So schützen Sie eine PDF mit Passwort
- PDF auswählen. Die Seite liest die Datei und meldet, ob sie schon geschützt ist. Beim ersten Mal lädt sie dafür das Programm qpdf, 1,3 MB, von dieser Domain.
- Öffnen-Passwort eingeben. Zweimal, damit sich kein Tippfehler einschleicht. Wer kein eigenes Passwort im Kopf hat, lässt sich eines mit 20 Zufallszeichen vorschlagen.
- Rechte wählen. Ohne Häkchen bei „Drucken erlauben“ oder „Kopieren erlauben“ sperrt die Datei diese Funktionen für alle, die nur das Öffnen-Passwort kennen.
- Speichern. „PDF mit Passwort schützen“ schreibt eine neue Datei mit dem Zusatz „-geschuetzt“ im Namen. Vor dem Download prüft die Seite die fertige Datei: Sie muss AES-256 tragen, die gewählten Rechte enthalten und ohne Passwort den Zugang verweigern. Erst dann erscheint der Knopf.
Ein Beispiel: Sie schicken dem Steuerberater die Lohnsteuerbescheinigung per Mail. Sie schützen die PDF mit einem vorgeschlagenen Passwort wie „hT7q-Wm3kZ9.pRx2bN4!“, hängen die Datei an die Mail und sagen das Passwort am Telefon durch. Wer die Mail abfängt, hat nur verschlüsselte Bytes.
PDF-Passwort entfernen, wenn Sie es kennen
Banken, Krankenkassen und Lohnbüros verschicken PDFs oft mit einem Passwort, etwa dem Geburtsdatum. Das ist beim Versand sinnvoll, im eigenen Archiv aber lästig: Jede Suche und jeder Ausdruck fragt erneut. Wählen Sie „Passwort entfernen“, geben Sie das Passwort ein und bestätigen Sie, dass es Ihre Datei ist. Die neue Datei mit dem Zusatz „-ohne-passwort“ enthält dieselben Seiten, denselben Text und dieselben Formularfelder, nur ohne Verschlüsselung.
Es gibt zwei Arten von Schutz. Fragt die Datei beim Öffnen nach einem Passwort, brauchen Sie genau dieses. Mit ihm entschlüsselt das Werkzeug die ganze Datei. Hat der Absender zusätzlich Drucken oder Kopieren gesperrt, fallen diese Sperren dabei mit weg. Das lässt sich technisch nicht trennen: Wer den Inhalt entschlüsseln darf, kann ihn auch ohne Sperren neu speichern, und qpdf oder andere Werkzeuge verhalten sich genauso. Das Protokoll unter dem Ergebnis weist darauf hin.
Öffnet die Datei dagegen ohne Passwort und verbietet nur Drucken oder Kopieren, steckt ein Rechte-Passwort dahinter. Diese Sperre hebt das Werkzeug nur mit dem Rechte-Passwort auf. Technisch ginge es auch ohne, weil die Datei ja lesbar ist. Wir tun das bewusst nicht, weil der Absender die Sperre gesetzt hat und Sie kein Passwort von ihm bekommen haben.
Öffnen-Passwort und Rechte-Passwort
| Öffnen-Passwort (Benutzerkennwort) | Rechte-Passwort (Besitzerkennwort) | |
|---|---|---|
| Wer es kennt, kann | die PDF öffnen und lesen, im Rahmen der gesetzten Rechte | die PDF öffnen und alles tun, auch die Rechte ändern |
| Ohne Passwort | bleibt der Inhalt verschlüsselt und unlesbar | öffnet die Datei, wenn kein Öffnen-Passwort gesetzt ist |
| Schutzwirkung | kryptografisch, AES mit 256 Bit | nur so weit, wie das PDF-Programm die Rechte beachtet |
| Sinnvoll für | Gehaltsabrechnung, Kontoauszug, Ausweiskopie, Verträge per Mail | Unterlagen, die jeder lesen, aber nicht ausdrucken oder herauskopieren soll |
Die Fachbegriffe stammen aus der PDF-Norm ISO 32000-2, Abschnitt 7.6.4: „user password“ und „owner password“. Die Rechte stehen im Schlüssel P der Datei als Bitfeld; das Werkzeug setzt Bit 3 und 12 für das Drucken und Bit 5 für das Kopieren. Beim Test haben wir für alle vier Kombinationen nachgeprüft, dass die fertige Datei die Werte aus der Norm trägt (−4, −20, −2056, −2072).
