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Eigenbeleg erstellen: PDF für fehlende Belege

Dieses Werkzeug macht aus Ihren Angaben einen Eigenbeleg als PDF, wenn Quittung oder Rechnung fehlen: mit Aussteller, Zahlungsempfänger, Zweck, Betrag, Steueranteil, Begründung und Unterschriftszeile. Es ersetzt keine Rechnung und keinen Vorsteuerabzug und sagt nicht, ob Ihr Finanzamt den Beleg anerkennt.

Von · · · Datenquelle: § 146 AO · Methodik

Angaben zum Beleg

Die Seite lädt nichts nach. Ihre Angaben bleiben im Browser, das PDF entsteht auf Ihrem Gerät.

Hinweis

Das Werkzeug läuft in Ihrem Browser, Ihre Eingaben werden nicht übertragen. Das Schreiben ist eine Vorlage für den Regelfall: Ob sie zu Ihrem Fall passt, ob eine Frist noch läuft und ob die Form genügt, prüft das Werkzeug nicht. Lesen Sie den Text vor dem Unterschreiben ganz, unterschreiben Sie eigenhändig, wo das Gesetz Schriftform verlangt, und sichern Sie einen Nachweis über den Zugang. Wenn viel auf dem Spiel steht oder die Gegenseite widerspricht, fragen Sie eine Anwältin, den Mieterverein, Haus & Grund oder die Verbraucherzentrale. Für Inhalt und Wirkung der Vorlage übernehmen wir keine Gewähr; Grundlage sind die genannten Vorschriften, Stand siehe „Zuletzt geprüft“.

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Wofür ein Eigenbeleg da ist

Wer Bücher führt, muss jeden Geschäftsvorfall belegen können. Die Pflicht zur Buchführung steht für Kaufleute in § 238 HGB, die Anforderungen an die Aufzeichnungen in § 146 Abs. 1 AO: einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet. Fehlt zu einer Ausgabe der Beleg, weil die Quittung verloren ging oder der Verkäufer keine ausgestellt hat, hilft ein Eigenbeleg, den Vorgang trotzdem nachvollziehbar zu machen. Er ist ein selbst erstellter Nachweis und kein Beleg des Verkäufers. Wie viel er im Streitfall zählt, hängt vom Einzelfall ab.

Was die Seite daraus macht

Die Seite setzt Ihre Angaben auf eine A4-Seite: Aussteller, Zahlungsempfänger, Zahlungsdatum, Zweck, Zahlungsart, Betrag und den Grund, warum kein Beleg vorliegt. Dazu kommen eine Zeile für Ort, Datum und Unterschrift sowie der Hinweis, dass der Eigenbeleg keine Rechnung ist. Auf Wunsch steht ein Nachweis der Zahlung darauf, etwa die Buchung im Kontoauszug.

Die Umsatzsteuer im Betrag

Aus dem Bruttobetrag zieht die Seite den Steueranteil rechnerisch heraus: Betrag mal Satz, geteilt durch 100 plus Satz, gerundet auf den Cent. Das ist eine Rechnung für Ihre Aufzeichnung, kein Steuerausweis eines Lieferanten. Den Vorsteuerabzug erlaubt § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG nur mit einer Rechnung, die nach §§ 14 und 14a UStG ausgestellt ist. Mit einem Eigenbeleg bleibt die Vorsteuer deshalb unberücksichtigt, auch wenn der Beleg den Steueranteil nennt.

So erhöhen Sie die Glaubwürdigkeit

Stellen Sie den Eigenbeleg zeitnah aus, nicht erst bei der Jahresabrechnung. Nennen Sie den Zahlungsweg genau und legen Sie einen Beleg dazu, der die Zahlung zeigt, etwa den Kontoauszug oder die Kartenabrechnung. Fragen Sie vorher beim Lieferanten nach einer Rechnungskopie. Ist sie zu bekommen, ersetzt sie den Eigenbeleg ganz.

Was die Seite nicht entscheidet

Ob die Ausgabe betrieblich veranlasst und absetzbar ist, ob für sie besondere Aufzeichnungspflichten gelten und ob Ihr Finanzamt den Eigenbeleg anerkennt, prüft die Seite nicht. Das klären Sie mit Ihrem steuerlichen Berater. Rechnungen schreiben Sie mit dem Rechnungsgenerator, Quittungen mit dem Quittungs-Generator.

Häufige Fragen

Brauche ich für kleine Beträge einen Eigenbeleg?

Das hängt davon ab, wie Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben aufzeichnen und ob ein Beleg für den Vorgang üblich ist. Für Trinkgelder oder Parkautomaten gibt es oft keinen Beleg. Ob der Eigenbeleg dort ausreicht, entscheidet im Streit das Finanzamt, nicht diese Seite.

Wann darf ich einen Eigenbeleg ausstellen?

Wenn für eine betriebliche Ausgabe der Beleg verloren ging, unleserlich wurde oder nie ausgestellt wurde und Sie ihn nicht mehr beschaffen können. Buchungen und Aufzeichnungen müssen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet erfolgen (§ 146 Abs. 1 AO). Der Eigenbeleg ist der Ersatz, kein Normalfall.

Kann ich mit einem Eigenbeleg die Vorsteuer abziehen?

Nein. Der Vorsteuerabzug setzt voraus, dass Sie eine nach den §§ 14, 14a UStG ausgestellte Rechnung besitzen (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG). Ein Eigenbeleg ist keine Rechnung. Bitten Sie den Lieferanten um eine Rechnungskopie, wenn der Abzug wichtig ist.

Erkennt das Finanzamt einen Eigenbeleg an?

Das entscheidet das Finanzamt im Einzelfall. Ein Eigenbeleg mit Zahlungsnachweis, etwa einem Kontoauszug, ist glaubwürdiger als einer ohne. Eine Garantie gibt weder diese Seite noch sonst jemand.

Was gehört auf einen Eigenbeleg?

Wer ihn ausstellt, an wen gezahlt wurde, wann, wie viel, wofür und warum kein Beleg vorliegt, dazu Ort, Datum und Unterschrift. Das Gesetz schreibt dafür keinen Vordruck vor. Die Seite nimmt diese Angaben auf.

Wird mein Eigenbeleg hochgeladen?

Nein. Das PDF entsteht im Browser. Es gibt kein Konto, keinen Upload und keine Speicherung.

Diese Seite erstellt einen Eigenbeleg aus Ihren Angaben. Sie prüft nicht, ob die Ausgabe betrieblich ist, ob Ihr Finanzamt den Beleg anerkennt oder ob für den Vorgang besondere Nachweise nötig sind, und ersetzt keine Steuerberatung. Grundlage sind § 146 AO, § 238 HGB und §§ 14, 14a und 15 UStG auf gesetze-im-internet.de, Stand 06.11.2026.