XRechnung als PDF lesen, ohne Upload
Eine XRechnung ist eine XML-Datei. Das Buchhaltungsprogramm des Lieferanten erzeugt sie, Ihres liest sie
ein. Wer sie ohne Programm öffnet, sieht Tags wie cbc:InvoicedQuantity und cac:TaxSubtotal
statt einer Rechnung. Die Geschäftsführerin, die freigeben soll, der Steuerberater oder die Mitarbeiterin,
die im Sekretariat nur einen Beleg für den Ordner braucht, wollen etwas Lesbares.
Diese Seite macht daraus eine PDF im A4-Format: Rechnungssteller und -empfänger, Rechnungsnummer und Daten, die Positionen als Tabelle, Steuer- und Summenblock, Zahlungsangaben. Die Datei wird im Browser gelesen und nicht hochgeladen. Sie können auch eine ZUGFeRD- oder Factur-X-PDF auswählen: Die Seite holt den eingebetteten XML-Datensatz heraus und baut daraus die Darstellung neu.
Welche Formate die Seite liest
Gelesen werden Rechnungen nach der europäischen Norm EN 16931 in den beiden zulässigen Syntaxen: UBL
(Wurzelelement Invoice oder CreditNote) und CII, also UN/CEFACT Cross Industry
Invoice. Beides deckt die deutsche XRechnung ab, ebenso ZUGFeRD ab Version 2.0 und Factur-X, bei denen der
CII-Datensatz in einem PDF/A-3 steckt. Der Typcode in der Datei bestimmt die Überschrift: 380 wird zu
„Rechnung“, 381 zu „Gutschrift“, 384 zu „Rechnungskorrektur“, dazu die Teil- und Abschlagsrechnungen.
Nicht gelesen werden PDFs ohne eingebetteten Datensatz. Das sind gewöhnliche PDF-Rechnungen, die zwar wie Rechnungen aussehen, aber keine strukturierten Daten tragen. Dort gibt es nichts umzuwandeln.
Die PDF ist eine Lesehilfe, keine E-Rechnung
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können. Das Bundesfinanzministerium legt im Schreiben vom 15.10.2025 fest, dass eine E-Rechnung ein strukturiertes Format braucht, das eine elektronische Verarbeitung erlaubt. Eine PDF-Darstellung erfüllt das nicht, auch wenn sie aus der XML erzeugt wurde. Die hier erzeugte Datei enthält die Daten nur als Text auf einer Seite und keinen XML-Datensatz. Sie eignet sich zum Lesen, Weiterreichen und Abheften einer Kopie, nicht zum Versenden an einen Kunden als E-Rechnung.
Das hat Folgen für die Aufbewahrung. Nach § 14b UStG und dem genannten BMF-Schreiben gilt die Original-XML als Rechnung. Sie muss in der Form aufbewahrt werden, in der sie angekommen ist, also als XML. Die PDF dürfen Sie zusätzlich ablegen, sie ersetzt die Datei aber nicht. Wer nur die PDF archiviert und die XML löscht, hat im Zweifel keine Rechnung im steuerlichen Sinn mehr.
Was in der PDF steht und was nicht
Übernommen werden: Typ und Nummer der Rechnung, Rechnungs-, Leistungs- und Fälligkeitsdatum, Leistungszeitraum, Käuferreferenz oder Leitweg-ID, Bestellnummer, Freitexte (BT-22), Anschriften mit USt-IdNr. und Steuernummer, alle Positionen mit Menge, Einheit, Einzelpreis, Steuersatz und Nettobetrag, Nachlässe und Zuschläge auf Dokumentebene, die Steuerübersicht mit Bemessungsgrundlage, Rechnungsbetrag, bereits gezahlter Betrag, Zahlbetrag, Zahlungsart, IBAN, BIC und Zahlungsbedingungen. Einheitencodes nach UN/ECE Recommendation 20 werden in die gebräuchlichen Kürzel übersetzt, etwa HUR in „Std“ und C62 in „Stk“.
Nicht abgebildet werden Anhänge (BG-24), etwa ein Leistungsnachweis als PDF oder eine Stundenliste. Die Seite weist unten in der PDF darauf hin, wie viele Anhänge die Rechnung enthält. Logos gibt es nicht, weil die XML in der Regel keines mitbringt. Die Schrift ist Helvetica mit dem Zeichensatz Windows-1252. Buchstaben außerhalb davon, etwa kyrillische oder griechische, werden nach Möglichkeit umgeschrieben und sonst durch ein Fragezeichen ersetzt.
So gehen Sie vor
Datei auf das Feld ziehen oder über „Dateien auswählen“ laden. Nach wenigen Sekunden erscheint je Rechnung eine Zeile mit Typ, Nummer, Rechnungssteller, Zahlbetrag und Seitenzahl. „Ansehen“ öffnet die PDF in einem neuen Tab, „PDF herunterladen“ speichert sie. Bei mehreren Rechnungen lädt „Alle PDF herunterladen“ die Dateien nacheinander; manche Browser fragen dann einmal nach, ob die Seite mehrere Dateien speichern darf. Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Handwerksbetrieb schickt seine Rechnung als XRechnung an eine Gemeinde, die Buchhaltung der Gemeinde sieht die Datei in ihrem Verfahren, der Bauleiter braucht aber nur eine Kopie zur sachlichen Prüfung. Er bekommt die PDF, die Gemeinde behält die XML.
Mehrseitige Rechnungen und viele Dateien
Hat eine Rechnung mehr Positionen, als auf eine Seite passen, läuft die Tabelle auf der nächsten Seite
weiter, mit wiederholtem Tabellenkopf. Jede Seite trägt unten die Seitenzahl. Mehrere Dateien auf einmal
verarbeitet die Seite bis zu einer Obergrenze von 50 je Durchgang, jede Rechnung ergibt eine eigene PDF.
Der Dateiname setzt sich aus der Rechnungsnummer zusammen, etwa Rechnung-RE-2026-001.pdf.
Wenn Sie die Zahlen lieber in einer Tabelle sehen, nutzen Sie E-Rechnung in Excel. Wer eine eigene E-Rechnung ausstellen will, findet im E-Rechnung-Generator das Gegenstück.