Warum der Hinweis auf der Rechnung stehen muss
Eine Rechnung ohne Umsatzsteuer muss erklären, warum keine Steuer darauf liegt. § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 8 UStG verlangt neben Steuersatz und Steuerbetrag „im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt“. Einen festen Wortlaut nennt das Gesetz dort nicht. In einigen Sonderfällen schreibt § 14a UStG aber Wörter vor, die genau so auf der Rechnung stehen müssen.
Wörtlich vorgeschrieben und nur empfohlen
Die Seite trennt beides, weil eine Formulierung, die das Gesetz fordert, anders zu behandeln ist als ein Vorschlag. Wörtlich vorgeschrieben sind „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ (§ 14a Abs. 1 und 5 UStG), „Sonderregelung für Reisebüros“ sowie je nach Ware „Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung“, „Kunstgegenstände/Sonderregelung“ oder „Sammlungsstücke und Antiquitäten/Sonderregelung“ (§ 14a Abs. 6 UStG). Beim Dreiecksgeschäft nennt § 14a Abs. 7 UStG nur die Bestandteile: Der Hinweis muss auf das innergemeinschaftliche Dreiecksgeschäft und die Steuerschuldnerschaft des letzten Abnehmers verweisen.
Bei Kleinunternehmern, innergemeinschaftlichen Lieferungen und Ausfuhrlieferungen genügt ein Hinweis auf die Steuerbefreiung. Die Texte der Seite dazu sind übliche Formulierungen mit der passenden Vorschrift, keine Gesetzesworte. Ein Finanzamt wird eine eigene Formulierung nicht beanstanden, solange erkennbar bleibt, warum keine Steuer berechnet wird.
Zusätzliche Pflichten außer dem Satz auf der Rechnung
Bei EU-Umsätzen kommen Pflichten dazu, die mit dem Hinweistext allein nicht erledigt sind. Bei einer innergemeinschaftlichen Lieferung muss die Rechnung bis zum 15. Tag des Folgemonats ausgestellt sein und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummern beider Seiten tragen (§ 14a Abs. 3 UStG). Für sonstige Leistungen an Unternehmer im EU-Ausland gilt dieselbe Frist, wenn der Leistungsort nach § 3a Abs. 2 UStG beim Empfänger liegt (§ 14a Abs. 1 UStG). Beide Umsätze gehören zudem in die Zusammenfassende Meldung nach § 18a UStG.
Die Nummern prüft der USt-IdNr.-Prüfer. Ob eine bestehende Rechnung alle übrigen Pflichtangaben trägt, zeigt Rechnung auf Pflichtangaben prüfen.
Kein Steuerbetrag auf der Rechnung
In den Fällen des § 14a Abs. 5, 6 und 7 UStG wird die Vorschrift über den gesonderten Steuerausweis nicht angewendet. Wer trotzdem einen Steuerbetrag ausweist, riskiert Ärger nach § 14c UStG, bei Kleinunternehmern insbesondere nach § 14c Abs. 2. Die Rechnung nennt dann das Entgelt als Summe und den Hinweis, aber keinen Steuersatz und keinen Steuerbetrag.
Was die Seite nicht entscheidet
Die Seite sagt Ihnen, welcher Hinweis zu einem Fall gehört. Ob Ihr Umsatz in diesen Fall fällt, hängt vom Leistungsort, vom Kunden und vom Gegenstand ab. Bei Bauleistungen etwa entscheidet nach § 13b Abs. 5 UStG, ob der Empfänger selbst solche Leistungen erbringt. Das klären Sie vor der Rechnung, am besten mit Ihrem Steuerberater.