Was in ein Angebot gehört
Für Angebote gibt es, anders als für Rechnungen, keine gesetzliche Liste mit Pflichtangaben. Das Angebot ist im Sinne des BGB ein Antrag auf einen Vertrag, und an diesen Antrag sind Sie gebunden (§ 145 BGB), sobald er beim Kunden ist. Sagt der Kunde zu, ist der Vertrag geschlossen. Deshalb sollte im Angebot alles stehen, was später nicht strittig werden darf: wer es macht, für wen, was genau geleistet wird, zu welchem Preis und bis wann das Angebot gilt.
In der Praxis heißt das: Ihr Name und Ihre Anschrift, die Anschrift des Kunden, eine Nummer, unter der Sie das Angebot wiederfinden, das Datum, die Positionen mit Menge, Einheit und Einzelpreis, die Summen mit Umsatzsteuer und ein Datum „gültig bis“. Fehlt ein Bestandteil, meldet das Werkzeug es unter dem Ergebnis. Ein PDF entsteht erst, wenn Ihr Name und mindestens eine Position mit Preis eingetragen sind. Eine Steuernummer ist auf dem Angebot freiwillig. Auf der Rechnung ist sie Pflicht, daher können Sie sie gleich mit eintragen.
Angebot und Rechnung: was sich bei den Pflichtangaben ändert
Wird aus dem Angebot ein Auftrag, schreiben Sie nach getaner Arbeit eine Rechnung. Für die gilt § 14 Abs. 4 Satz 1 UStG mit zehn Nummern. Die Tabelle stellt gegenüber, was das Angebot hat und was die Rechnung zusätzlich braucht. Gesetzestexte abgerufen am 04.10.2026 auf gesetze-im-internet.de (§ 14 UStG, § 34a UStDV, § 148 BGB).
| Angabe | Angebot | Rechnung | Quelle |
|---|---|---|---|
| Name und Anschrift beider Seiten | sollte drin sein | Pflicht, vollständig | § 14 Abs. 4 Nr. 1 UStG |
| Steuernummer oder USt-IdNr. | freiwillig | Pflicht | Nr. 2 |
| Datum | Angebotsdatum | Ausstellungsdatum | Nr. 3 |
| Nummer | Angebotsnummer, frei | fortlaufend, einmalig vergeben | Nr. 4 |
| Menge und Art der Leistung | ja | ja | Nr. 5 |
| Zeitpunkt der Leistung | steht noch nicht fest | Pflicht | Nr. 6 |
| Entgelt nach Steuersätzen, Rabatte | ja | Pflicht, je Steuersatz | Nr. 7 |
| Steuersatz und Steuerbetrag | ja | Pflicht, oder Hinweis auf die Befreiung | Nr. 8 |
| Gültigkeit | „gültig bis“ | entfällt | § 148 BGB, § 150 |
Die Angebotsnummer taugt nicht als Rechnungsnummer. Rechnungsnummern müssen nach Nr. 4 einmalig vergeben werden und lückenlos zu Ihrem Rechnungskreis passen. Mit „Firmendaten an die E-Rechnung übergeben“ landen Name, Anschrift, Steuernummer und IBAN im Formular von E-Rechnung erstellen; Kunde und Positionen übertragen Sie dort aus dem Angebot. Seit 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, ob Sie selbst schon eine ausstellen müssen, zeigt der E-Rechnung-Pflicht-Check.
Umsatzsteuer: Rundung je Position oder auf die Summe
Der Umsatzsteuer-Anwendungserlass verlangt in Abschnitt 14.5 Abs. 20, dass der Steuerbetrag „nach Cent genau“ berechnet wird: abrunden, wenn die nächste Ziffer höchstens 4 ist, aufrunden ab 5. Aus 2,50 € netto zu 19 % werden also 0,475 €, gerundet 0,48 €. Offen bleibt, ob man jede Zeile einzeln rundet oder erst die Summe.
Bei vielen kleinen Positionen macht das einen Cent aus. Drei Teile zu je 0,13 € ergeben je Position 0,0247 €, gerundet 0,02 €, zusammen 0,06 €. Auf die Summe von 0,39 € gerechnet sind es 0,0741 €, also 0,07 €. Die E-Rechnung nach EN 16931 rechnet auf die Summe je Steuersatz (Regel BR-CO-17). Das Werkzeug nimmt deshalb die Summe als Voreinstellung, rechnet beide Wege und meldet den Unterschied. Wichtig ist, dass Angebot und spätere Rechnung dieselbe Methode benutzen, sonst stimmt der Betrag auf der Rechnung nicht mit dem Angebot überein.
Kommen 19 % und 7 % in einem Angebot vor, etwa Arbeitsleistung und ein Buch, weist das PDF beide Sätze getrennt aus. Ein Rabatt auf alles wird nach § 14 Abs. 4 Nr. 7 UStG auf die Steuersätze aufgeteilt: Bei 10 % Rabatt auf 100 € zu 19 % und 50 € zu 7 % sind das 10,00 € und 5,00 €, die Umsatzsteuer beträgt danach 17,10 € und 3,15 €, zusammen 155,25 € brutto. Ein Rabatt in Euro wird anteilig verteilt, der letzte Cent geht an den größeren Rest.
