Wofür Serien-Girocodes gut sind
Ein Verein will Mitgliedsbeiträge einsammeln, eine Kita den Anteil für das Sommerfest, eine Klasse das Geld für die Fahrt. Jede Familie soll denselben Betrag auf dasselbe Konto überweisen, aber mit ihrem eigenen Verwendungszweck, damit die Kassenwartin später sieht, wer gezahlt hat. Mit einem Girocode auf dem Elternbrief entfällt das Abtippen: Die Banking-App liest Empfänger, IBAN, Betrag und Zweck mit einem Scan. Fehlüberweisungen und Nachfragen werden seltener.
Der Girocode-Generator erzeugt immer genau einen Code. Für 30 Familien wären das 30 Durchgänge mit Abtippen und Herunterladen. Hier kommt die Liste aus Excel oder Google Tabellen auf einmal hinein, und heraus kommt ein Blatt mit allen Codes.
Beim Verein sind es die Jahresbeiträge, die für jedes Mitglied anders hoch sein können: Erwachsene, Jugendliche, Familien. Die Betragsspalte der Liste trägt das. In der Kita und im Förderverein geht es meist um einen festen Betrag je Familie, den der Standardbetrag abdeckt. Die Klassenkasse sammelt für Ausflug, Material oder Klassenfoto. Der Elternbeirat kann dasselbe Muster für das Schuljahr wiederverwenden und nur die Liste austauschen. Auch für Kursgebühren, Vereinsfahrten, Spendenaufrufe mit Wunschbetrag und Teilnehmerbeiträge von Turnieren taugt die Serie.
So gehen Sie vor
- Tragen Sie Empfänger und IBAN des Vereinskontos ein. Das Werkzeug prüft die Prüfziffer der IBAN.
- Markieren Sie in Ihrer Tabelle die Spalten und kopieren Sie sie. Eine Kopfzeile mit „Name“, „Betrag“ oder „Verwendungszweck“ wird erkannt. Ohne Kopfzeile gilt die Reihenfolge Name, Betrag, Verwendungszweck.
- Fügen Sie die Liste in das Feld ein. Jede Zeile wird sofort geprüft, Fehler stehen daneben.
- Legen Sie bei Bedarf einen Standardbetrag und einen gemeinsamen Verwendungszweck fest, zum Beispiel „Klassenfahrt 2027 {name}“.
- Laden Sie das PDF oder das ZIP. Scannen Sie vor dem Verteilen einen Code mit Ihrer eigenen Banking-App.
Im Feld „Verwendungszweck für alle“ ersetzt das Werkzeug {name} durch den Namen aus der
Zeile, {betrag} durch den Betrag (etwa „45,00 EUR“) und {nr} durch die laufende
Nummer der Zeile. Steht in der Liste in einer Zeile ein eigener Verwendungszweck, gilt er für diese Zeile
und das Muster bleibt außen vor. Ein Verwendungszweck darf höchstens 140 Zeichen lang sein, das ist die
Grenze der EPC-Richtlinie. Überschreitet eine Zeile sie, wird sie als Fehler markiert.
PDF-Blatt oder ZIP mit Bildern
Das PDF enthält je nach Wahl 8, 4 oder 1 Karte pro A4-Seite, mit gestrichelten Schnittlinien. Jede Karte zeigt den Code, den Namen, den Betrag, den Verwendungszweck, Empfänger und IBAN im Klartext. Der Klartext ist wichtig: Die EPC-Richtlinie geht davon aus, dass die Daten zusätzlich lesbar auf dem Dokument stehen, damit der Zahler sie vergleichen kann. Die Codes im PDF sind Vektorgrafik und bleiben beim Drucken scharf.
Die ZIP-Datei enthält für jede Zeile ein PNG, benannt nach Nummer und Name (zum Beispiel
007_Mueller_Anna.png), dazu eine Datei uebersicht.csv, die jede Datei der Zeile
zuordnet. Die Bilder eignen sich für einen Serienbrief oder eine E-Mail an jede Familie einzeln. Die
Übersicht öffnet Excel mit Semikolon als Trenner.
