Wann Vermieter und Mieter die Vorauszahlung anpassen dürfen
Die Grundlage ist ein einziger Satz in § 560 Abs. 4 BGB: „Sind Betriebskostenvorauszahlungen vereinbart worden, so kann jede Vertragspartei nach einer Abrechnung durch Erklärung in Textform eine Anpassung auf eine angemessene Höhe vornehmen.“ (gesetze-im-internet.de, abgerufen am 25.10.2026). Darin stecken die Bedingungen: Im Mietvertrag ist eine Vorauszahlung vereinbart, es liegt eine Abrechnung vor, der neue Betrag ist angemessen, und die Erklärung hat Textform.
„Jede Vertragspartei“ heißt: Ergibt die Abrechnung eine Nachzahlung, darf der Vermieter erhöhen. Ergibt sie ein Guthaben, darf der Mieter senken. Eine Vereinbarung, die zum Nachteil des Mieters davon abweicht, ist unwirksam (§ 560 Abs. 6 BGB). Weil die Vorschrift die Anpassung an eine Abrechnung knüpft, deckt sie keine Erhöhung zwischen zwei Abrechnungen.
Die Vorauszahlung gehört nicht zur Nettokaltmiete. Wer die Grundmiete erhöhen will, folgt eigenen Regeln; dafür gibt es den Rechner Mieterhöhung berechnen.
So berechnet sich die angemessene Höhe
Maßstab sind die Kosten, die im nächsten Abrechnungszeitraum voraussichtlich tatsächlich entstehen. Ausgangspunkt ist die letzte Abrechnung, angemessen ist in der Regel ein Zwölftel des abgerechneten Jahresbetrags (BGH, Urteil vom 28.09.2011, VIII ZR 294/10, Rn. 10 bis 12, Volltext beim BGH).
Das Werkzeug teilt die abgerechneten Kosten Ihres Anteils durch die Monate des Abrechnungszeitraums. Bei einem Kalenderjahr sind das zwölf. Sind Sie am 01.05. eingezogen und umfasst die erste Abrechnung acht Monate, teilt es durch acht. Endet der Zeitraum mitten im Monat, zählen die Resttage anteilig. Gerundet wird kaufmännisch auf Cent. Auf Wunsch rundet das Werkzeug auf volle Euro ab, was dem Mieter nicht schadet.
| Abgerechnete Kosten | Zeitraum | Bisher | Neu | Änderung |
|---|---|---|---|---|
| 2.400,00 € | 12 Monate | 150,00 € | 200,00 € | +50,00 € |
| 1.500,00 € | 12 Monate | 150,00 € | 125,00 € | −25,00 € |
| 2.000,00 € | 12 Monate | 150,00 € | 166,67 € (abgerundet 166,00 €) | +16,67 € |
| 1.600,00 € | 8 Monate, ab 01.05. | 180,00 € | 200,00 € | +20,00 € |
| 2.410,00 € | 12 Monate | 200,00 € | 200,83 € | +0,83 € |
Im ersten Beispiel ergibt auch 150 € + 600 € Nachzahlung / 12 genau 200 €. Das stimmt aber nur, wenn das ganze Jahr derselbe Betrag gezahlt wurde, deshalb geht das Werkzeug von den Kosten aus. Bei einer Änderung unter 1 € im Monat weist es darauf hin. Eine gesetzliche Untergrenze ist das nicht.
Viele Mietverträge trennen die Vorauszahlung für Heizung und Warmwasser von den übrigen, kalten Betriebskosten. Dann rechnet das Werkzeug jede Art für sich: 1.320 € Heizkosten geteilt durch 12 ergeben 110 €, 1.080 € kalte Betriebskosten 90 €, zusammen 200 €.
Kostensteigerungen einrechnen: was zulässig ist und was nicht
Die letzte Abrechnung ist der Ausgangspunkt, die Grenze ist sie nicht. Bereits eingetretene oder noch eintretende Umstände dürfen berücksichtigt werden, nach oben wie nach unten. Der BGH nennt etwa eine geänderte Zahl der Bewohner und konkret zu erwartende Preissteigerungen bei einzelnen Kostenarten wie Energie (VIII ZR 294/10, Rn. 14, 15 und 20 bis 22). Ein Beispiel aus der Praxis ist ein neuer Grundsteuerbescheid.
Unzulässig ist ein pauschaler Sicherheitszuschlag. Im entschiedenen Fall hatte der Vermieter 10 % auf das Zwölftel aufgeschlagen und 336,50 € verlangt. Gerechtfertigt war nur das Zwölftel von 305,91 € (Rn. 24 bis 26). Für einen „abstrakten“ Zuschlag sei kein Raum, heißt es im Leitsatz.
