DSGVO-konform · Verarbeitung auf deutschem Server · Datei wird nach der Konvertierung sofort gelöscht
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Warum Excel zu PDF?
Ein PDF lässt sich nicht versehentlich verändern, sieht auf jedem Gerät gleich aus und kann auch von Empfängern ohne Excel geöffnet werden. Ideal für Angebote, Rechnungen und Berichte.
So funktioniert es
Excel-Datei hochladen, PDF als Zielformat wählen, herunterladen. Die Umwandlung findet nicht im Browser statt, sondern auf unserem Server in Deutschland: Dort öffnet LibreOffice die Arbeitsmappe im Hintergrund und exportiert sie so, wie Excel sie drucken würde – Spaltenbreiten, Schriften, Zellfarben, Rahmen und die in der Datei hinterlegten Seiteneinstellungen (Druckbereich, Hoch- oder Querformat, Skalierung, Wiederholungszeilen) werden übernommen. Formeln erscheinen als ihr berechnetes Ergebnis, Makros werden nicht ausgeführt.
Die Datei darf bis zu 200 MB groß sein; eine Konvertierung, die länger als drei Minuten dauert, wird abgebrochen. Das ist bei Tabellen praktisch nie der Fall – typische Arbeitsmappen mit wenigen Blättern sind in Sekunden fertig.
Sicher & kostenlos
Die Übertragung läuft verschlüsselt über HTTPS. Für jede Konvertierung wird ein eigenes Arbeitsverzeichnis angelegt, das direkt nach der Auslieferung des PDFs gelöscht wird – Ihre Kalkulation, Rechnung oder Mitgliederliste bleibt also nicht auf dem Server. Eine Anmeldung ist nicht nötig.
Häufige Fragen
Werden alle Tabellenblätter umgewandelt?
Ja, die Arbeitsmappe wird mit ihren Blättern ins PDF übernommen, entsprechend dem definierten Druckbereich.
Bleiben Formatierungen erhalten?
Ja, Spaltenbreiten, Schriften und Farben werden übernommen.
Auch alte .xls-Dateien?
Ja, sowohl .xlsx als auch .xls werden unterstützt.
Kostenlos?
Ja, gratis und werbefinanziert.
Warum ist meine Tabelle im PDF auf mehrere Seiten verteilt?
Das PDF folgt den Seiteneinstellungen der Excel-Datei. Ist kein Druckbereich definiert und keine Skalierung gesetzt, wird eine breite Tabelle an der Seitenbreite abgeschnitten und auf Folgeseiten fortgesetzt. Abhilfe in Excel: Seitenlayout → Querformat wählen und unter „Anpassen" die Breite auf „1 Seite" stellen, dann die Datei speichern und erneut hochladen.
Werden Formeln, Makros und Diagramme übernommen?
Formeln werden als ihr Ergebnis gedruckt, so wie sie in Excel angezeigt werden. Diagramme werden als Grafik ins PDF eingebettet. Makros (VBA) werden nicht ausgeführt – das PDF zeigt den Zustand der Tabelle beim Speichern.
Hinweis: Die Konvertierung erfolgt auf unseren Servern in Deutschland. Dateien werden direkt nach dem Download automatisch gelöscht.
Excel-Tabellen druckfertig als PDF speichern
Excel-Dateien zeigen oft viel mehr Spalten und Zeilen als auf einer einzelnen Seite gedruckt werden können. Das PDF zeigt genau das, was nach den Seiteneinrichtungen sichtbar wäre – und friert das Layout für Versand oder Druck ein. Vor der Konvertierung lohnt in Excel ein Blick in die Seitenansicht (Strg+P), um Seitenwechsel und Druckbereich zu kontrollieren.
Wann Excel als PDF schicken?
Rechnungen und Angebote: Empfänger können nicht versehentlich Zellen verändern. Quartalsberichte: Layout und Formeln bleiben fix, auch wenn der Empfänger eine andere Excel-Version hat. Reisekostenabrechnung: Buchhaltung archiviert PDFs revisionssicher. Datenanalysen für Präsentationen: PDF lädt schneller und sieht auf jedem Bildschirm gleich aus.
Tipps für die Konvertierung
Vor dem Export Druckbereich definieren (Seitenlayout → Druckbereich festlegen) – sonst landen leere Spalten im PDF. Wiederholungszeilen (Seitenlayout → Drucktitel) sorgen dafür, dass Tabellenköpfe auf jeder Seite stehen. Querformat ist bei breiten Tabellen meist sinnvoller. Falls Formeln statt Werten erscheinen: Anzeige von Formeln in Excel deaktivieren (Strg+`).
Zwei typische Fälle aus der Praxis
Beispiel 1 – Angebot mit 8 Spalten, 40 Zeilen: Passt im Hochformat auf eine DIN-A4-Seite, sofern die Spalten nicht übermäßig breit sind. Ohne weitere Einstellungen entsteht ein einseitiges PDF; Kopf- und Fußzeilen aus Excel (etwa Seitenzahl oder Dateiname) werden übernommen.
Beispiel 2 – Jahresübersicht mit 18 Spalten (12 Monate plus Summen), 60 Zeilen: Im Hochformat werden die Spalten M bis R auf eine zweite Seite verschoben, die Zeilen 45 bis 60 auf eine dritte und vierte. Das Ergebnis ist schwer lesbar. Besser: Querformat wählen und die Skalierung auf „1 Seite breit“ setzen – dann wird die Tabelle proportional verkleinert und alle Spalten stehen nebeneinander. Die Schrift wird dabei kleiner; bei mehr als etwa 25 Spalten empfiehlt sich stattdessen ein Ausdruck auf A3 oder eine Aufteilung in zwei Blätter.
Was im PDF anders aussehen kann
Schriften: Der Server rendert mit LibreOffice unter Linux. Excel-Standardschriften wie Calibri oder Cambria sind dort nicht installiert und werden durch metrisch kompatible Ersatzschriften (Carlito, Caladea) ersetzt – der Zeilenumbruch bleibt identisch, das Schriftbild weicht minimal ab. Exotische Schriftarten sollten Sie vor dem Export durch Arial oder Liberation Sans ersetzen. Bedingte Formatierung und Zahlenformate (Währung, Prozent, Datum) werden korrekt übernommen. Ausgeblendete Zeilen und Spalten erscheinen nicht im PDF, gefilterte Listen zeigen nur die sichtbaren Zeilen. Externe Verknüpfungen zu anderen Arbeitsmappen werden nicht aktualisiert – das PDF zeigt die zuletzt gespeicherten Werte. Passwortgeschützte Dateien lassen sich nicht öffnen; entfernen Sie den Schutz vor dem Hochladen.
Alternativen und weitere Formate
Wenn Sie Excel installiert haben, erledigt „Datei → Exportieren → PDF/XPS“ dieselbe Aufgabe lokal. Das Online-Tool ist vor allem dann praktisch, wenn Sie am Smartphone arbeiten, kein Excel besitzen oder eine .xls-Datei aus einem alten Programm vorliegt. Für den umgekehrten Weg gibt es den PDF-in-Word-Konverter; wenn Sie regelmäßig Rechnungen als PDF erstellen, spart der Rechnungsgenerator den Umweg über Excel ganz. Alle weiteren Dokument- und Bildformate finden Sie im Dateikonverter.