Was das Werkzeug prüft
Für jede Zeile wird der Inhalt nach EPC069-12 v3.1 (19.03.2024) gebaut und geprüft: Betrag zwischen 0,01 und 999.999.999,99 Euro, Name höchstens 70 Zeichen, Verwendungszweck höchstens 140 Zeichen, Gesamtlänge höchstens 331 Byte. Der Betrag darf mit Komma oder Punkt geschrieben sein, auch mit Tausenderpunkt. Fehlt er, tippt die zahlende Person ihn selbst ein. Doppelte Zeilen werden gemeldet, aber nicht gelöscht, denn zwei Kinder mit gleichem Namen sind möglich. Verarbeitet werden bis zu 500 Zeilen. Die Meldungen stehen neben jeder Zeile, bevor Sie etwas laden.
Die zahlende Person öffnet die Banking-App, wählt Überweisung per QR-Code oder Foto-Überweisung und richtet die Kamera auf den Code. Die App füllt Empfänger, IBAN, Betrag und Verwendungszweck aus. Gebucht wird erst, wenn sie die Überweisung bestätigt. Ob die App den Vorgang „Girocode“, „QR-Code scannen“ oder „Foto-Überweisung“ nennt, ist je Bank verschieden. Weisen Sie im Elternbrief in einem Satz darauf hin und nennen Sie die IBAN zusätzlich im Text, falls jemand den Code nicht lesen kann.
Vor dem Druck und beim Zahlen
- Empfänger und IBAN: Stimmen sie mit dem Kontoauszug oder der Bankkarte des Vereins überein?
- Betrag: Steht überall ein Betrag, oder hat Excel aus einer Eingabe wie „4.5“ ein Datum gemacht?
- Namen: Sind Schreibweise und Vornamen richtig, besonders bei Geschwistern?
- Probescan: Ein Code mit der eigenen Banking-App scannen und die angezeigten Daten ablesen.
- Druck: Auf weißem Papier mit einer Skalierung von 100 Prozent, damit die Codes nicht kleiner werden als vorgesehen.
Namen und Zweck dürfen Umlaute und Akzente enthalten, die Codes sind UTF-8-kodiert. Manche ältere Banking-Apps verschlucken Sonderzeichen. Dann hilft die Option „Nur ASCII“, die ä zu ae macht. Vor dem Verteilen einer ganzen Serie lohnt der Probescan mit dem eigenen Telefon.
Datenschutz und Weitergabe
Die Liste wird nicht hochgeladen. PDF und ZIP entstehen in Ihrem Browser und landen direkt in Ihrem Download-Ordner. Die Seite meldet nach dem Erzeugen nur, dass das Werkzeug benutzt wurde, ohne Namen und ohne Beträge. Bedenken Sie, was auf dem Papier steht: Ein gemeinsames Blatt mit allen Namen und Beträgen zeigt jedem, wer wie viel zahlt. Schneiden Sie die Karten aus und geben Sie jeder Familie nur die eigene, oder versenden Sie die PNG-Dateien einzeln.
Was das Werkzeug nicht kann
Es liest keine Excel-Dateien (.xlsx) direkt. Beim Kopieren aus Excel gelangen die angezeigten Werte in die Zwischenablage, nicht die Formeln, ein berechneter Betrag kommt also korrekt an. Kopieren Sie die Spalten oder speichern Sie die Tabelle als CSV. Es erkennt nicht, wer gezahlt hat, und gleicht keine Kontoauszüge ab. Das übernimmt Ihre Vereinssoftware oder Ihr Banking-Programm. Wer Codes mit Rechnungsnummern für Kunden braucht, nutzt dafür besser die Rechnungssoftware. Einen Code, den Sie bekommen haben, liest der Girocode-Leser aus.