Was § 14 UStG über die Rechnungsnummer sagt
Nach § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG braucht jede Rechnung eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die der Aussteller zur Identifizierung der Rechnung einmalig vergibt. Aus dem Wortlaut folgen zwei Dinge: Eine Nummer darf nur einmal vorkommen, und die Nummern sollen sich in einer erkennbaren Folge bewegen. Mehrere Zahlenreihen sind ausdrücklich möglich, etwa je Jahr oder je Filiale.
Zu Lücken sagt der Gesetzestext nichts. Eine fehlende Nummer ist darum noch kein Verstoß, wird aber bei einer Prüfung nachgefragt. Halten Sie deshalb fest, warum eine Nummer fehlt, zum Beispiel weil sie storniert oder nie ausgestellt wurde.
Was die Prüfung findet
Das Werkzeug zerlegt jede Nummer in Präfix, Zähler und Endung. Der Zähler ist die letzte Ziffernfolge: In „RE-2026-0042“ ist „RE-2026-“ der Präfix und 42 der Zähler. Nummern mit gleichem Präfix und gleicher Endung bilden eine Reihe. Innerhalb jeder Reihe sucht die Seite nach vier Dingen.
Doppelte Nummern erkennt sie unabhängig von Groß- und Kleinschreibung und von Leerzeichen am Rand, denn „re-1“ und „RE-1“ sind für das Finanzamt dieselbe Rechnung. Lücken zeigt sie als Bereiche, nicht als Einzelnummern, damit zwischen 1 und 999.999.999 keine Million Zeilen entstehen. Dazu kommen uneinheitliche Stellenzahlen („RE-7“ neben „RE-07“) und eine Eingabe, die nicht aufsteigend sortiert ist. Nummern ganz ohne Ziffern ordnet sie keiner Reihe zu und meldet sie getrennt.
Typische Ursachen für Doppelte und Lücken
Doppelte entstehen meist, wenn zwei Personen oder zwei Programme parallel nummerieren, etwa die Rechnungssoftware und eine handgeführte Excel-Liste. Lücken kommen von gelöschten Entwürfen, von Probeausdrucken oder davon, dass eine Rechnung storniert und ohne Gutschrift entfernt wurde. Wechselt die Reihe zum Jahreswechsel, ist der Sprung von „2026-150“ auf „2027-001“ kein Fehler, sondern zwei Reihen. Die Seite weist darauf hin, damit Sie prüfen, ob Sie das so beabsichtigt hatten.
Die CSV in Excel öffnen
Die CSV enthält eine Zeile je Befund. Excel Deutsch erwartet Semikolon und UTF-8 mit Byte-Order-Mark, das ist voreingestellt. Rechnungsnummern, die mit =, +, - oder @ beginnen, bekommen ein Hochkomma vorangestellt. Sonst könnte eine präparierte Nummer eine Formel enthalten, die Excel beim Öffnen ausführt.
Wer Rechnungen erst noch schreiben muss, nimmt den Rechnungsgenerator. Ob eine bestehende Rechnung alle Pflichtangaben hat, zeigt Rechnung auf Pflichtangaben prüfen.