Die kurze Antwort
Überstunden = tatsächlich gearbeitete Stunden minus vertragliche Wochenarbeitszeit. Die tatsächliche Zeit ist Arbeitsende minus Beginn minus Pausen — Pausen sind keine Arbeitszeit, auch nicht die, die man am Schreibtisch verbringt. Urlaub, Krankheit und Feiertage zählen mit ihrer Sollzeit als geleistet, sonst würde jeder Urlaubstag acht Minusstunden erzeugen.
Was nach dem Rechnen kommt, ist die eigentlich schwierige Frage: Wer muss die Stunden beweisen, wann müssen sie bezahlt werden, und wann verfallen sie? Die Antworten stehen unten — die Kurzfassung: Aufschreiben, quartalsweise schriftlich anzeigen, nicht auf „ist mit dem Gehalt abgegolten“ verlassen.
Was das Arbeitszeitgesetz erlaubt
| Regel | Grenze | Quelle |
|---|---|---|
| Arbeitszeit pro Werktag | 8 Stunden; bis 10 Stunden, wenn in 6 Monaten bzw. 24 Wochen der Schnitt bei 8 bleibt | § 3 ArbZG |
| Werktage | Montag bis Samstag — rechnerisch also 48 Stunden pro Woche regulär, 60 vorübergehend | § 3 ArbZG |
| Pause | 30 Minuten bei mehr als 6 Stunden, 45 Minuten bei mehr als 9 Stunden; spätestens nach 6 Stunden; Abschnitte von mindestens 15 Minuten | § 4 ArbZG |
| Ruhezeit | 11 Stunden ununterbrochen zwischen zwei Arbeitstagen (Ausnahmen u. a. Krankenhäuser, Gastronomie, Landwirtschaft) | § 5 ArbZG |
| Sonn- und Feiertage | Grundsätzlich frei; Ausnahmen nach § 10, dann Ersatzruhetag innerhalb von zwei Wochen | §§ 9–11 ArbZG |
| Aufzeichnung | Arbeitgeber muss Arbeitszeit über 8 Stunden hinaus aufzeichnen; nach BAG-Beschluss vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) ist die gesamte Arbeitszeit zu erfassen | § 16 ArbZG, § 3 ArbSchG |
Der Rechner markiert Tage über 10 Stunden, zu kurze Pausen und Ruhezeiten unter 11 Stunden. Das ist kein Urteil über Ihren Arbeitsvertrag — aber ein Hinweis, dass der Arbeitgeber hier ein Problem hat, nicht Sie.
Ob der Schnitt von 8 Stunden über den Ausgleichszeitraum eingehalten ist, hängt davon ab, wie viele Arbeitstage überhaupt darin liegen — die zählt der Arbeitstage-Rechner für zwei beliebige Daten und berücksichtigt dabei die Feiertage Ihres Bundeslands.
Bezahlung, Freizeitausgleich, Zuschlag
Ein gesetzlicher Überstundenzuschlag existiert nicht. Überstunden werden mit dem normalen Stundenlohn vergütet oder in Freizeit ausgeglichen — mehr gibt es nur, wenn Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung oder Arbeitsvertrag einen Zuschlag vorsehen (üblich sind 25 %, im Metall-Tarif ab bestimmten Schwellen mehr). Steuerfrei ist keiner dieser Zuschläge; steuerfrei sind nur Zuschläge für Nacht-, Sonntags- und Feiertagsarbeit nach § 3b EStG — die rechnet der Schichtzuschlag-Rechner.
Drei Regeln aus der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts, die in der Praxis entscheiden:
- „Überstunden sind mit dem Gehalt abgegolten“ ist unwirksam (BAG 1.9.2010, 5 AZR 517/09), weil der Arbeitnehmer nicht erkennen kann, worauf er sich einlässt. Wirksam ist eine konkrete Obergrenze, etwa „bis zu 10 Überstunden monatlich sind abgegolten“ — darüber hinaus muss bezahlt werden.
- Der Arbeitnehmer trägt die Beweislast — und zwar dafür, dass die Überstunden angeordnet, gebilligt oder zumindest geduldet wurden und betrieblich notwendig waren (BAG 4.5.2022, 5 AZR 359/21). Eine Stempeluhr allein reicht nicht; das Protokoll mit Datum, Uhrzeit, Tätigkeit und Anlass ist das, was vor Gericht zählt. Genau dafür ist der Export gedacht.
- Bei Gehältern über der Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung (2026: 8 450 € monatlich) geht das BAG nicht von einer Vergütungserwartung aus (BAG 22.2.2012, 5 AZR 765/10) — Überstunden gelten dann ohne Regelung als mit dem Gehalt abgegolten.
Die Woche in Excel weiterführen
Der CSV-Export öffnet sich in Excel mit deutscher Spracheinstellung per Doppelklick und enthält lebende Formeln. Wer die Tabelle selbst aufbauen will, braucht vier Spalten und zwei Formeln:
Die eckigen Klammern im Zahlenformat [h]:mm sind der Punkt, an dem die
meisten selbstgebauten Zeitkonten scheitern: Ohne sie zeigt Excel aus 26 Stunden
„02:00“, weil es nach 24 Stunden wieder bei null anfängt. Und wer Dezimalstunden
(8,5) und Zeitwerte (8:30) in einer Spalte mischt, bekommt Summen, die niemand mehr
nachvollziehen kann — eines von beiden wählen. Welche Excel-Funktion in der
englischen Version wie heißt, übersetzt der
Excel-Formel-Übersetzer.
Die drei häufigsten Fehler beim Zählen
- Pause vergessen oder doppelt abgezogen. Wer 8:00 bis 17:00 mit 30 Minuten Pause arbeitet, hat 8,5 Stunden — nicht 9 und nicht 8. Steht im Vertrag eine 40-Stunden-Woche, sind das täglich 30 Minuten plus.
- Teilzeit an der Vollzeitgrenze gemessen. Bei vereinbarten 30 Stunden beginnen Überstunden ab der 31., nicht ab der 41. Stunde. Bis zur Vollzeitgrenze spricht man von Mehrarbeit; ob dafür ein Zuschlag anfällt, hängt vom Tarifvertrag ab — das BAG hat 2024 entschieden, dass Zuschläge erst ab der Vollzeitgrenze Teilzeitkräfte diskriminieren können (8 AZR 370/20).
- Abwesenheiten als Minus gebucht. Ein Krankheitstag ist kein Fehltag: Er zählt mit der Sollzeit als geleistet (§ 3 EFZG), ebenso Urlaub und gesetzliche Feiertage. Wer das nicht berücksichtigt, hat nach einer Krankheitswoche 40 Minusstunden auf dem Konto, die nicht existieren.
Wenn das nicht hilft
Bestreitet der Arbeitgeber Überstunden oder verweigert die Bezahlung, zählt die Reihenfolge: erst schriftlich geltend machen (Ausschlussfristen von drei Monaten sind üblich — kürzere sind unwirksam), dann Aufzeichnungen sichern, dann Beratung bei Gewerkschaft, Betriebsrat oder Fachanwalt für Arbeitsrecht. Die gesetzliche Verjährung von drei Jahren (§ 195 BGB) hilft nur, wenn keine Ausschlussklausel greift; wann sie im Einzelfall abläuft, zeigt der Verjährungs-Rechner. Für Betriebe, die Dienstpläne und Zeitkonten für mehrere Mitarbeiter führen müssen, ist eine Wochentabelle irgendwann zu klein — dafür gibt es DienstplanHeld mit Zeitkonto und Schichttausch.