis übernehmen wir keine Gewähr; Grundlage sind die auf dieser Seite genannten Vorschriften, Stand siehe „Zuletzt geprüft“.

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Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?

Nein. Rechnungen von Kleinunternehmern dürfen nach Abschnitt 14.7a Abs. 3 UStAE „immer als sonstige Rechnung ausgestellt und übermittelt werden“, also auf Papier oder als gewöhnliches PDF. Die Grundlage im Verordnungstext ist § 34a Satz 4 UStDV. Die Ausstellungspflicht, die ab 2027 schrittweise greift, trifft Sie deshalb nicht. Ob sie Ihren Auftraggeber trifft, klärt der E-Rechnung-Pflicht-Check.

Möchten Sie trotzdem eine E-Rechnung schicken, geht das mit Zustimmung des Empfängers (Abschnitt 14.7a Abs. 3 Satz 2 UStAE). Eine besondere Form verlangt die Zustimmung nicht: Es genügt, dass Sie und der Empfänger sich einig sind, die Rechnung elektronisch auszustellen und zu übermitteln. Empfangen müssen Sie E-Rechnungen unabhängig davon seit dem 1. Januar 2025, auch als Kleinunternehmer.

Wann die Befreiung nach § 19 UStG gilt

Seit dem 1. Januar 2025 sind die Umsätze von Kleinunternehmern nach § 19 Abs. 1 UStG von der Umsatzsteuer befreit, vorher wurde die Steuer nicht erhoben. Das hat das Jahressteuergesetz 2024 geändert, die Verwaltung hat es im BMF-Schreiben vom 18. März 2025 (Az. III C 3 - S 7360/00027/044/105) in den Umsatzsteuer-Anwendungserlass übernommen. Zwei Grenzen entscheiden:

  • Der Gesamtumsatz des Vorjahres darf 25.000 Euro nicht überschritten haben. Lag er darüber, sind Ihre Umsätze im laufenden Jahr auch dann nicht befreit, wenn Sie in diesem Jahr unter 25.000 Euro bleiben (Abschnitt 19.1 Abs. 2 Satz 2 UStAE).
  • Der Gesamtumsatz des laufenden Jahres darf 100.000 Euro nicht überschreiten. Bereits der Umsatz, mit dem Sie die Grenze überschreiten, ist steuerpflichtig (Satz 4). Das Beispiel im Erlass: Vorjahr 20.000 Euro, bisher 80.000 Euro, dann ein sofort bezahlter Auftrag über 40.000 Euro. Dieser Auftrag unterliegt in voller Höhe der Regelbesteuerung.
  • Haben Sie Ihre Tätigkeit im laufenden Jahr erst aufgenommen, zählt allein der Umsatz dieses Jahres, und die Grenze liegt bei 25.000 Euro (Abschnitt 19.1 Abs. 3 UStAE).

Der Gesamtumsatz wird nach vereinnahmten Entgelten berechnet, Anzahlungen zählen im Zeitpunkt der Zahlung (Abschnitt 19.2 Abs. 1 UStAE). Welche Umsätze dazugehören und welche steuerfreien Umsätze Sie abziehen, regeln § 19 Abs. 2 UStG und Abschnitt 19.2 UStAE. Der Grenzrechner oben bildet nur die beiden Schwellen ab und rechnet Ihren Gesamtumsatz nicht für Sie aus. Wer nach § 19 Abs. 3 UStG auf die Befreiung verzichtet hat, ist mindestens fünf Kalenderjahre an die Regelbesteuerung gebunden.

Was in der Rechnung eines Kleinunternehmers stehen muss

§ 34a Satz 1 UStDV verlangt mindestens: den vollständigen Namen und die Anschrift von Aussteller und Empfänger, die Steuernummer des Ausstellers (alternativ die USt-IdNr. oder die Kleinunternehmer-Identifikationsnummer), das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der Leistung sowie das Entgelt in einer Summe, verbunden mit dem Hinweis auf die Steuerbefreiung. Eine laufende Rechnungsnummer gehört nicht zu diesen Mindestangaben, die XRechnung kommt aber nicht ohne sie aus.

Der Hinweis darf umgangssprachlich sein, etwa „steuerfreier Kleinunternehmer“, solange er die Steuerfreiheit eindeutig bezeichnet (Abschnitt 14.7a Abs. 1 Satz 4 UStAE). Das Werkzeug schreibt „Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG“ in die Rechnung. In der XRechnung steht er als Befreiungsgrund der Steuerkategorie E mit einem Satz von 0 %.

Der Standard XRechnung verlangt mehr als die Verordnung: Rechnungsnummer, Ansprechpartner, Telefon und E-Mail des Ausstellers sowie die elektronische Adresse des Empfängers (BT-1, BR-DE-5 bis BR-DE-7, BT-49). Deshalb fragt das Formular danach. Das Leistungsdatum verlangt dieses Werkzeug zusätzlich.

Umsatzsteuer auszuweisen kostet Sie Geld

Weist ein Kleinunternehmer Umsatzsteuer gesondert aus, schuldet er diesen Betrag nach § 14c Abs. 1 UStG, ohne sie als Vorsteuer verrechnen zu können. Abschnitt 14c.1 Abs. 2 UStAE stellt das seit dem BMF-Schreiben vom 18. März 2025 ausdrücklich auch für Rechnungen nach § 34a UStDV klar. Das Werkzeug bietet deshalb kein Feld für Steuersätze an und setzt jede Position auf 0 %.

