Dateien umwandeln: welches Format wofür, und was dabei verloren geht

Veröffentlicht am 18. September 2026

Der Anruf kommt bei mir mehrmals im Monat und klingt fast immer gleich: Eine Datei lässt sich nicht öffnen. Die Fotos vom iPhone macht der Bürorechner nicht auf. Der Handwerker schickt seine Rechnung als Foto, das Steuerbüro will ein PDF. Oder jemand hat eine Videodatei, die genau ein Programm abspielt und sonst keines.

Ein Defekt ist das selten. Es ist eine Formatfrage. Gelöst wird sie meist mit dem ersten Treffer aus der Suche: irgendeine Seite, Datei hochladen, umwandeln, herunterladen. Das geht oft gut. Manchmal kostet es Bildqualität, die nicht zurückkommt, und bei Firmendaten kostet es mehr als das.

Die eine Regel, aus der alles andere folgt

Dateiformate zerfallen in zwei Gruppen. Verlustbehaftete Formate werfen Information weg, um klein zu werden: JPG bei Bildern, MP3 bei Ton, MP4 bei Video. Verlustfreie Formate behalten alles: PNG und TIFF beim Bild, WAV und FLAC beim Ton. Daraus folgen zwei Dinge, die in der Praxis ständig schiefgehen.

Erstens: Weggeworfenes kommt nicht zurück. Wenn Sie ein JPG in ein PNG umwandeln, bekommen Sie eine größere Datei mit genau denselben Bildfehlern. Das PNG hält die Fehler nur besonders sorgfältig fest. Dasselbe gilt für MP3 nach WAV.

Zweitens: Jede Runde kostet erneut. Öffnen Sie ein JPG, schneiden Sie etwas ab und speichern Sie es wieder als JPG, wird ein zweites Mal komprimiert. Nach fünf solcher Runden sieht man es an den Kanten. Bei Video ist der Effekt stärker, weil jede Umwandlung die Bewegung neu berechnet.

Praktisch heißt das: Bearbeiten Sie Kopien, nicht das Original, und heben Sie das Original auf. Wie eine Sicherung aussieht, die auch den Fall übersteht, in dem der ganze Rechner mitgeht, steht in meinem Beitrag zur Backup-Strategie nach der 3-2-1-Regel.

Bilder: JPG, PNG, WebP, AVIF, HEIC

Fünf Formate decken fast alles ab, und jedes hat einen Zweck, für den es gebaut wurde.

  • JPG (JPEG) ist der Standard für Fotos. Jedes Gerät, jedes Programm und jede Druckerei kann es lesen. Wenn Sie nicht wissen, was der Empfänger benutzt, schicken Sie JPG.
  • PNG ist verlustfrei und die richtige Wahl für Bildschirmfotos, Logos und alles mit scharfen Kanten, Text oder durchsichtigem Hintergrund. Für Urlaubsfotos ist es unnötig groß.
  • WebP ist ein Web-Format. Bei gleicher sichtbarer Qualität sind die Dateien deutlich kleiner als JPG, was Ladezeiten spürbar senkt. Als E-Mail-Anhang taugt es schlecht: Viele Bildbetrachter und fast jedes Druckhaus winken ab.
  • AVIF geht in dieselbe Richtung und komprimiert noch stärker. Im Browser ist es angekommen: Laut caniuse.com unterstützen es mit Stand 18.09.2026 rund 95 Prozent der weltweit genutzten Browser. Außerhalb des Browsers sieht es anders aus, deshalb landet AVIF in der Praxis auf Websites und nicht im Postfach.
  • HEIC (HEIF) ist das Format, in dem iPhones seit Jahren fotografieren. Dazu gleich mehr, denn es macht die meiste Arbeit.

Welches Format bei welcher Bildart tatsächlich kleiner wird und wo die Grenzen liegen, habe ich im Vergleich der Bildformate mit Beispielen aufgeschrieben.

HEIC vom iPhone: zwei Wege, einer davon dauerhaft

Beim Übertragen per Kabel landen iPhone-Fotos oft als .heic auf dem Windows-Rechner, und je nach Windows-Version und installierten Erweiterungen zeigt der Bildbetrachter dann nichts an. Sie haben zwei Möglichkeiten.

Für neue Aufnahmen stellen Sie das Kameraformat um. Unter Einstellungen › Kamera › Formate steht die Wahl zwischen „Hohe Effizienz“ (HEIF und HEVC) und „Maximale Kompatibilität“, die JPEG und H.264 aufnimmt. Apple beschreibt beide Einstellungen in seinem Support-Artikel zu HEIF und HEVC. Der Preis: Die Dateien werden merklich größer.

Für Fotos, die schon da sind, hilft nur umwandeln. Dafür gibt es den HEIC-in-JPG-Konverter. Sehen Sie sich danach eine Datei im Vollbild an, bevor Sie die Originale löschen, und löschen Sie im Zweifel gar nicht.

