Was der Vermieter auf der Gehaltsabrechnung sehen darf
Für Wohnungsbewerbungen gibt es eine Vorgabe, auf die sich Mieter berufen können: die Orientierungshilfe „Einholung von Selbstauskünften bei Mietinteressent:innen“ der Konferenz der Datenschutzaufsichtsbehörden von Bund und Ländern, Version 1.0 vom 24.01.2024. Dort steht, dass der Vermieter die Einkommensverhältnisse kurz vor der Unterschrift nachweisen lassen darf, etwa „durch eine Lohn- oder Gehaltsabrechnung, einen Kontoauszug oder einen Einkommensteuerbescheid in Kopie, jeweils unter Schwärzung der nicht erforderlichen Angaben“. Erforderlich ist laut Orientierungshilfe regelmäßig die Höhe des Nettoeinkommens. Daraus ergibt sich diese Aufteilung:
| Angabe auf der Abrechnung | Für den Vermieter | Grund in der Orientierungshilfe |
|---|---|---|
| Name, Anschrift, Abrechnungsmonat | lesbar lassen | Angaben zur Identifikation (Name, Vorname und Anschrift, Abschnitt A.1) |
| Arbeitgeber, Beruf | lesbar lassen | Frage nach Beruf und Arbeitgeber ist zulässig |
| Nettoverdienst, Auszahlungsbetrag | lesbar lassen | Höhe des Nettoeinkommens ist regelmäßig erforderlich |
| Sozialversicherungsnummer, Steuer-ID, Personalnummer | schwärzen | für die Bonität ohne Aussage |
| IBAN und Bankverbindung | schwärzen | für die Bonität ohne Aussage |
| Geburtsdatum | schwärzen | für die Bonität ohne Aussage |
| Konfession, Kirchensteuer-Merkmal | schwärzen | pauschale Frage nach der Religion unzulässig |
| Steuerklasse | schwärzen | verrät den Familienstand, daran besteht kein berechtigtes Interesse |
| Eintrittsdatum | schwärzen | Frage nach der Dauer der Beschäftigung unzulässig |
| Pfändung, Unterhalt: Gläubiger, Aktenzeichen | schwärzen, Betrag stehen lassen | Frage nach den Gründen von Belastungen unzulässig |
Die rechte Spalte ist eine Ableitung aus den Fragen, die die Orientierungshilfe für zulässig oder unzulässig hält. Eine Liste einzelner Felder enthält sie nicht. Bruttobeträge und Sozialabzüge nennt sie gar nicht; wer sie schwärzt, sollte den Nettobetrag stehen lassen, sonst taugt der Nachweis nichts. Bei SV-Nummer und Steuer-ID kommt ein praktischer Grund dazu: Beide begleiten Sie ein Leben lang, und eine Kopie in einer fremden Bewerbungsmappe kann man nicht zurückholen.
Wann der Vermieter den Nachweis verlangen darf
Die Orientierungshilfe unterscheidet drei Zeitpunkte. Bei der Besichtigung sind Angaben zu den wirtschaftlichen Verhältnissen „in aller Regel nicht erforderlich“. Sobald Sie erklären, die Wohnung mieten zu wollen, darf der Vermieter nach dem Nettoeinkommen fragen; dafür reicht nach der Orientierungshilfe auch die Angabe, dass Ihr Einkommen eine bestimmte Grenze übersteigt. Den Beleg, also die Gehaltsabrechnung, darf er sich zeigen lassen, wenn er sich für Sie entschieden hat, „quasi unmittelbar vor Unterzeichnung des Vertrags“. Zahlt eine öffentliche Stelle die Miete vollständig und direkt an den Vermieter, sind Fragen nach dem Einkommen laut Orientierungshilfe unzulässig.
Rechtsgrundlage ist bei der Besichtigung Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO, ab der Mietabsicht Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Eine Einwilligung im Selbstauskunftsbogen ersetzt das nicht: Wer den Vertrag von der Angabe abhängig macht, erzeugt eine Zwangslage, in der keine freiwillige Einwilligung entsteht. Eine passende Selbstauskunft ohne unzulässige Fragen finden Sie in der Vorlage Mieter-Selbstauskunft.
Bank, Behörde, Kita: andere Empfänger, andere Regeln
Für die anderen Anlässe gibt es keine vergleichbare Liste. Eine Bank muss vor einem Verbraucherkredit nach § 505a BGB die Kreditwürdigkeit prüfen und liest deshalb gerade Brutto, Abzüge und laufende Belastungen. Dort schwärzen Sie nur, was mit der Rückzahlung nichts zu tun hat, typisch SV-Nummer und Steuer-ID, und fragen im Zweifel vorher. Bei Jobcenter, Wohngeldstelle oder BAföG-Amt gilt die Mitwirkungspflicht nach § 60 SGB I: Dort zählt jede Zeile des Einkommens, auch Einmalzahlungen wie Urlaubsgeld. Das Werkzeug schlägt für Behörden deshalb nichts vor. Für den Kita-Beitrag schreibt § 90 Abs. 3 SGB VIII vor, dass die Beiträge gestaffelt werden, und nennt als mögliches Kriterium das Einkommen der Eltern. Welches Einkommen zählt, regelt die Satzung Ihrer Kommune; viele fragen nach dem Jahresbrutto. Was die Satzung nicht abfragt, darf weg.