Angebot schreiben als Kleinunternehmer
Wer im Vorjahr höchstens 25.000 € und im laufenden Jahr höchstens 100.000 € Umsatz hat, kann nach § 19 Abs. 1 UStG Kleinunternehmer sein und weist dann keine Umsatzsteuer aus. Haken Sie dazu den Schalter „Kleinunternehmer“ an. Die Steuersätze der Positionen werden gesperrt, das PDF zeigt nur einen Gesamtbetrag und den Satz „Gemäß § 19 Abs. 1 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“. Für die spätere Rechnung gilt § 34a UStDV: Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer, USt-IdNr. oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer, Datum, Leistung, Betrag und derselbe Hinweis. Eine fortlaufende Rechnungsnummer verlangt § 34a nicht, schaden kann sie aber nicht.
Kostenvoranschlag: unverbindlich, verbindlich, kostenlos
Ein Kostenvoranschlag ist eine Schätzung, kein Festpreis. Das BGB regelt ihn an zwei Stellen. Nach § 632 Abs. 3 BGB ist ein Kostenanschlag „im Zweifel nicht zu vergüten“: Wollen Sie für die Erstellung Geld, müssen Sie das vorher ausdrücklich vereinbaren. Nach § 649 BGB müssen Sie dem Kunden unverzüglich Bescheid geben, wenn sich eine wesentliche Überschreitung abzeichnet. Kündigt der Kunde deswegen, steht Ihnen nur der Teil der Vergütung zu, der der bis dahin geleisteten Arbeit entspricht, plus Ersatz der Auslagen, die nicht in der Vergütung stecken (§ 645 Abs. 1 BGB). Eine Prozentzahl für „wesentlich“ nennt das Gesetz nicht.
Wählen Sie oben „Kostenvoranschlag“, steht das auch in der Überschrift des PDF, und ein eigenes Textfeld mit drei Bausteinen erscheint: unverbindlich und kostenlos, unverbindlich mit Verweis auf § 649 BGB, oder verbindlich mit Gewähr für die Richtigkeit. Verbindlich bedeutet: Sie tragen das Risiko, wenn es teurer wird.
Gültigkeit, Nummernkreis und Textbausteine
Ohne Datum „gültig bis“ kann der Kunde ein schriftliches Angebot nur so lange annehmen, wie Sie „unter regelmäßigen Umständen“ mit einer Antwort rechnen dürfen (§ 147 Abs. 2 BGB). Das ist dehnbar. Mit einem festen Datum ist das eine Annahmefrist nach § 148 BGB. Eine Zusage, die später kommt, gilt nach § 150 Abs. 1 BGB als neues Angebot an Sie, das Sie annehmen können, aber nicht müssen. Das Werkzeug schlägt 30 Tage vor.
Die Nummer setzt sich aus einem Kürzel, dem Jahr und einer laufenden Zahl zusammen, etwa AN-2026-001 für Angebote und KV-2026-001 für Kostenvoranschläge. Ist „Merken“ an, zählt das Werkzeug ab der Nummer des zuletzt heruntergeladenen PDFs weiter und beginnt im neuen Jahr wieder bei 001. Einleitung, Zahlungsbedingungen und Schlusssatz lassen sich aus Bausteinen einsetzen und danach frei ändern.
Girocode auf dem Angebot
Auf Wunsch setzt das Werkzeug einen Girocode unter die Summen, gebaut mit dem Kern des Girocode-Generators nach der EPC-Richtlinie 069-12, Version 002. Darin stehen Ihr Name, Ihre IBAN, der Betrag und „Angebot“ mit der Nummer als Verwendungszweck. Tragen Sie eine Anzahlung in Prozent ein, enthält der Code nur diesen Teil: 30 % von 118,99 € sind 35,697 €, im Code 35,70 €. Der Kunde scannt den Code mit seiner Banking-App und muss nichts abtippen. Die IBAN wird vorher mit der Prüfziffer kontrolliert.
Ihre Daten bleiben auf Ihrem Gerät
Kundendaten, Preise und Ihre Bankverbindung gehen niemanden etwas an. Das Werkzeug rechnet und setzt das PDF vollständig im Browser, ohne Upload und ohne Konto. Das Logo wird auf Ihrem Gerät gelesen und als JPEG in das PDF eingebettet; transparente Flächen werden weiß. Nachgeprüft am 04.10.2026 mit einem Netzwerkmitschnitt: Beim Erstellen, beim Speichern und beim Laden einer Angebotsdatei geht keine Anfrage mit Ihren Eingaben hinaus. Nach dem Laden der Seite funktioniert das Werkzeug auch ohne Internet. Was es nicht kann: Angebote verschicken, Schrift und Farben frei gestalten oder eine Unterschrift einsetzen. Eine Unterschrift setzen Sie mit PDF unterschreiben ins fertige PDF.