Was mit Ihrer Datei passiert
Die PDF wird mit der Dateiauswahl Ihres Browsers gelesen und nie gesendet. Das Programm, das sie verschlüsselt, ist qpdf in Version 12.2.0, ein seit 2005 gepflegtes freies Werkzeug unter Apache-Lizenz, hier als WebAssembly übersetzt. Es liegt auf dieser Domain, nicht bei einem fremden Anbieter, und der Browser lädt es nur, wenn die Prüfsumme stimmt. Beim Test am 01.10.2026 haben wir jede Anfrage protokolliert, die die Seite beim Öffnen, Verschlüsseln, Entschlüsseln und Speichern stellt: Keine enthielt Dateiinhalt, Dateiname oder Passwort. Nach dem Speichern meldet die Seite nur anonym, dass das Werkzeug benutzt wurde.
Verschlüsselt wird nach dem Verfahren, das die Norm seit PDF 2.0 vorsieht: AES mit 256 Bit, Revision 6. Die Datei öffnet in Acrobat Reader ab Version X, in der Vorschau am Mac, in Chrome, Edge, Firefox und auf iPhone und Android. Ein Zufallswert sorgt dafür, dass dieselbe PDF mit demselben Passwort jedes Mal eine andere Datei ergibt. Inhalt, Lesezeichen und Formularfelder bleiben erhalten, nichts wird neu gerastert.
Wie sicher ist eine verschlüsselte PDF?
AES-256 selbst gilt als nicht zu brechen. Die Schwachstelle ist das Passwort. Wer die Datei hat, kann beliebig viele Passwörter durchprobieren, ohne dass ihn eine Sperre aufhält. Ein Geburtsdatum oder ein Wort aus dem Wörterbuch ist deshalb schnell gefunden. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) empfiehlt für Passwörter, die ohne Netzverbindung angegriffen werden können, mindestens 20 Zeichen; es nennt das Beispiel WLAN-Schlüssel, für eine verschlüsselte PDF gilt dieselbe Lage. Die vorgeschlagenen Passwörter haben deshalb 20 Zufallszeichen aus 61 Buchstaben, Ziffern und Zeichen. Wählen Sie selbst eines, warnt das Werkzeug unter 8 Zeichen. Umlaute funktionieren, machen aber Ärger, wenn der Empfänger an einer Tastatur ohne „ä“ sitzt.
Genauso wichtig ist der Weg des Passworts. Steht es in derselben Mail wie die Datei, schützt es nichts. Schicken Sie es per SMS, sagen Sie es am Telefon oder vereinbaren Sie es einmal persönlich.
Passwort vergessen: Was erlaubt ist und was nicht
Dieses Werkzeug probiert keine Passwörter durch und umgeht keinen Schutz. Wer sich Zugang zu Daten verschafft, die nicht für ihn bestimmt und gegen unberechtigten Zugang besonders gesichert sind, kann sich nach § 202a StGB strafbar machen; der Strafrahmen reicht bis zu drei Jahren Freiheitsstrafe. Ein Passwort ist eine solche Sicherung. Bei eigenen Unterlagen fragen Sie den Absender: Bank, Krankenkasse oder Lohnbüro kennen das Passwort oder schicken die Datei ohne Schutz neu. Für Dateien, die Sie selbst verschlüsselt und deren Passwort Sie vergessen haben, gibt es keinen Hintereingang. Genau das ist der Zweck der Verschlüsselung.
Grenzen des Werkzeugs
Ist eine PDF bereits geschützt, entfernen Sie zuerst den alten Schutz und schützen die neue Datei dann erneut. Digital signierte PDFs, etwa Bescheide mit qualifizierter Signatur, verlieren beim Ver- oder Entschlüsseln die Gültigkeit der Signatur, weil sich die Bytes ändern; heben Sie das signierte Original auf. Sehr große Scans über 200 MB lehnt die Seite ab, weil der Arbeitsspeicher eines Browsers dafür nicht zuverlässig reicht. Wer Teile einer PDF unkenntlich machen statt die ganze Datei sperren will, nutzt Kontoauszug schwärzen oder Ausweiskopie schwärzen.