Dokumente: PDF, PDF/A und Word

Für alles, was beim Empfänger genauso aussehen soll wie bei Ihnen, ist PDF das Format. Ein Word-Dokument verschiebt auf einem fremden Rechner Zeilen, sobald dort eine Schrift fehlt. Angebote, Rechnungen und Bewerbungen gehen deshalb als PDF raus. Word und Excel können das selbst über „Speichern unter“, und notfalls tut es der Umweg über Drucken mit dem Ziel „Microsoft Print to PDF“ oder „Als PDF sichern“ auf dem Mac. Wenn Sie es online erledigen wollen, gibt es die Werkzeuge Word in PDF und Excel in PDF.

Der Rückweg ist der unangenehme. PDF in Word umwandeln gelingt nur, wenn im PDF echter Text steckt. Ein Scan besteht aus Bildern, und ohne Texterkennung kommt ein Dokument mit Fotos heraus. Mehrspaltige Layouts und Tabellen brechen ohnehin oft auseinander.

Für Unterlagen mit Aufbewahrungspflicht lohnt ein Blick auf PDF/A. Das ist ein PDF, das alles Nötige in sich trägt, mit eingebetteten Schriften und ohne Verweise nach außen, damit es in zehn Jahren noch dasselbe zeigt. Das Bundesarchiv empfiehlt in seinen Empfehlungen zu den PDF/A-Versionen (Stand 01/2026) vorrangig PDF/A-2. Welche Unterlagen Sie wie lange aufheben müssen, klärt Ihr Steuerbüro, nicht Ihr IT-Dienstleister.

Ein Sonderfall steht vor der Tür: Die elektronische Rechnung ist kein Bild und kein gewöhnliches PDF, sondern ein strukturierter Datensatz, den Software lesen kann. Was ab 2027 für kleine Betriebe gilt, steht im Beitrag zur E-Rechnungspflicht.

Video und Audio: Behälter und Inhalt sind zweierlei

Hier steckt die häufigste Verwechslung. .mp4 und .mov sind Behälter. Was darin liegt, ist ein mit einem bestimmten Verfahren gepackter Bild- und Tonstrom, meist H.264 oder das neuere HEVC (H.265). Ob eine Datei abspielt, entscheidet nicht die Endung, sondern der Inhalt.

Deshalb ist MOV in MP4 umwandeln oft harmlos: Passt das Verfahren im Behälter ohnehin, wird nur umgepackt, und das kostet keine Qualität. Muss neu gerechnet werden, komprimiert das Programm ein zweites Mal, und das sieht man bei Bewegung.

Wollen Sie nur den Ton, etwa aus der Aufzeichnung einer Besprechung, holt MP4 in MP3 die Tonspur heraus. Für Sprachaufnahmen aus einem Diktiergerät reicht MP3 in mittlerer Qualität. Musik stellen Sie höher ein oder lassen sie als WAV liegen, solange Sie damit arbeiten.

Wo Sie umwandeln, ist eine Datenschutzfrage

Es gibt drei Wege, und sie unterscheiden sich weniger im Ergebnis als darin, wer die Datei zu sehen bekommt.

Bordmittel. Die Fotos-App unter Windows und die Vorschau auf dem Mac exportieren in andere Bildformate, ohne dass eine Datei den Rechner verlässt. Bei hundert Dateien wird das mühsam, für einzelne Bilder ist es der kürzeste Weg.

Werkzeuge, die im Browser rechnen. Der Browser kann Bilder selbst umrechnen, die Datei wird dabei nur geöffnet und nicht übertragen. So arbeitet unser Bild-Komprimierer: ohne Upload, alles auf Ihrem Gerät. Erkennbar sind solche Werkzeuge daran, dass sie auch ohne Verbindung weiterarbeiten.

Dienste mit Upload. Alles, was Video umrechnet oder Office-Dateien konvertiert, braucht Rechenleistung auf einem Server. Unser Datei-Konverter gehört dazu und sagt das auf der Seite auch. Für Urlaubsfotos und Handbücher ist das unproblematisch. Für Ausweiskopien, Lohnabrechnungen, Patientenunterlagen oder Verträge mit Kundendaten ist es der falsche Weg, unabhängig vom Anbieter.

Für Betriebe kommt ein rechtlicher Punkt dazu. Wer personenbezogene Daten von einem Dienstleister verarbeiten lässt, braucht dafür in der Regel einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO. Bei einem kostenlosen Konverter, den jemand eben schnell aufgerufen hat, existiert dieser Vertrag nicht. Das ist der Grund, warum ich in Betrieben eher Bordmittel einrichte, statt eine Liste mit Links zu verteilen.

Dazu kommt ein übersehener Punkt: Fotos tragen Aufnahmezeit, Kameramodell und bei Handyfotos häufig GPS-Koordinaten mit sich. Beim Umwandeln bleiben diese Angaben je nach Programm erhalten. Wer ein Bild öffentlich stellt, sollte sie vorher entfernen.