Wie das Werkzeug SV-Nummer, Steuer-ID und IBAN findet
Eine Gehaltsabrechnung aus dem Lohnprogramm ist fast immer ein PDF mit echter Textebene. Das Werkzeug liest diese Textebene mit pdf.js im Browser und sucht drei Nummern, die eine Prüfziffer haben. Eine Zahl wird nur vorgeschlagen, wenn die Prüfziffer stimmt. So landet nicht jede elfstellige Zahl in der Liste.
- Sozialversicherungsnummer, 12 Zeichen nach § 2 VKVV: 2 Ziffern Bereichsnummer, 6 Ziffern Geburtsdatum, der Anfangsbuchstabe des Geburtsnamens, 2 Ziffern Seriennummer und die Prüfziffer. Für die Prüfziffer wird der Buchstabe durch seine Stelle im Alphabet ersetzt (J = 10), die zwölf Ziffern werden mit 2, 1, 2, 5, 7, 1, 2, 1, 2, 1, 2, 1 malgenommen, die Quersummen der Produkte addiert und durch 10 geteilt. Beispiel 65 170839 J 00: Summe 43, Rest 3, also endet die Nummer auf 003.
- Steuer-ID, 11 Ziffern nach § 139b AO. Die erste Ziffer ist nie 0, unter den ersten zehn kommt genau eine Ziffer zwei- oder dreimal vor, und die elfte ist eine Prüfziffer nach dem Verfahren der Zentralen Zulagenstelle (ZfA). Deren Beispielnummer 86095742719 erkennt das Werkzeug, 86095742718 nicht.
- IBAN, über das Rechenverfahren MOD-97 aus dem IBAN-Prüfer. Eine deutsche IBAN hat 22 Stellen; die Suche hört nach der 22. Stelle auf, damit ein folgender BIC nicht mit geschwärzt wird.
Manche Lohnprogramme setzen Nummern in Kästchen oder gesperrt, also jedes Zeichen einzeln mit Abstand. Das Werkzeug sucht deshalb ein zweites Mal ohne Leerzeichen und Punkte und schwärzt die gefundenen Zeichen an ihrer ursprünglichen Stelle.
Dazu kommen Felder, die keine Prüfziffer haben: Personalnummer, Geburtsdatum, Konfession und Steuerklasse findet das Werkzeug über ihre Beschriftung und schwärzt nur den Wert dahinter. Anschriften erkennt es an Straßennamen mit Hausnummer und an fünfstelligen Postleitzahlen. Diese Vorschläge sind ungenauer und deshalb nicht vorab angekreuzt. Jede gefundene Stelle steht als Kästchen in der Liste, Sie entscheiden, was geschwärzt wird, und sehen das Ergebnis vor dem Speichern auf der Seite.
Warum ein schwarzer Balken im PDF nicht reicht
Wer in einem PDF-Programm einen schwarzen Kasten über die Steuer-ID legt, verdeckt sie nur. Der Text steht weiter in der Datei und lässt sich markieren, kopieren oder per Suche finden. Dieses Werkzeug rechnet deshalb jede Seite als Bild neu, bei 150 oder 200 dpi. Eine A4-Seite wird bei 150 dpi zu 1.240 × 1.754 Pixeln. In dieses Bild werden die Felder eingebrannt: Jedes Pixel im Feld wird schwarz, das Rechteck wird dabei nach außen auf ganze Pixel gerundet. Danach wird die Seite als JPEG in ein neues PDF gesetzt, das weder Schrift noch Textebene enthält. Im Test lieferte die Textextraktion der geschwärzten Datei keinen einzigen Buchstaben. Der Preis: Das PDF ist größer als das Original und nicht mehr durchsuchbar.
Fotos und Scans: von Hand markieren
Ein Foto der Abrechnung oder ein Scan hat keine Textebene, und dieses Werkzeug liest keine Schrift aus Bildern. Hier ziehen Sie die Felder selbst. Das Auswahlfeld „Neue Felder heißen“ beschriftet sie in der Liste, damit Sie den Überblick behalten; in die Datei kommt nur der schwarze Kasten. Fotos werden ebenfalls neu gerechnet, dabei fallen die EXIF-Daten weg, also Kamera, Aufnahmezeit und gegebenenfalls der Aufnahmeort. HEIC-Fotos vom iPhone öffnet Safari direkt; Chrome und Firefox können das Format meist nicht lesen. Die PNG-Ausgabe speichert die aktuelle Seite, das PDF alle Seiten, bei längeren Dokumenten bis 30.
So gehen Sie vor
- Gehaltsabrechnung als PDF aus dem Mitarbeiterportal laden oder das Papier fotografieren.
- Empfänger wählen und die Liste „Lesbar lassen“ lesen.
- „Textebene durchsuchen“ tippen, die Vorschläge prüfen und „Ausgewählte Stellen schwärzen“.
- Fehlende Stellen von Hand markieren, zum Beispiel die Anschrift oder das Eintrittsdatum.
- „Geschwärzte Kopie erstellen“, Vorschau prüfen, herunterladen. Das Original bleibt unverändert.
Für den Kontoauszug, den manche Vermieter zusätzlich wollen, gibt es das Schwesterwerkzeug Kontoauszug schwärzen; eine Ausweiskopie mit Kopie-Vermerk erstellen Sie mit Ausweiskopie schwärzen.