Das Werkzeug hat deshalb kein Feld für einen Prozentsatz. Erwartete Änderungen tragen Sie als Betrag pro Jahr mit Begründung ein, der Betrag wird durch zwölf geteilt. Beispiel: 2.400 € abgerechnete Kosten und ein Grundsteuerbescheid, der 120 € im Jahr mehr ausweist, ergeben (2.400 € + 120 €) / 12 = 210 €. Die Begründung steht in der Anlage des Schreibens. Bestreitet die andere Seite die Anpassung, müssen Sie die Umstände nachvollziehbar darlegen. Bewiesen sein muss die Prognose nicht, plausibel schon (Rn. 18 und 19).
Textform: E-Mail reicht
Textform heißt nach § 126b BGB: eine lesbare Erklärung, die den Erklärenden nennt, auf einem dauerhaften Datenträger. Eine eigenhändige Unterschrift ist nicht nötig. Eine E-Mail genügt deshalb, ebenso ein Brief, unter dem nur der Name steht. Das Werkzeug liefert den Brief als PDF und denselben Text für eine E-Mail.
Bei einer rein rechnerischen Anpassung genügt nach dem BGH der Hinweis auf das Ergebnis der Abrechnung (VIII ZR 294/10, Rn. 19). Das Schreiben nennt deshalb Datum, Zeitraum und Ergebnis der Abrechnung sowie den alten und den neuen Betrag. Heben Sie einen Nachweis auf, wann es zugegangen ist.
Ab wann der neue Betrag zu zahlen ist, sagt § 560 Abs. 4 BGB nicht. Die Frist „mit Beginn des auf die Erklärung folgenden übernächsten Monats“ steht in Abs. 2 und betrifft die Pauschale. Ob und wie sie auf Vorauszahlungen zu übertragen ist, regelt das Gesetz nicht. Das Werkzeug rechnet deshalb keinen Termin aus. Sie tragen „gilt ab“ selbst ein, und es erscheint so im Schreiben.
Wenn die Abrechnung fehlerhaft ist
Die Anpassung setzt eine formell und inhaltlich korrekte Abrechnung voraus. So steht es im Leitsatz des BGH-Urteils vom 15.05.2012, VIII ZR 246/11 (Volltext beim BGH). Vorher hatte der Senat eine formell ordnungsgemäße Abrechnung genügen lassen. Daran hält er nicht mehr fest (Rn. 13). Verschieben inhaltliche Fehler das Ergebnis zulasten des Mieters, ist eine Erhöhung nur insoweit wirksam, wie sie sich auch aus der korrigierten Abrechnung ergibt (Rn. 12 und 16).
Im entschiedenen Fall waren Wasserkosten als „Festbetrag“ ohne Umlageschlüssel abgerechnet und die Hausmeisterkosten nicht dargelegt. Nach der Korrektur blieb keine Nachzahlung, die Erhöhungen waren unwirksam.
Das Werkzeug rechnet mit den Zahlen, die Sie eingeben. Haben Sie Zweifel an einzelnen Positionen, prüfen Sie die Abrechnung vorher, zum Beispiel mit dem Nebenkosten-Checker. Wer die Abrechnung erst noch aufstellt, findet die Vorlage unter Nebenkostenabrechnung erstellen.
Vorauszahlung senken als Mieter
Ergibt die Abrechnung ein Guthaben, können Sie als Mieter die Vorauszahlung herabsetzen. Wählen Sie oben „Mieter“. Ein Beispiel: 1.500 € Kosten im Jahr, bisher 150 € im Monat. Gezahlt haben Sie 1.800 €, zurück bekommen Sie 300 €. Die neue Vorauszahlung beträgt 1.500 € / 12 = 125 €, und das Schreiben erklärt, dass Sie ab dem eingetragenen Datum 125 € statt 150 € zahlen.
Erwartete Änderungen darf auch der Mieter berücksichtigen (VIII ZR 294/10, Rn. 14 und 15). Ein bereits angekündigter höherer Gaspreis gehört deshalb in Ihre Rechnung. Ergibt sie eine höhere Vorauszahlung, erstellt das Werkzeug kein Schreiben.
Muster-Schreiben als PDF
Das PDF hat zwei Seiten. Seite 1 ist ein Brief nach DIN 5008, Form B, passend für einen Fensterumschlag DL. Er nimmt Bezug auf die Abrechnung und nennt die neue Vorauszahlung mit dem Datum „gilt ab“. Seite 2 ist die Anlage mit der Berechnung als Tabelle, einschließlich der Begründungen für erwartete Änderungen.
Unterschreiben müssen Sie nicht, Platz dafür ist trotzdem da. Ihre Angaben bleiben im Browser, das PDF entsteht auf Ihrem Gerät, gespeichert wird nichts. Weitere Schreiben für Vermieter, etwa Mahnung oder Mietschuldenfreiheitsbescheinigung, finden Sie bei den Vermieter-Formularen.