Fünf Fehler, die ich regelmäßig aufräume

  1. Originale gelöscht. Jemand wandelt 800 Urlaubsbilder um, sieht sich drei davon an und räumt den Ordner auf. Erst Wochen später fällt auf, dass die Umwandlung stark komprimiert hat. Zurück geht nichts. Wenn doch einmal etwas verschwindet, hilft manchmal noch die Datenrettung, bei überschriebenen Dateien aber nicht.
  2. Fotos direkt in Word gezogen. Zehn Bilder aus dem Handy machen aus einem Angebot ein Dokument von vierzig Megabyte, das kein Mailserver mehr annimmt. Vorher auf etwa 1.500 Pixel Breite verkleinern reicht völlig.
  3. Bildschirmfotos als JPG. JPG verwischt feine Kanten, und nichts hat mehr feine Kanten als Text. Fehlermeldungen und Tabellen gehören als PNG verschickt. Wenn ein JPG schon existiert, macht die Umwandlung in PNG es nicht schärfer, sondern hält den Zustand nur fest.
  4. Der Scan als zwölf Einzelbilder. Das Steuerbüro bekommt zwölf JPGs in falscher Reihenfolge. Mit JPG in PDF wird daraus ein Dokument mit sortierten Seiten.
  5. Nur noch WebP im Archiv. Die Website-Bilder wurden umgestellt, die Originale sind weg, und dann soll ein Flyer gedruckt werden. Der Rückweg über WebP in JPG funktioniert, doch die Auflösung der Web-Version bleibt für den Druck zu niedrig.

Kurz nachgeschlagen: welches Format wofür

  • Foto per Mail verschicken: JPG, auf Bildschirmgröße verkleinert.
  • Bildschirmfoto oder Logo: PNG.
  • Bild für die eigene Website: WebP oder AVIF, Original als JPG behalten.
  • Angebot, Rechnung, Bewerbung: PDF.
  • Unterlagen mit Aufbewahrungspflicht: PDF/A.
  • Video für alle Geräte: MP4 mit H.264.
  • Sprachaufnahme: MP3.
  • Druckvorlage für eine Druckerei: PDF oder TIFF, nach Rücksprache.

Häufige Fragen zum Umwandeln von Dateien

Verliert eine Datei bei jeder Umwandlung an Qualität?

Nein, aber bei jeder Umwandlung in ein verlustbehaftetes Format. JPG, MP3 und MP4 werfen bei jedem Speichern Information weg. Wandeln Sie dagegen ein PNG in ein TIFF oder packen Sie ein Video nur in einen anderen Behälter um, bleibt der Inhalt unverändert.

Kann ich aus einem kleinen JPG wieder ein scharfes, großes Bild machen?

Nicht wirklich. Was beim Komprimieren verloren ging, ist weg. Programme zum Hochskalieren rechnen fehlende Bildpunkte dazu und raten dabei, was dort gewesen sein könnte. Für ein Vorschaubild reicht das oft, für den Druck nicht.

Warum öffnet Windows meine iPhone-Fotos nicht?

Weil das iPhone in der Voreinstellung im Format HEIF speichert, das die Dateiendung .heic trägt. Je nach Windows-Version und installierten Erweiterungen zeigt der Bildbetrachter davon nichts an. Sie können am iPhone unter Einstellungen, Kamera, Formate auf „Maximale Kompatibilität“ wechseln, dann entstehen neue Aufnahmen als JPEG. Vorhandene Fotos müssen Sie umwandeln.

Ist es sicher, Dateien bei einem Online-Konverter hochzuladen?

Bei harmlosen Inhalten wie Urlaubsfotos oder einer Bedienungsanleitung ist das Risiko gering. Bei Ausweiskopien, Gehaltsabrechnungen, Gesundheitsdaten oder Verträgen mit Kundendaten sollten Sie es lassen. Für Betriebe kommt hinzu, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten durch einen Dienstleister nach Artikel 28 DSGVO in der Regel einen Vertrag voraussetzt, den bei einem kostenlosen Dienst niemand geschlossen hat. Nutzen Sie dafür Bordmittel oder Werkzeuge, die im Browser rechnen.

In welchem Format hebe ich Rechnungen und Belege auf?

Als PDF, für längere Aufbewahrung möglichst als PDF/A, weil dort Schriften eingebettet sind und das Dokument ohne externe Verweise auskommt. Das Bundesarchiv empfiehlt mit Stand Januar 2026 vorrangig PDF/A-2. Wie lange Sie welche Unterlagen aufbewahren müssen und ob eine Aufbewahrung im Ursprungsformat verlangt wird, beantwortet Ihr Steuerbüro.

Mein Rat aus der Praxis:

Legen Sie sich für Ihren Betrieb zwei, drei feste Wege zurecht und schreiben Sie sie auf. Wer weiß, wie im Haus aus einem Scan ein PDF wird, sucht nicht nach der erstbesten Seite und lädt dort auch keine Personalunterlagen hoch.

Beim Einrichten helfe ich gern, meist per Fernwartung in einer halben Stunde. Für Betriebe gehört so etwas zur laufenden IT-Wartung dazu.

Schreiben Sie mir, wenn etwas klemmt.