Wofür Sie Muster-E-Rechnungen brauchen
Wer ein Buchhaltungsprogramm für den Rechnungseingang einrichtet, braucht Dateien zum Ausprobieren. Echte Rechnungen eignen sich dafür schlecht, weil sie Namen, Kontodaten und Preise Ihrer Geschäftspartner enthalten. Die Muster auf dieser Seite sind frei erfunden. Der Verkäufer heißt „Muster Handwerk GmbH“, die Kunden tragen Beispielnamen, die E-Mail-Adressen enden auf „.example“.
Die Dateien taugen zum Testen eines Imports, zum Schulen von Mitarbeitern am Eingang und als Vorlage für Entwickler, die wissen wollen, wo in der Datei welches Feld steht. Wie eine Rechnung in der Datei aussieht, sehen Sie über „Felder anzeigen“ neben jedem Muster. Dort steht zu jedem Wert die Feldnummer der Norm, etwa BT-1 für die Rechnungsnummer oder BT-115 für den Zahlbetrag.
Welche Dateien Sie bekommen
Zu jedem Fall gibt es drei Downloads. Die XRechnung ist eine reine XML-Datei in der Schreibweise UBL, mit der Kennung urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0. Sie ist die in Deutschland verbreitete Form, vor allem für öffentliche Auftraggeber. Das ZUGFeRD-PDF ist ein PDF/A-3b, das die Rechnung lesbar zeigt und im Anhang factur-x.xml die Daten im Profil EN 16931 trägt. Die dritte Datei ist genau dieses XML aus dem PDF, einzeln, in der Schreibweise CII.
UBL und CII sind zwei Arten, dieselben Daten aufzuschreiben. Wer beide Dateien eines Falls nebeneinander legt, findet dieselben Beträge und Pflichtangaben unter anderen Elementnamen. Das hilft, wenn ein Programm die eine Form liest und die andere nicht. Die CII-Datei trägt keine XRechnung-Kennung und ist deshalb keine XRechnung, sondern der Inhalt der ZUGFeRD-Rechnung. Wie ein ZUGFeRD-PDF aufgebaut ist, lesen Sie im E-Rechnung-Viewer nach, der beide Formen im Klartext zeigt.
Die neun Alltagsfälle
Die Fälle 01 bis 09 decken die Steuerkategorien ab, die in kleinen Betrieben am häufigsten auftreten. Die Kategorie steht in der Datei als Buchstabe (BT-118) und bestimmt, ob und wie Umsatzsteuer erscheint.
| Kategorie | Bedeutung | Muster |
|---|---|---|
| S | Normalsatz, 19 % oder 7 % (§ 12 UStG) | 01, 02, 07, 08 |
| Z | Nullsatz, hier für Photovoltaikanlagen (§ 12 Abs. 3 UStG) | 09 |
| E | steuerbefreit, mit Grund als Text (BT-120) | 03, 04 |
| AE | Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (§ 13b UStG) | 05, 13 |
| K | innergemeinschaftliche Lieferung (§ 4 Nr. 1 Buchst. b, § 6a UStG) | 06, 11, 14 |
Fall 02 zeigt, dass die Umsatzsteuer je Steuersatz auf die Summe der Nettobeträge berechnet wird. Fall 03 ist die Rechnung eines Kleinunternehmers mit Hinweis nach § 19 UStG; wie Sie eine solche Rechnung selbst erstellen, steht bei E-Rechnung für Kleinunternehmer. Fall 04 dient nur dem Aufbau: Ob eine echte Leistung nach § 4 UStG steuerfrei ist, hängt vom Einzelfall ab und lässt sich an einem Muster nicht ablesen. In Fall 08 steht die Leitweg-ID als Käuferreferenz, wie Behörden sie verlangen. Es ist die Beispiel-ID aus der Spezifikation. Sie führt zu keiner echten Stelle.
Wofür die Grenzfälle da sind
Die Fälle 10 bis 14 sind für Entwickler und Tester gedacht. Fall 10 hat 34 Positionen und Sonderzeichen im Namen („Müller & Söhne <OHG>“). Das XML muss sie maskieren, das PDF läuft auf drei Seiten. Fall 11 enthält die österreichische USt-IdNr. in der Eingabe mit Leerzeichen („ATU 123 456 78“), die Datei trägt sie ohne. Fall 12 setzt Tausenderpunkte in Preis und Menge, in der Datei steht dagegen immer der Punkt als Dezimaltrenner. Fall 13 hat einen Verkäufer in Wien ohne deutsche Steuernummer. Fall 14 enthält polnische Zeichen: Das XML behält „Łódź“, die PDF-Schrift enthält Ł, ź und ř nicht und setzt L, z und r ein.
Diese Grenzen kennen die meisten Programme, aber nicht alle. Wenn ein Import bei einem dieser Fälle abbricht, hat er einen Fehler, den Sie bei echten Rechnungen früher oder später sehen würden.
Was geprüft wurde und was nicht
Die 14 XRechnungen hat der KoSIT-Validator 1.6.3 mit der Konfiguration zur XRechnung 3.0.2 (Stand 31.08.2026) am 30.09.2026 ohne Fehler, Warnung oder Hinweis angenommen. Die 14 ZUGFeRD-PDFs hat die Mustang-Kommandozeile 2.26.0 als PDF/A-3b mit gültigem XML im Profil EN 16931 bestätigt. Beide Prüfungen liefen außerhalb dieser Seite, das Protokoll steht in der Datei HERKUNFT.txt. Sie gelten nur für die Dateien in der Form vom 30.09.2026.
Nicht geprüft ist, wie das Programm Ihres Kunden die Dateien aufnimmt, und nicht, ob die steuerliche Behandlung eines echten Geschäftsvorfalls stimmt. Für Letzteres sind die Muster auch nicht gedacht. Ob Sie überhaupt E-Rechnungen schicken müssen, klärt der E-Rechnung-Pflicht-Check.
Eigene Rechnung erstellen
Mit dem Werkzeug E-Rechnung erstellen bauen Sie aus Ihren Angaben dieselbe Art von Datei. Die Muster auf dieser Seite sind die Fälle, mit denen dieses Werkzeug getestet wurde. Wer eine eigene Datei vor dem Versand kontrollieren will, öffnet sie im E-Rechnung-Viewer.