Wann sich eine E-Rechnung für Sie trotzdem lohnt

Pflicht ist sie nicht, aber manche Auftraggeber wünschen sie. Öffentliche Auftraggeber verlangen häufig eine XRechnung, oft mit einer Leitweg-ID, die der Auftraggeber Ihnen nennt. Welche Vorgaben für Ihren Auftrag gelten, steht in der Ausschreibung oder der Bestellung. Das ZUGFeRD-PDF ist ein normales PDF, das jeder lesen kann, und trägt die Rechnungsdaten zusätzlich als XML in sich. Die XRechnung besteht nur aus der XML-Datei und lässt sich ohne Programm schlecht lesen. Mit dem E-Rechnung-Viewer kontrollieren Sie beide Dateien, bevor Sie sie verschicken.

Was das Werkzeug nicht leistet

Es erstellt Rechnungen in Euro an inländische Kunden. Es prüft nicht, ob Ihr Kunde der elektronischen Form zugestimmt hat, ob Ihr Gesamtumsatz richtig ermittelt ist oder ob Ihr Finanzamt im Einzelfall anders entscheidet. Der Fall Kleinunternehmer gehört zu den 14 Testrechnungen, die der KoSIT-Validator 1.6.3 mit der Konfiguration XRechnung 3.0.2 am 30. September 2026 ohne Fehler und Warnung angenommen hat; die Erzeugung läuft über denselben Kern wie bei E-Rechnung erstellen. Wer die Befreiung verliert, wechselt zu einer Rechnung mit Umsatzsteuer und allen Angaben nach § 14 Abs. 4 UStG.

Häufige Fragen

Muss ich als Kleinunternehmer ab 2027 E-Rechnungen ausstellen?

Nein. Rechnungen von Kleinunternehmern dürfen nach § 34a Satz 4 UStDV und Abschnitt 14.7a Abs. 3 UStAE immer als sonstige Rechnung ausgestellt und übermittelt werden, also auf Papier oder als gewöhnliches PDF. Diese Ausnahme ist nicht befristet. Empfangen müssen Sie E-Rechnungen dagegen seit dem 1. Januar 2025.

Wann verliere ich die Kleinunternehmer-Befreiung?

Die Befreiung nach § 19 Abs. 1 UStG gilt nicht mehr, wenn Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr über 25.000 Euro lag oder wenn er im laufenden Jahr 100.000 Euro überschreitet. Bei der zweiten Grenze ist bereits der Umsatz steuerpflichtig, mit dem Sie die 100.000 Euro überschreiten (Abschnitt 19.1 Abs. 2 UStAE). Im Jahr der Betriebsaufnahme gilt allein die Grenze von 25.000 Euro.

Darf ich als Kleinunternehmer Umsatzsteuer ausweisen?

Das sollten Sie nicht. Wer als Kleinunternehmer Umsatzsteuer gesondert ausweist, schuldet diesen Betrag nach § 14c Abs. 1 UStG. Das stellt Abschnitt 14c.1 Abs. 2 UStAE ausdrücklich auch für Rechnungen nach § 34a UStDV klar. Dieses Werkzeug setzt deshalb den Steuersatz fest auf 0 und weist keine Steuer aus.

Welcher Hinweis muss auf der Rechnung stehen?

Die Rechnung muss darauf hinweisen, dass für die Leistung die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt (§ 34a Satz 1 Nr. 5 UStDV). Eine umgangssprachliche Formulierung wie „steuerfreier Kleinunternehmer“ genügt, wenn sie die Steuerfreiheit eindeutig bezeichnet (Abschnitt 14.7a Abs. 1 UStAE). Das Werkzeug schreibt „Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG“.

Braucht der Kunde eine Zustimmung, damit ich eine E-Rechnung schicken darf?

Ja. Weil Sie nicht zur E-Rechnung verpflichtet sind, ist sie nur mit Zustimmung des Empfängers möglich (Abschnitt 14.7a Abs. 3 UStAE). Die Zustimmung braucht keine besondere Form. Es genügt, dass Sie beide sich einig sind, die Rechnung elektronisch auszustellen und zu übermitteln. Fragen Sie im Zweifel kurz per E-Mail nach.

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen von Lieferanten annehmen können?

Ja. Die Pflicht, E-Rechnungen zu empfangen, gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle Unternehmen, auch für Kleinunternehmer. Mit dem E-Rechnung-Viewer lesen Sie XRechnung und ZUGFeRD im Klartext, ohne Software zu installieren.

Dieses Werkzeug bildet die Grenzen des § 19 UStG und die Mindestangaben des § 34a UStDV ab und ist weder Steuer- noch Rechtsberatung. Rechtsstand 22.10.2026 (UStG, UStDV, UStAE in der Fassung des BMF-Schreibens vom 18.03.2025). Die Ermittlung des Gesamtumsatzes, die Behandlung von Umsätzen über der Grenze und die Frage, ob Ihr Kunde der E-Rechnung zugestimmt hat, entscheiden sich im Einzelfall. Lassen Sie Zweifelsfälle von Ihrem Steuerberater oder Ihrem Finanzamt klären.